IT vybavení v účetnictví:
​drobný vs. dlouhodobý majetek

Nákup nové tiskárny, notebooku, serveru a dalšího vybavení do kanceláře není jen otázkou technických parametrů. Do hry vstupuje i cena. Každý podnikatel se logicky snaží o co nejvýhodnější nákup, ovšem již málo z nich tuší, jak se investice do nových zařízení promítnou do účetnictví.

Rozdíly mezi drobným a dlouhodobým majetkem

Majetek ve firmě se dělí na tři kategorie:

• dlouhodobý hmotný majetek (někdy zkráceně jen dlouhodobý majetek);
• drobný dlouhodobý majetek,
• drobný hmotný majetek.

Co je dlouhodobý majetek?

Jestliže pořizovací cena vybavení přesáhne 80 tisíc Kč, pak se stává dlouhodobým majetkem, který musíte v rámci účetnictví odepisovat, což znamená, že se bude do nákladů rozpouštět postupně během několika let, přestože jeho cenu zaplatíte najednou při pořízení. Do této skupiny můžeme zařadit například servery.

Co je drobný dlouhodobý a drobný hmotný majetek?

Pro účtování majetku, jehož pořizovací cena nepřesahuje 80 tisíc Kč, si firma sama vnitropodnikovou směrnicí určí cenovou hranici, pomocí které rozliší tyto dvě skupiny:

• Drobný dlouhodobý majetek: jeho pořizovací cena je vyšší než vnitropodniková cenová hranice, ale zároveň nižší než 80 tisíc Kč. Bude ho postupně odepisovat (uplatňovat do nákladů) podle své interní směrnice.
• Drobný hmotný majetek: jeho pořizovací cena je nižší než stanovená hranice. Tento majetek firma neodepisuje, ale účtuje rovnou do nákladů při pořízení.

Do těchto skupin se nejčastěji řadí běžné telefony, notebooky, tiskárny apod.

Dělící linie by měla být nastavena tak, aby nedocházelo ke zkreslení výkazů dané společnosti. Jinak k této problematice přistoupí společnost s obratem 100 milionů Kč ročně a jinak s obratem 5 milionů Kč ročně.

U malých firem se v praxi většinou používá hranice 20 tisíc Kč. Nakoupené vybavení se pak v účetnictví projeví takto:

• Cena do 20 tisíc Kč: drobný hmotný majetek, celá částka směřuje rovnou do nákladů.
• Cena od 20 do 80 tisíc Kč: drobný dlouhodobý majetek, který se účetně odepisuje.
• Cena nad 80 tisíc Kč: dlouhodobý majetek, odpisy dle zákona.

U středních firem se většinou za hranici považuje 40 tisíc Kč, u velkých potom 60 tisíc Kč, nicméně záleží na úvaze každé jednotlivé společnosti.

Kromě toho si firmy určují i jak dlouho budou daný majetek odepisovat. Veškerá vnitropodniková pravidla by měla co nejvěrněji odrážet realitu.

Odpisy dlouhodobého majetku

Pokud se pořízená technika stane dlouhodobým majetkem, musí se do nákladů promítat postupně prostřednictvím tzv. odpisů.

Jejich výše se pro daňové účely stanovuje pomocí odpisových skupin a metod odepisování dle zákona o daních z příjmů. Ten zároveň určuje i jednotlivé sazby pro stanovení daňových odpisů dle daných skupin.

IT vybavení a další kancelářská technika patří do tzv. první odpisové skupiny. Pro ni platí 3leté odpisové období. Při rovnoměrném odepisování se v prvním roce odepíše 20 % a v následujících letech vždy 40 %.

Příklad odpisů pro vybavení v hodnotě 100 tisíc Kč

Existuje i možnost zrychleného daňového odepisování, kdy je velikost ročních odpisů zpočátku vyšší a postupně se snižuje.

Kromě daňových existují i účetní odpisy. Ty si stanovuje sama účetní jednotka a jejich cílem je věrně zobrazovat opotřebení majetku ve firmě. Účetní i daňové odpisy jsou nákladem a ovlivňují výsledek hospodaření i základ daně.

Příklad využití účetních odpisů:
Notebooky patří do první odpisové skupiny a daňově se budou odepisovat 3 roky. Nicméně firma ze své zkušenosti ví, že notebooky musí měnit každé 2 roky. Aby účetnictví odpovídalo realitě a nedocházelo ke zkreslení, tak firma účetně notebook odepíše už za 2 roky, i když daňové odpisy bude uplatňovat po dobu 3 let.  

Cena a jednotlivý majetek vs. soubor  

Při nákupu více kusů vybavení naráz se při jeho zařazení do účetnictví posuzuje, zda daný majetek může fungovat samostatně nebo zda ho lze zařadit do společně fungujícího souboru.

Jestliže koupíte 10 telefonů za 10 tisíc Kč, budou drobným majetkem, i když vás celá dodávka vyjde na 100 tisíc Kč. Rozhodující je zde cena jednotlivého kusu. Telefon může fungovat sám o sobě.

Pokud by šlo o vzájemně propojený celek, který může fungovat jen dohromady jako soubor (v IT světě se často jedná například o serverovnu), pak by se dodávka posuzovala jako jeden majetek a cena by se sčítala.

Evidence firemního majetku

Musíte majetek nějak evidovat? Odpověď je taková, že opět záleží na typu.

• Drobný majetek: z účetního pohledu není evidence povinná. Rozhodně je však dobré vést si seznam majetku. Díky tomu budete vědět, kdy bylo zařízení zakoupeno, kdo ho používá a kde se nachází. Výrazně to usnadní inventury nebo případné potíže s poničeným vybavením.
• Dlouhodobý majetek: musí se objevit v účetní evidenci majetku. V rámci té se sleduje pořizovací cena, datum zařazení do užívání a způsob odepisování.

Co je pro firmu výhodnější? Nechte si poradit s vybavením i účetnictvím

Kvalitní IT vybavení je důležité pro bezproblémový chod vašeho podnikání. Jeho zařazení do účetnictví pak ovlivní náklady, a tedy projeví se i ve vašich daních. Účetní případy spojené s majetkem však dokáží zamotat hlavu. Proto není na škodu si stejně jako s výběrem IT vybavení nechat poradit i s účetnictvím a využít služeb účetní společnosti.

Důležitou roli hraje nastavení hranice pro drobný dlouhodobý majetek pomocí interní směrnice. Zároveň vzhledem k účetním a daňovým dopadům zvažte vhodnou kombinaci typů majetku – který nakoupíte jako drobný a do čeho budete investovat větší finance. A v neposlední řadě je třeba posoudit nákup a zařazení majetku z pohledu DPH. I s tím se hodí pomoc od profesionálů.

Tento článek pro vás připravili specialisté z účetní a poradenské společnosti Jake&James.