Jak snížit náklady na tisk laserové tiskárny

Průměrný zaměstnanec vytiskne podle některých průzkumů až 10 000 stránek za rok, ale na 50 % vytištěných stránek se již nikdy nepodívá. Mnoho firem tak svádí boj o to, jak cenu za tisk ještě srazit. Mezi dobře a špatně zvládnutou firemní politikou tisku je propast desetitisíců až statisíců korun.

Jak ušetřit za tisk?

Náklady na tisk můžete snížit mnoha způsoby. 10 z nich jsme pro vás popsali v našem článku.

1) Vyberte si tiskárnu s levným tiskem

Nelze jinak, než začít otázkou výběru samotné tiskárny, protože právě zde se skrývá možnost nejvíce ušetřit. Zdaleka největší položkou není však pořizovací cena tiskárny, ale cena za stránku tisku. Právě od ní se výběr tiskárny primárně odvíjí. Levná tiskárna se totiž často nevyplácí z toho důvodu, že náplně do ní jsou drahé. 

Samozřejmě existují i modely s rozumnou pořizovací cenou i rozumnou cenou za tisk. Výběr by měl probíhat tak, že si napřed vyjasníte, jaké funkce a jakou kvalitu tisku potřebujete. Poté se začnete rozhlížet po tiskárnách, které dané podmínky splňují, a zjišťujete, kolik stojí jejich originální a alternativní náplně. Popřípadě je důležitá i kapacita náplně, protože velkokapacitní tonery vyjdou levněji. 

Více o jednotlivých třídách laserových tiskáren se dozvíte v našem článku Srovnání laserových tiskáren do kanceláře. Srovnání s inkoustovými tiskárnami pak popisujeme v článku Laserová vs. inkoustová tiskárna.

Pokud výrobce neuvádí, na jakou cenu tisk vyjde, podívejte se na cenu a výtěžnost toneru, který je s ní kompatibilní, a jednoduše si cenu tisku vypočítejte. Cenu toneru prostě jen vydělíte její výtěžností.

Příklad černobílého tisku:
Cena toneru je 800 Kč a jeho výtěžnost činí 350 stran.
800 / 350 = 2,29 Kč za jednu vytištěnou stránku A4.

Barevný tisk se skládá z kazet s barevnou náplní a jedné černé kazety. Do výpočtu tak započítáváme cenu za černý tisk a průměrnou cenu za barevný tisk. Cena barevných tonerů bývá naštěstí stejná, takže nám pro výpočet stačí vyjít z jednoho barevného toneru a jednoho černého toneru. 

Příklad barevného tisku:
Cena jednoho barevného tonerů je 600 Kč a jeho výtěžnost je 200 stran.
Cena černého toneru je 500 Kč a výtěžnost je 260 stran.

600 / 200 = 3 Kč za barevný tisk stránky
500 / 260 = 1,92 Kč za černobílý tisk stránky

Tyto dva výsledky musíme sečíst a vytvořit z nich průměr tím, že je vydělíme dvěma:

(3 + 1,92) / 2 = 2,46 Kč v průměru za jednu stránku A4.

Nezapomeňte si také připočítat cenu za stránku papíru, který budete používat. Dalším krokem pro vyhodnocení nákladů by mohlo být i započítání výdajů za elektrickou energii či vydělení nákladů na pořízení tiskárny odhadovanou délkou její životnosti. Takto se můžete dopočítat u jednotlivých modelů tiskáren až k tzv. nákladům vlastnictví, které jsou sumou pořizovacích i provozních nákladů.

2) Zvolte si adekvátní toner

První volbou bývají originální tonery, u kterých výrobci argumentují hlavně zaručenou kvalitou tisku a ochranou tiskárny. Toner je vyroben přímo pro ni, takže by nemělo dojít k žádnému poškození, snížení životnosti, apod. Jejich výhodou je také to, že výrobci tonery vykupují zpět a recyklují je, což se u neoriginálních tonerů neděje a končí tak většinou na skládce. Nevýhodou bývá naopak hlavně vyšší cena.

Více o této problematice se dozvíte v našem článku o recyklaci elektroodpadu a tonerů.

Jejich alternativou jsou tonery vyrobené třetí stranou. Nepochází přímo od výrobce, ale jsou navržené tak, aby byly s tiskárnou kompatibilní. Zde se hodí vybírat z prověřených značek, které ideálně disponují i ekologickým certifikátem. Jejich výhodou je znatelně nižší cena, ale hrozí zde potenciálně horší kvalita tisku. Nekvalitní náplně pak mohou mít negativní vliv na životnost tiskárny.

Test tisku s oběma typy tonerů a rozdíly v kvalitě výstupu jsme popsali a ukázali v našem článku V čem originální tonery porážejí alternativy.

U alternativních tonerů můžeme narazit i na některá další úskalí: některé moderní tiskárny jsou naprogramované tak, aby rozeznaly neoriginální toner, a mají ho problém přijmout. 

Druhá věc je, že výrobci mají v oblibě do nových modelů tiskáren vyrábět i nové modely kazet s náplní, takže nějakou chvíli trvá, než vzniknou jejich alternativy. Útěchou však může být, že k novým tiskárnám často dostanete i startovací náplň (mívá však méně procent objemu).

Specifickou kategorií jsou pak levné kopie originální tonerů z Číny, o jejichž potenciální nebezpečnosti pro zdraví i životní prostředí jsme psali v článku Rizika neoriginálních tonerů z Číny. 

3) Toner si nechte opětovně naplnit

Mnoho firem nabízí možnost zpětného odběru prázdných kazet pro účel opětovného plnění. Odpadá vám tak starost, co dělat s prázdnými tonery. Firma se postará o jejich naplnění a ekologickou likvidaci nebezpečného odpadu. Dostat třeba jen několik desítek korun nazpět se při velké spotřebě kazet velice rychle nasčítá do zajímavých částek. A bonusem je ochrana životního prostředí.

4) Nakupujte náplně ve větším objemu

Pokud víte, že budete potřebovat nadále tisknout ve velkém objemu, dělejte větší nákupy místo malých a častých nákupů. Zejména velké firmy jsou schopny nabídnout výhodné ceny při velkém odběru tonerových kazet, poskytují věrnostní programy s bonusy a dárky a další zvýhodnění, jako je doprava zdarma, záruční servis nebo projektové ceny (schopnost zajistit nižší cenu při velké objednávce díky spolupráci s distributory). 

Pokud řešíte větší odběry tonerů či papírů a hledáte cesty, jak uspořit, přečtěte si, jak pomáháme šetřit čas a peníze našich klientů.

5) Využívejte ekonomické režimy tisku

Při výběru si zjistěte i to, zda tiskárna má režim “koncept”, “draft” nebo jiný režim tisku s ekonomičtější spotřebou náplně určený pro tisk “návrhů”. Tedy ne finální podoby dokumentů. Většinu černobílých i některých barevných dokumentů lze vytisknout na tento režim a šetřit tak náplň. 

6) Nastavte interní pravidla pro tisk

Podle průzkumu vytiskne průměrný zaměstnanec těžko představitelných 10 000 stran ročně. Některé další průzkumy uvádějí, že na 50 % všech vytisknutých dokumentů se už nikdy nikdo nepodívá. Proto by měli být zaměstnanci školení na to, co tisknout, co netisknout, vyhýbat se barevnému tisku (pokud jej skutečně nepotřebují), jak zredukovat počet stránek při tisku a jaký papír používat pro který účel. Všechny tyto postupy se ve finále sčítají do nemalých částek. 

S ekonomickým využíváním tiskárny souvisí i správné nastavení tisku. To najdeme ve všech tiskárnách, snad kromě těch zcela nejlevnějších, ale ty se do kanceláře stejně nehodí. Na většinu dokumentů není potřeba vysoké rozlišení DPI a vysoký kontrast nebo sytost barev. Rozumná změna v nastavení může dlouhodobě ušetřit tisíce.

Nezapomeňte ale své kolegy či zaměstnance po podobných úpravách v nastavení tisku varovat. V opačném případě je možné, že budou považovat světlejší či méně kontrastní tisk za poruchu tiskárny.

Pokud tisknete fotografie nebo složitější tiskoviny, pohlídejte si předtiskovou přípravu, ať netisknete zbytečně mnoho stránek a neladíte výsledek stylem pokus - omyl (více o tisku fotografií).

7) Sledujte využívání tiskárny

Jak ale zajistit, aby zaměstnanci směrnice při tisku dodržovali? Všichni ví, že týden po školení se vše vrátí do starých kolejí a nic se nezmění. Jedinou cestou je u každého zaměstnance zajistit individuální odpovědnost za používání tiskárny. 

Některé nové modely tiskáren umožňují evidovat veškeré tiskové úkony pomocí kódů přidělených zaměstnancům. Tím získáte naprostý přehled o tom, co, kdo a jak tiskne, kolik vás tisk stojí, budete znát vytíženost tiskárny a redukuje se tím tisknutí osobních dokumentů v práci. 

Získáte tak také přesnější údaje o tom, kolik se ve firmě vytiskne, což mohou být cenné podklady pro rozhodování při nákupu nových tiskáren.

8) Vybírejte správný papír

Firmy se často snaží snížit náklady na tisk volbou levnějšího papíru. U kancelářského čili xeroxového papíru obecně platí, že čím nižší gramáž, tím méně kvalitní papír je. Jenže je třeba si dávat pozor, aby papír nebyl příliš nekvalitní.

Papíry s příliš nízkou gramáží a prašné nebo křídové papíry mohou snižovat životnost tiskárny či vyvolat poruchu. Následná oprava nebo výměna tiskárny je potom samozřejmě mnohem dražší. Proto bychom se měli vyhýbat nekvalitnímu papíru a volit raději zlatou střední cestu, tzn. gramáž alespoň 60 g/m2, ideálně 80 g/m2.

Více o jednotlivých typech papírů se dočtete v našem článku 13 druhů papírů pro tisk.

9) Volte méně robustní fonty písma

Univerzita v Green Bay ve Wisconsinu nahradila v mailové komunikaci font Arial za font Century Gothic. Arial je o něco robustnější font písma, je tedy logické, že spotřebuje i více inkoustu. Univerzita tak prý ušetřila 30 % nákladů na tisk. Můžete to zkusit také. Za nejúspornější fonty se považují Century Gothic a Times New Roman, na druhém místě jsou Calibri, Verdana, Arial a Sans Serif (více o typech písma).

10) Tiskněte oboustranně

Posledním způsobem, jak ušetřit pár procent, je oboustranný tisk. Zde se jedná opravdu jen o menší částku, ale pokud si můžete zvolit tiskárnu s možností oboustranného tisku, vyplatí se to. 
​

chcete se snížením nákladů pomoci?

Pokud vás zajímá, kolik můžete při nákupu tonerů ušetřit, není nic jednoduššího, než se na nás obrátit.​​