5) Využívejte ekonomické režimy tisku
Při výběru si zjistěte i to, zda tiskárna má režim “koncept”, “draft” nebo jiný režim tisku s ekonomičtější spotřebou náplně určený pro tisk “návrhů”. Tedy ne finální podoby dokumentů. Většinu černobílých i některých barevných dokumentů lze vytisknout na tento režim a šetřit tak náplň.
6) Nastavte interní pravidla pro tisk
Podle průzkumu vytiskne průměrný zaměstnanec těžko představitelných 10 000 stran ročně. Některé další průzkumy uvádějí, že na 50 % všech vytisknutých dokumentů se už nikdy nikdo nepodívá. Proto by měli být zaměstnanci školení na to, co tisknout, co netisknout, vyhýbat se barevnému tisku (pokud jej skutečně nepotřebují), jak zredukovat počet stránek při tisku a jaký papír používat pro který účel. Všechny tyto postupy se ve finále sčítají do nemalých částek.
S ekonomickým využíváním tiskárny souvisí i správné nastavení tisku. To najdeme ve všech tiskárnách, snad kromě těch zcela nejlevnějších, ale ty se do kanceláře stejně nehodí. Na většinu dokumentů není potřeba vysoké rozlišení DPI a vysoký kontrast nebo sytost barev. Rozumná změna v nastavení může dlouhodobě ušetřit tisíce.
Nezapomeňte ale své kolegy či zaměstnance po podobných úpravách v nastavení tisku varovat. V opačném případě je možné, že budou považovat světlejší či méně kontrastní tisk za poruchu tiskárny.
Pokud tisknete fotografie nebo složitější tiskoviny, pohlídejte si předtiskovou přípravu, ať netisknete zbytečně mnoho stránek a neladíte výsledek stylem pokus - omyl (více o tisku fotografií).
7) Sledujte využívání tiskárny
Jak ale zajistit, aby zaměstnanci směrnice při tisku dodržovali? Všichni ví, že týden po školení se vše vrátí do starých kolejí a nic se nezmění. Jedinou cestou je u každého zaměstnance zajistit individuální odpovědnost za používání tiskárny.
Některé nové modely tiskáren umožňují evidovat veškeré tiskové úkony pomocí kódů přidělených zaměstnancům. Tím získáte naprostý přehled o tom, co, kdo a jak tiskne, kolik vás tisk stojí, budete znát vytíženost tiskárny a redukuje se tím tisknutí osobních dokumentů v práci.
Získáte tak také přesnější údaje o tom, kolik se ve firmě vytiskne, což mohou být cenné podklady pro rozhodování při nákupu nových tiskáren.
8) Vybírejte správný papír
Firmy se často snaží snížit náklady na tisk volbou levnějšího papíru. U kancelářského čili xeroxového papíru obecně platí, že čím nižší gramáž, tím méně kvalitní papír je. Jenže je třeba si dávat pozor, aby papír nebyl příliš nekvalitní.
Papíry s příliš nízkou gramáží a prašné nebo křídové papíry mohou snižovat životnost tiskárny či vyvolat poruchu. Následná oprava nebo výměna tiskárny je potom samozřejmě mnohem dražší. Proto bychom se měli vyhýbat nekvalitnímu papíru a volit raději zlatou střední cestu, tzn. gramáž alespoň 60 g/m2, ideálně 80 g/m2.