Aplikace pro produktivní práci v kanceláři, které musíte zkusit

Majitelé firem, projektoví manažeři, vedoucí i zaměstnanci si kladou otázku, jak lépe řídit úkoly, komunikovat nebo sdílet informace tak, aby neztráceli cenný čas. Pojďme si představit aplikace, které vám pomohou získat nad pracovním dnem větší kontrolu.

Zdroj: Caflou

Specialisté z českého firemního systému Caflou pro vás sepsali následující praktické tipy, na co se zaměřit v nejpalčivějších oblastech produktivity a kteří chytří pomocníci stojí za vyzkoušení.

1. Projektové nástroje: mějte pod kontrolou úkoly i spolupráci

Většina začínajících firem používá Excel a e-maily, což funguje zhruba do chvíle, kdy:

  • se začnou ztrácet v nekonečných e-mailových vláknech;
  • některé úkoly „zapadnou pod stůl“ a zjistí se to, až když je pozdě;
  • nebo se ukáže, že dva lidé dělali stejnou věc, zatímco jiná práce stojí.

Pokud se na vás každý den valí nové požadavky, cítíte se zahlceni nebo máte problém udržet si přehled o termínech a prioritách, nástroj pro řízení projektů vám změní život.

Hlavní výhody projektových nástrojů

Aplikace na správu úkolů a projektů pomáhají udržet pořádek, zjednodušit komunikaci a zvýšit efektivitu. Nic důležitého vám neunikne díky upozorněním a ušetříte spoustu času na koordinačních schůzkách, kde se pořád dokola řeší, kdo na čem pracuje a v jaké je to fázi.

Systém pro řízení projektů přináší:

  • Centralizaci úkolů a informací. Vše máte na jednom místě, přehledně organizované podle projektů, týmů či zakázek. Snadno si určíte, které úkoly jsou nejdůležitější a které počkají. Víte, co je potřeba udělat dnes, za týden i za měsíc. A co je nejdůležitější – v obraze je i celý tým.
  • Snazší delegování a spolupráci. Když mají úkoly svého vlastníka a termín, odpadnou nedorozumění typu „Myslel jsem, že to dělá Petr.“ nebo „Nevěděl jsem, že to mělo být hotové už minulý týden.“ Projektový systém vás upozorňuje na blížící se deadliny, takže úkoly nezapadnou.
  • Přehledné sledování pokroku. Odeslali jsme tu nabídku? Stíháme termíny? V projektové aplikaci máte nonstop přehled o postupu – často včetně grafů a tabulek, které oceníte při reportování klientům nebo vedení.
Při organizaci práce přijdou vhod i pokročilejší funkce jako Ganttův diagram, který graficky znázorňuje projekt na časové ose. Ukáže vám, kolik času úkoly zaberou a jak na sebe navazují. V Caflou si ho zobrazíte na jedno kliknutí. | Zdroj: Caflou

Oblíbené aplikace pro řízení projektů

  • Caflou: České all-in-one řešení, které spojuje funkce řízení projektů, zakázek, týmu i financí. Vhodné pro menší a střední firmy, které chtějí vše v jednom.
  • Trello: Jednoduchý vizuální nástroj s kartami a sloupci. Ideální pro malé týmy a startupy, které chtějí mít přehled o úkolech a nepotřebují nic navíc.
  • Basecamp: Nástroj zaměřený na týmovou komunikaci. Ideální pro týmy a firmy s jednoduchou strukturou projektů.
  • Asana: Komplexní nástroj s různými pohledy na projekty. Vhodné pro střední a větší týmy, které vyžadují pokročilé funkce.
  • Monday: Vizuálně atraktivní platforma s přizpůsobitelnými šablonami. Vhodné pro kreativní týmy a agentury, chtějí nastavit workflow přesně podle svých potřeb.
  • ClickUp: Komplexní platforma s vysokou mírou přizpůsobení oblíbená zejména v IT sektoru. Vhodné pro týmy všech velikostí, ale pro začátečníky může být složitější.​
Tip

Moderní projektové nástroje nejsou jen „úkolníčky“, ale jdou více do hloubky. U úkolů můžete diskutovat o detailech s kolegy, přikládat související dokumenty a odkazy, sledovat historii změn, zaznamenávat strávený čas nebo nastavovat závislosti mezi úkoly. Caflou například nabízí i funkce pro sledování rozpočtu projektů.

​2. Aplikace pro komunikaci v týmu: zbavte se chaosu

Zmatek v komunikaci brzdí produktivitu a může způsobit i frustraci nebo konflikty. Moderní nástroje pro týmovou komunikaci přinášejí do spolupráce řád a přehled

Proč se zabývat komunikačními nástroji?

Představte si, že potřebujete najít důležitou informaci z týmové diskuze, která proběhla před měsícem. V e-mailu ji hledáte 15 minut, v chatu se k ní „proklikáváte“ celou věčnost. Ve specializovaném nástroji ji najdete během pár vteřin díky pokročilému vyhledávání – a ušetříte tak desítky minut denně, které můžete věnovat důležitější práci.

Kromě toho vám přijdou vhod funkce jako:

  • rozdělení diskuzí do tematických kanálů;
  • oddělení důležitých oznámení od běžné komunikace;
  • možnost vytvářet soukromé skupiny pro různé projekty;
  • připnutí důležitých zpráv;
  • automatické ukládání souborů;
  • sdílení obrazovky při řešení problémů;
  • reakce pomocí emoji (ano, i tohle šetří čas! :).
Co takhle přenést komunikaci z e-mailu do projektového nástroje? V Caflou si tým může vyměňovat komentáře přímo pod úkoly a projekty, takže se diskuze drží kontextu. | Zdroj: Caflou

Základem úspěchu nejsou samotné aplikace, ale spíš to, jak je budete používat. Ať už váš tým pracuje z kanceláře, z domova nebo na dálku, nastavte pravidla komunikace. Domluvte se:

  • co budete řešit přes telefon a videokonference;
  • co přes e-mail nebo diskuzi v projektovém nástroji;
  • co přes chat (tzv. instant messaging);
  • kdy používáte skupinovou a kdy soukromou komunikaci;
  • co patří do kterého kanálu a podobně.

Pravidla mohou znít třeba takto: e-mail používáme pro oficiální oznámení, chat pro rychlé otázky, projektový nástroj pro komunikaci o úkolech a videokonferenci pro schůzky. ​

Tip

Pozor na to, že přepínání mezi aplikacemi ubírá čas a pozornost. Bariérou produktivity jsou i neefektivní schůzky (a těch je podle průzkumu až 72 %!). S komunikačními kanály a schůzkami to tedy nepřehánějte, ať nenarušují soustředění na práci.

Oblíbené aplikace pro firemní komunikaci

  • Slack: Uživatelsky přívětivá chatovací platforma s přehlednou organizací do kanálů. Ideální pro firmy, které hledají flexibilní komunikační nástroj s možností integrací.
  • Discord: Neformální komunikační platforma s kvalitním hlasovým přenosem oblíbená nejen mezi hráči, ale i mezi kreativními týmy a startupy.
  • Zoom: Specializovaný nástroj pro videokonference a online schůzky. Nabízí pokročilé funkce a vyniká jednoduchostí, kvalitou i spolehlivostí.
  • Microsoft Teams: Aplikace pro chat i videokonference. Díky propojení s Microsoft 365 je vhodný pro větší firmy, které využívají ekosystém Microsoft produktů.
  • Google Chat a Meet: Aplikace integrované přímo v prostředí Google Workspace ocení týmy, které běží na Google službách.

3. Nástroje pro plánování a měření času: plánujte jako profík

„Čas jsou peníze“ v podnikání platí dvojnásob. Máte někdy pocit, že 24 hodin denně nestačí? Bez plánování a nástrojů vám může čas protékat mezi prsty – nevíte, kam mizí, kolik hodin denně trávíte produktivně, které činnosti vás zdržují nebo jestli účtujete klientům to, co máte. Pojďte to změnit!

Proč používat aplikace pro time-management?

Nástroje pro řízení času vám pomohou nejen lépe naplánovat den, ale také sledovat, čemu svůj čas věnujete. Můžete díky nim získat více prostoru na to, co je opravdu důležité, a snížit tak stres z práce. Navíc se naučíte lépe odhadnout, jak dlouho vám které aktivity trvají, což se hodí při plánování nebo tvorbě cenových nabídek.

Do kategorie řízení času spadají hned tři typy užitečných aplikací:

  • Měření času. Dost lidí přeceňuje, kolik hodin denně jsou produktivní. Time-trackingové nástroje vám ukážou realitu bez příkras. Díky poctivému měření a následným reportům odhalíte „časožrouty“ a nebudete přicházet o peníze nepřesnou fakturací klientům.
  • Kalendář. Kalendářové aplikace nejsou jen seznamy schůzek, ale nabízí různé chytré funkce. Vyzkoušejte připomínky, opakované události, vyhledávání, sdílení mezi zařízeními (stačí si aplikaci nainstalovat do mobilu), sdílení s týmem nebo propojení kalendáře s dalšími nástroji. Byť má vůně papíru něco do sebe, s obyčejným diářem si o takových vychytávkách můžete nechat jen zdát.
  • Plánování schůzek. Pokud se chcete zbavit zdlouhavého domlouvání typu „Můžeš v úterý ve dvě?“ – „Ne, to mám plno, co čtvrtek?...“, pošlete ostatním odkaz, přes který si sami vyberou termín schůzky podle vaší dostupnosti.
Díky time-trackingu máte přehled o využití času v celé firmě. Caflou nabízí jak měření a vykazování času, tak kalendářové funkce – vše propojené s projektovým řízením a fakturací. | Zdroj: Caflou

Oblíbené aplikace pro řízení času

  • Měření času: Caflou, Toggl, Clockify
  • Kalendář: Google, Microsoft Outlook (oba lze propojit s Caflou)
  • Plánování schůzek: Calendly, zcal​
Tip

Díky nástrojům pro time-management můžete vyzkoušet i různé techniky pro zvýšení produktivity, například pomodoro (krátké intervaly práce s přestávkami – 25 minut práce, 5 minut pauza) nebo time blocking (v kalendáři si vyhradíte bloky času pro různé činnosti, a máte tak realistický přehled, co za den stihnete).

4. Úložiště dokumentů a databáze: vše důležité po ruce

Kolik času vám bere hledání dokumentů, poznámek nebo kontaktů? Bez systému se snadno stane, že důležité informace skončí pohřbené v e-mailu, chatu a nepřehledných složkách v počítači. Vhodné aplikace vám pomohou vše uspořádat.

Proč řešit organizaci dat a souborů?

Informace jsou stavebním kamenem každého podnikání. Jenže když se tříští do různých složek, poznámkových bloků a tabulek, stávají se spíš přítěží než pomocníkem. Nebuďte už závislí na tom, co má kdo „v hlavě“ nebo „snad někde uložené“.

Zvažte zavedení nástroje pro:

  • Ukládání a sdílení souborů. Posílání tam a zpět patří do minulosti. Pracujte raději online a společně! Ve sdíleném cloudovém úložišti vidíte změny dokumentů v reálném čase, můžete se k nim vyjádřit pomocí komentářů a vždy máte přístup k aktuální verzi. K tomu se vám data automaticky zálohují a přístup dáte jen tomu, kdo ho potřebuje.
  • Správu kontaktů. S růstem firmy se hodí mít sofistikovanější databázi než Excel. Správu kontaktů vám usnadní tzv. CRM systém (nástroj pro řízení vztahů se zákazníky). Kromě adresáře se stane vaší pamětí pro všechny interakce s klienty a partnery.
  • Poznámky a znalostní báze. Moderní poznámkové aplikace fungují jako druhý mozek. Můžete v nich organizovat poznámky ze schůzek, důležité postupy a procesy, interní dokumentaci, nápady a plány a další materiály.
CRM vám pomůže při řízení zakázek – V Caflou si je můžete například zobrazit ve sloupcích podle stavu a hned vidíte i ziskovost nebo čerpání rozpočtu. Navíc jsou na jednom místě spolu s kontakty, úkoly, smlouvami i fakturami. | Zdroj: Caflou

Oblíbené aplikace pro správu dokumentů a kontaktů

  • Správa dokumentů: Google Disk, Microsoft OneDrive nebo Sharepoint, Dropbox
  • CRM systémy: Caflou, HubSpot, Pipedrive
  • Poznámky: Obsidian, Evernote, Notion

5. Aplikace pro automatizaci práce: nechte rutinu strojům

Děláte stále dokola ty samé úkoly? Přepisujete data z jednoho systému do druhého? Je čas nechat technologie pracovat za vás – rychleji, přesněji a bez reptání.

Kde si díky automatizaci uvolnit ruce?

Rutinní úkoly bývají jedním z největších žroutů času ve firmě. Manuální nebo opakované procesy nejen zdržují, ale přináší i riziko chyb. Všímejte si, které činnosti děláte často a mechanicky – většinou jich není zrovna málo. Může to být například:

  • vytváření faktur, nabídek, objednávek, smluv a dalších dokumentů;
  • tvorba a rozesílání pravidelných reportů;
  • přepisování nebo přesouvání dat mezi aplikacemi;
  • odpovídání na časté dotazy;
  • připomínání úkolů a termínů;
  • publikace příspěvků na sociální sítě.

Pak se zamyslete, jestli a jak by šly automatizovat, nebo alespoň zjednodušit. Možností je spousta!

Prozkoumejte, jestli vám s automatizací nepomohou nástroje, které už ve firmě máte, otestujte nové aplikace, anebo se podívejte na možnosti automatizačních platforem – pomáhají propojit různé systémy pomocí tzv. API tak, aby se mezi nimi data přenášela bez nutnosti manuálního zásahu.

V rámci obchodního procesu můžete například po podpisu smlouvy s klientem automaticky založit projekt s přednastavenými úkoly podle šablony. V Caflou najdete i další možnosti automatizace tvorby dokumentů, připomínek, workflow a dalších procesů. | Zdroj: Caflou

Oblíbené aplikace pro automatizaci

  • Řízení firmy od obchodu přes projekty až po finance: Caflou
  • Automatizační platformy: Make, Zapier, Power Automate, IFTTT
  • Zákaznická podpora: Zendesk, Freshdesk, Smartsupp
  • Generování textu: ChatGPT, Gemini, Claude, Jasper
  • Správa sociálních sítí: Hootsuite, Buffer, Later, Planoly
  • E-mail marketing: Mailchimp, Mailerlite, Ecomail, Smartemailing

Vybrali jsme jen pár příkladů, nabídka je takřka nekonečná.​

Tip

„Automatizace nejsou nic pro mě, na to nemám peníze ani znalosti,“ říkáte si možná. Nenechte se mýlit – dnes už nejsou výsadou ajťáků a velkých firem. Můžete začít prakticky ihned a bez programování. Přečtěte si článek o tom, jak začít automatizovat v malé firmě.

Pozor, více aplikací neznamená vyšší produktivitu!

Možná vás teď láká vrhnout se do testování všech zmíněných aplikací – ale počkejte. Až moc nástrojů nebo náhlé změny mohou paradoxně vést k chaosu a nižší produktivitě. Cílem není mít desítky aplikací – méně často znamená více.

Jak tedy na to?

  1. Promyslete, co opravdu potřebujete.
  2. Vyberte si maximálně jednu aplikaci pro každou oblast.
  3. Postupně je otestujte, než přidáte další.
  4. Preferujte nástroje, které lze propojit s ostatními.
  5. Zvažte all-in-one řešení, které pokryje více oblastí najednou​
Tip na závěr

Ať už si vyberete jakékoliv nástroje, dejte jim čas. Změna potřebuje klidně i několik týdnů, než se stane přirozenou součástí vašich pracovních dnů.

Autor: Caflou

Kam dál

Jak zjistit hardware v PC
před 8 dny, 2.12.2024

Jak zjistit hardware v PC

Znalost vašeho hardware, jako je základní deska, paměť RAM, grafická karta, či procesor, může být klíčová při upgradu, řešení problémů nebo instalaci nových ovladačů. V tomto článku vám proto ukážeme jednoduché způsoby, jak si informace o vašem hardware snadno zjistit. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat pracovní mobilní telefon
před 15 dny, 25.11.2024

Jak vybrat pracovní mobilní telefon

Výběr pracovního mobilního telefonu není jen o značce nebo ceně – jde o nástroj, který ovlivní vaši každodenní produktivitu a efektivitu. V tomto článku se proto podíváme na klíčové parametry, které by měl pracovní telefon splňovat, a poradíme, jak najít ideální zařízení. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat dataprojektor na firemní prezentace
před 20 dny, 20.11.2024

Jak vybrat dataprojektor na firemní prezentace

Výběr vhodného modelu dataprojektoru závisí na celé řadě faktorů od požadované kvality obrazu, přes velikost místnosti až po možnosti připojení. V článku vám poradíme, jak se zorientovat v klíčových parametrech, abyste našli projektor, který splní vaše požadavky. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
Aplikace pro produktivní práci v kanceláři, které musíte zkusit
před 28 dny, 12.11.2024

Aplikace pro produktivní práci v kanceláři, které musíte zkusit

Majitelé firem, projektoví manažeři, vedoucí i zaměstnanci si kladou otázku, jak lépe řídit úkoly, komunikovat nebo sdílet informace tak, aby neztráceli cenný čas. Pojďme si představit aplikace, které vám pomohou získat nad pracovním dnem větší kontrolu. Číst celý článek

clanek-kategorie-Kancelář
Co je to malware a jak jej odstranit
před 2 měsíci, 16.10.2024

Co je to malware a jak jej odstranit

Internet je dnes plný kybernetických hrozeb a setkání s některým z typů malwaru je tak prakticky nevyhnutelné. Proto je zásadní vědět, jak tyto hrozby rozpoznat, jak se před nimi chránit a jak se malware zbavit, pokud je jím váš již počítač nakažen. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost,clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Jak udělat printscreen na PC, Macu i v mobilu
před 2 měsíci, 16.10.2024

Jak udělat printscreen na PC, Macu i v mobilu

Pořízení screenshotu je velmi snadným způsobem, jak sdílet důležité údaje z obrazovky vašeho počítače. Funkce printscreen přitom ale zahrnuje i pokročilejší možnosti, se kterými je vytváření, úprava i sdílení snímků obrazovky doslova hračkou. Číst celý článek

clanek-kategorie-Kancelář