Výběr správného fontu či fontů pomůže čtenáře zaujmout, podtrhne obsah textu, zlepší čitelnost a orientaci ve struktuře dokumentu. Nejen to - může dokonce i uspořit barvu při tisku a tím i vaše peníze. Vše probereme v našem návodu.
Nejdříve si ujasníme terminologii, abychom věděli, o čem přesně se bavíme.
Toto je nejčastější a nejzákladnější způsob dělení fontů. Ptáte se, o co jde? Patkové písmo má rozšířené zakončení linií, které bezpatkové postrádá. Jedná se o strukturální detail, který si ukážeme na příkladu s písmenem T:
Rozdíl je jasně vidět (bezpatkový font v příkladu je Calibri, patkový je Merriweather). Bezpatkové písmo je jednodušší, elegantnější a lépe se čte, patkové písmo je formálnější, techničtější a působí staromódněji.
Patková písma (někdy označená slovem serif): Times New Roman, Courier New, Century Old Style, Garamond, Georgia, Lucida, Modern, Souvenir, Merriweather, Bree Serif.
Bezpatková písma (někdy označená slovy sans serif): Arial, Calibri, Helvetica, Tahoma, Impact, Ubuntu, Comic Sans.
Další důležité členění, se kterým se můžeme setkat, je na písmo neproporcionální, jehož všechny znaky zabírají stejnou šířku, proporcionální písmo má znaky různě široké (například písmeno “i” ve srovnání s písmenem “m”). Je dobré vědět, že v dnešní době se neproporcionální písmo běžně už nepoužívá, většina fontů je proporcionálních. Když ano, tak jen pro technická data, výstupy ze statistických programů, apod. Jako příklad neproporcionálního písma můžeme uvést Courier New nebo Lucida Console.
Pro potisk pracovních dokumentů se používá nejčastěji Calibri a Arial, protože se dobře čtou na monitoru i na papíře.
V případě krátkých, nejčastěji informačních textů, se význam přikládá vizuální stránce, takže se výše uvedená pravidla mohou opustit. U volby fontu hraje tedy i formát papíru a jeho rozměr. Pokud chcete dojem ještě podtrhnout, zajímejte se i o volbu správného druhu papíru.
Pokud vám jde víc o ušetření peněženky než ušetření očí čtenáře, můžete zvolit jinou taktiku. Volba fontu má totiž nemalý vliv na množství toneru. Univerzita v Green Bay ve Wisconsinu před lety vydala prohlášení, že ušetřila až 30 % nákladů na tisk dokumentů jen tím, že změnila font Arial na font Century Gothic.
Není však třeba používat gotický font, abyste ušetřili. Kromě Century Gothic jsou nejúspornější fonty Times New Roman, Verdana, Garamond a také Calibri, který společnost Microsoft dlouho vyvíjela a “kalibrovala” tak, aby snížila náklady na tisk dokumentů a zároveň vytvořila písmo, které se dobře čte na papíře i na obrazovce. Na dalších příčkách se umístily fonty Arial a Sans Serif.
Je jasné, že jakékoliv robustnější a tučnější písmo spotřebuje víc náplně. Nejen proto existují fonty s označením “light” nebo “tenké”, které pomáhají šetřit spotřebu. Anebo stačí prostě vybírat očima a vyhýbat se ozdobnému a tučnému písmu.
Tip: Pokud vás téma úspor zajímá, přečtěte si i článek Jak snížit náklady na tisk.
Mnoho z nás formátování příliš neřeší a spoléhá se na výchozí formátování nastavené v textovém editoru. Dobře pojaté formátování ale významně zlepšuje orientaci v textu i čitelnost, text je díky němu jasně strukturovaný a na první pohled přehledný.
Dokument, který má správné řádkování a odsazení, používá různé velikosti písem, pečlivě vybrané fonty pro nadpisy a má jasně oddělené odstavce, se ihned velice dobře čte. V opačném případě dokument působí rušivě a lidský mozek se tím hned začne zabývat, takže to odvádí pozornost od obsahu textu. Totéž platí i při užití špatného fontu.
Správným formátováním si také automaticky nastavíte řadu procesů, které by vám jinak ruční úpravou vzaly hodiny času.
Výchozí velikost písma bývá častěji 11 pt. Pro většinu lidí je toto písmo dobře čitelné na monitoru i na papíře, takže ho není třeba měnit, když chcete tisknout.
Pokud se chcete řídit definicí normou ČSN 01 6910 (Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory), a tedy definicí normostrany, měla by být velikost základního písma 12 pt.
Pro nadpisy se logicky hodí větší velikosti, menší je vhodná u objektů, jako jsou tabulky, grafy a obrázky a poznámky pod čarou. Pro všechno zmíněné platí pravidlo volit o 1-2 pt menší písmo, než jaké je použité u základního textu. Ideální velikost je většinou 9 pt.
Na jednotlivé nadpisy se pak hodí velikosti, které používá Word jako výchozí - to znamená 26 pt pro název dokumentu a 15 pt pro jeho podnadpis, 20 pt pro 1. nadpis, 16 pt pro 2. nadpis a 14 pt pro 3. nadpis (čtyři a více úrovní nadpisů se používá jen v opodstatněném případě). To ale neznamená, že se toho musíte striktně držet. Vždy nejvíce záleží na konkrétním fontu/fontech.
Řádkování je celkem jednoduché, protože většině dokumentů vyhovuje hodnota 1,5, která je adekvátní i podle normy ČSN 01 6910. Ta určuje počet řádků na normostraně na 30 při řádkování 1,5.
Když se tato hodnota snižuje, zhoršuje se postupně čitelnost. Může to zajít až do extrému, kdy se písmena jednotlivých řádků začnou vzájemně překrývat. Když se toto číslo zvětšuje, vznikají mezi řádky zbytečně velké mezery a spotřebovává nadbytečné množství papíru. Hodnotu 1,5 není třeba měnit, snad jen, pokud si to zadavatel přeje jinak.
Nejběžněji se používá zarovnání k levému okraji (tzv. do praporku). Takto můžeme klidně zarovnat všechny nadpisy, základní text, odrážky, popisky objektů, poznámky pod čarou atd.
Ve sloupcích se samozřejmě používá zarovnání do bloku, ale musíme si dát pozor, na mezery mezi slovy i mezi jednotlivými znaky ve slovech byly rovnoměrné. Mezery mezi slovy by neměly klesnout pod polovinu šířky standardní mezery a neměly by přesáhnout její dvojnásobek. Toto vše zle ale nastavit ve formátování písma.
Zarovnání do středu lze užít pro zvýraznění klíčových myšlenek, které stojí odděleně od těla základního textu.
Dřív bylo standardem každý odstavec začínat odsazením od pravého okraje pomocí tabulátoru. Dnes už je to sice na ústupu, ale použít to můžete. Text působí seriózněji.
Číslování může být umístěno buď v záhlaví, nebo v zápatí stránky. Sází se stejným, nebo o 1 pt menším písmem, jako základní text. Začíná až po úvodu, tzn. od obsahu práce, a pokračuje až do poslední strany. Asi nemusíme dodávat, že pro číslování se používají arabské číslice.
Pro úplnost uvádíme správnou grafickou úpravu normostrany:
● Velikost základního písma: 12 pt (nadpisy mohou být větší, poznámky a popisky menší)
● Písmo musí být neproporcionální
● Řádkování: 1,5
● Zarovnání textu do bloku
● Horní a dolní okraj: 2,5 cm
● Okraje na stranách: 3 cm
● Odstavce členěné odsazením prvního řádku, nebo mezerou mezi odstavci
Formátování dokumentu je jeden z nutných kroků při přípravě na tisk, ale ne jediný. Přečtěte si našeho průvodce předtiskovou přípravou.
Písmo má estetickou i emotivní stránku a každý font musí z tohoto pohledu plnit svůj účel. Špatně použitý font může kompletně zničit věrohodnost textu (představte si zprávu o zahraniční politice psanou v Comic Sans), zatímco správně použitý font důvěryhodnost zvyšuje - musí však “ladit s energií textu”.
Font textu o vojenských zbraních by tedy měl působit “armádně”: mít strohý řád a ráz, zatímco font propagující služby wellness by měl působit uvolněně a mít elegantní zaoblené linie. Správně vybraný font podporuje sdělení textu.
Reprezentativní písmo může být někdy ozdobné, ale je zároveň nutné udržet hranici formality. V případě, že si nejste jistí, se držte raději formálního písma. Příliš ozdobné a atraktivní písmo odvádí pozornost čtenáře od obsahu a působí neseriózně.
Při psaní pracovních dokumentů vyloučíme většinu stylizací a ponecháme jen kurzívu a tučné písmo. Zřídka užíváme i jejich kombinaci. Podtržení se dnes obecně považuje za typografickou chybu a kapitálky nemají v podstatě žádný smysl.
Font, stejně jako formátování, zdůrazňuje hierarchii textu a zlepšuje orientaci čtenáře v textu a hlavně čitelnost. Ta je tím nejdůležitějším kritériem. Veškerý základní text musí být napsán stejným, snadno čitelným fontem - zde se neexperimentuje. Všechny prvky písma, díky kterým působí zajímavě nebo atraktivně, jdou zpravidla proti čitelnosti. V základním textu je na místě střídmost a jednoduchost.
Víc fontů můžeme použít pro jednotlivé úrovně nadpisů (jiný font pro nadpis 1, nadpis 2, nadpis 3). Nadpisy uvádí téma a přitahují pozornost, proto musí mít dostatečně výrazný font, a to jednak velikostí, řezem i typem. Podnadpisy musí s hlavními nadpisy jednoznačně ladit.
Na internetu existuje ke stažení velké množství fontů pro komerční i nekomerční použití (např. na Google Fonts). Hledejte na internetu “psací písmo word”, “bezpatkový font”, apod. Vybírejte ale opatrně, málokterý z nich totiž umí českou diakritiku.
Může se vám také stát, že někde narazíte na font, který se vám líbí a rádi byste jej použili, ale nevíte, jak se jmenuje. Na to existují aplikace jako WhatTheFont, WhatFontIs nebo Fount. Samy vás provedou tím, jak je používat.
Pokud vás zajímá, jak zvolit nejvhodnější tiskové řešení pro vaši kancelář, není nic jednoduššího, než se na nás obrátit.
Určitě se vám někdy stalo, že jste chtěli otevřít dokument ve Wordu nebo Excelu, a objevilo se vám okénko upozorňující na problém s kompatibilitou. Pokud míváte tento problém, bude vás zajímat tisk do PDF. Číst celý článek
Určitě se vám někdy stalo, že tiskárna tiskla nevýrazné barvy, šmouhy nebo tiskla neostře. Zkušební stránka slouží jako test, podle kterého lze poznat, co v tiskárně funguje a nefunguje. Jak vytisknout zkušební stránku a co z ní lze vyčíst? Číst celý článek
Údaje o zaměstnancích a klientech, účetní záznamy, výroční zprávy, know-how a další citlivá data se musí správně archivovat, ale i likvidovat. A to nejde bez pochopení základních pojmů jako jsou skartační znaky, úrovně utajení a další. Číst celý článek
Určitě si říkáte, že naskenovat dokument do počítače není nic těžkého. Víte ale, co znamenají jednotlivé parametry v nastavení skenování a jaké jsou rozdíly mezi skenováním dokumentů a fotografií? Číst celý článek
Není to tak dávno, co jsme psali o tom, jak vybrat 3D tiskárnu. Pokud se chystáte tiskárnu pořídit, nebo ji již máte, může vás zajímat, co vše lze na ní vlastně vytisknout a na co ji použít. Číst celý článek
Jak bezpečně vymazat citlivá data před vyhozením nebo odprodáním disku? A to samozřejmě aniž by se disk poškodil nebo se snížila jeho životnost? Přinášíme jasný a detailní návod všech alternativ. Číst celý článek
