Co jsou HP Managed Print Services

Výrazným trendem dnešní doby je práce na dálku. Zejména v době koronavirové pandemie na ni přešlo velké množství zaměstnanců, avšak i po ní se tento trend těší i nadále velké oblibě. Proto stále více firem u svých zaměstnanců zavádí tzv. hybridní pracovní model, který kombinuje práci v kanceláři s home office. Ten ale v oblasti zabezpečení i flexibility vyžaduje zcela nový přístup k tiskovým řešením.

Co je to hybridní práce

Systém hybridní práce kombinuje práci v kanceláři s prací na home office. Některým firemním zaměstnancům tak nabízí velkou flexibilitu při výběru místa i času jejich práce. To jim dodává větší samostatnost i lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, z čehož následně těží i samotná firma – zaměstnanci jsou zdravější, angažovanější, spokojenější a produktivnější.  

Např. průzkum společnosti Gartner z roku 2020 na 5 000 zaměstnancích uvádí, že vysoce výkonných bylo pouze 36 % zaměstnanců pracujících v kanceláři, zatímco u zaměstnanců, kteří si mohli vybrat, kdy, kde a jak dlouho budou pracovat, to bylo až 55 % dotázaných.

K přechodu na hybridní model práce začalo docházet už před pandemií koronaviru, její příchod jej pak ještě o to více urychlil. Zde je nutno podotknout, že teď tento trend už nelze vrátit zpátky. Zaměstnanci si na hybridní model zvykli a preferují jej i nadále.

V americkém průzkumu z roku 2021 uvádí 42 % pracovníků "na dálku", že pokud jejich současná společnost nebude dlouhodobě nabízet možnost práce na dálku, budou si hledat práci ve společnosti, která ji nabízí. Proto je přechod na hybridní model práce nejen trendem mezi zaměstnanci, ale také požadavkem moderní doby.

Firmám jeho zavádění ale přináší hned několik velkých výzev, kterým musí čelit:

• Vývoj vhodného hybridního pracovního modelu
  Každá firma si musí navrhnout a vyvinout svůj vlastní model, který bude přesně odpovídat jejím specifickým potřebám a požadavkům.

• Vybavení vzdálených pracovišť
  Firma musí svému zaměstnanci odpovídajícím způsobem vybavit home office pracoviště, nebo se s ním domluvit na používání jeho vlastního vybavení.

• Vzrůstající bezpečnostní riziko
  Zaměstnanci pracující z domova používají své vlastní různě zabezpečené Wi-Fi sítě, často i vlastní zařízení (např. zastaralé či neaktualizované Wi-Fi routery a počítače). Firemní IT oddělení se tak bude muset zaměřit na edukaci zaměstnanců v této oblasti.

• Efektivní řízení lidských zdrojů
  Pracovníci v kanceláři a pracovníci na dálku musí mít stejné pracovní příležitosti, ale zároveň i stejnou odpovědnost.

• Vytvoření spolehlivého propojení
  ​Vzdálené pracovní týmy musí mezi sebou rychle a efektivně komunikovat.​

Co je to HP MPS

HP Managed Print Services (řízené tiskové služby HP) lze definovat jako poradenské a servisní služby v oblasti tisku podporující model hybridní práce. HP se tak snaží o komplexní přístup při řešení veškerých tiskových otázek a potřeb firmy při zabezpečení na odpovídající úrovni, dostatečné flexibilitě a jednoduché správě.​

Kompletní HP MPS balíček poskytuje kromě všech hlavních výhod MPS systémů i některé další výhody navíc (například lepší zabezpečení dokumentů či lepší flexibilitu při práci s přenosnými zařízeními, jako jsou například chytré telefony či tablety).

Proč by firma měla zvažovat implementaci HP MPS

Hlavním důvodem pro implementaci MPS v tiskové oblasti je zvýšení efektivity tisku a snížení nákladů na něj. Ať už jde o firmu jakékoli velikosti, MPS má potenciál zlepšit spolehlivost i zabezpečení veškeré tiskové techniky a zároveň zvýšit flexibilitu tisku.

Jak HP MPS funguje a jaké služby zahrnuje

Službu MPS nabízí HP ve spolupráci s poskytovateli, kteří mají na starosti kompletní implementaci tohoto systému. Ještě před schůzkou s poskytovatelem je vhodné provést interní revizi v oblasti tisku, určit jeho slabé stránky a zároveň si stanovit cíle do budoucna. S těmito informacemi pak poskytovatel může lépe posoudit váš tiskový systém a navrhnout cesty k jeho zlepšení do budoucnosti.

Po analýze současného sytému lze přistoupit k jeho optimalizaci, což zahrnuje:

1. Optimalizace infrastruktury
   V praxi to znamená vybavení pracovišť vhodnými typy tiskáren tak, aby se neplýtvalo zbytečně prostředky při tisku. Vše budou mít na starosti odborníci na tisk a vyberou přesně taková zařízení, která vám pomohou snížit finanční náklady na tisk. Úplně stejně vám pak HP pomocí služby HP Flexworker mohou pomoci vybavit pracoviště pracovníků využívajících modelu hybridní práce.

2. Správa tiskového prostředí
   HP MPS zahrnuje kompletní správu tiskového prostředí – vzdálené monitorování spotřebního materiálu ve vašich zařízeních zajistí následné automatické dodávky veškerého spotřebního materiálu nutného k tisku. Díky tomu bude celý zásobovací proces efektivnější a nebude docházet k časovým prodlevám. Součástí je i pravidelná údržba a aktualizace veškerého softwaru a možnost správy uživatelských oprávnění k tisku (kdo, kde, kdy, na čem a za jakých podmínek může tisknout).

3. Kompletní zabezpečení
   S HP MPS nebudete muset řešit ani to, jakým způsobem zabezpečit vaše tiskárny. Služba HP Secure Managed Print Services se o vše postará za vás. Jde o nejúčinnější a nejobsáhlejší kompletní zabezpečení tisku na trhu. V rámci služby nasadíte samotné zabezpečení, dostanete průběžnou správu tiskových zařízení i aktualizaci jednotlivých funkcí zabezpečení. Zabezpečení je samozřejmě kompletní – kromě vašich zařízení budou v bezpečí také data a citlivé dokumenty. Toto je důležitý aspekt zejména s ohledem na hlavní rizikový faktor hybridní práce – narůstající bezpečnostní riziko. S HP MPS si tak budete jistí, že zařízení pracovníků na dálku disponují zabezpečením na odpovídající úrovni.

4. Kompletní servis a opravy včetně dodání náhradních dílů pro všechny vaše tiskárny.

5. Zlepšení pracovních postupů a snížení uhlíkové stopy
   HP MPS dokáže zlepšit také způsob distribuce a ukládání dokumentů, zautomatizovat pracovní procesy či integrovat papírové i digitální procesy pomocí cloudových řešení, což ve vaší firmě pomůže zvýšit produktivitu. Navíc vsadíte na uhlíkově neutrální tisk, který vám napomůže snížit emise uhlíku a dbát tak také na udržitelnost.

Jaké jsou náklady spojené s HP MPS

Stanovit přesné náklady spojené s implementací HP MPS ve vaší firmě samozřejmě není možné bez prvotní konzultace. Počáteční náklady se však budou odvíjet hlavně od toho, kolik a jak velkých tiskových zařízení bude vaše pracoviště potřebovat.

Poté je nutné počítat s pravidelným měsíčním paušálním poplatkem, v jehož rámci obdržíte veškerý další servis, a to včetně dodávek spotřebního materiálu, podpory a správy všech zařízení, pravidelného servisu tiskáren, případných oprav a nákupu náhradních dílů a podobně. Tato měsíční sazba bude také stanovena podle individuálních potřeb vašeho konkrétního pracoviště.

Co se týče úspor, HP MPS pak firmám šetří peníze mnoha způsoby. Ty například nemusí mít tak velké IT oddělení (veškerá správa tisku i jeho zabezpečení jde za HP MPS), neřeší opravy tiskáren, užívají si výhody lepšího řízení výměny tonerů či snížení papírového odpadu. Náklady na tisk se dále snižují zefektivněním celého procesu a zastavením plýtvání spotřebním materiálem či zbytečným tiskem.​

V dlouhodobém horizontu proto budou úspory vysoce převyšovat náklady. HP MPS tak může být odpovědí na otázku, jak mít celý proces tisku i jeho zabezpečení na špičkové úrovni a zároveň přitom ušetřit.

Výhody a nevýhody HP MPS

Mezi hlavní benefity Managed Print Services patří:

• Efektivní využití pracovní síly
  S HP MPS budete flexibilně reagovat na různé potřeby zaměstnanců pracujících v kanceláři či na home office a díky tomu vzroste produktivita jejich práce.

• Řízené, bezpečné a optimalizované pracoviště
  Veškerá pracoviště včetně těch vzdálených budou, co se týče vybavení i jeho zabezpečení, na špičkové úrovni. Díky tomu vzroste i efektivita a kvalita tisku. V případě jakýchkoli problémů budete mít k dispozici plnou podporu kvalifikovaných odborníků.

• Zlepšení a zautomatizování pracovních postupů

• Zabezpečení citlivých dokumentů na vysoké úrovni

• Úspora času
  Ten vám budou šetřit plně automatické dodávky spotřebního materiálu na dálku.

• Úspora financí

• Šetrnost k životnímu prostředí
  HP MPS podporuje snížení uhlíkové stopy a tím i udržitelné podnikání.

V rámci nevýhod je pak třeba říci, že se jedná spíše o náklady, než nevýhody v pravém slova smyslu:

• Úvodní časová investice do analýzy firemního tisku
  Před zavedením služby je lepší investovat čas do zmapování tiskových zařízení a využití tisku ve firmě. 

• Počáteční náklady spojené se zavedením služby
  ​V rámci optimalizace nákladů na tisk může být třeba vyměnit zastaralé modely tiskáren, zaškolit zaměstnance apod.​

• Pravidelné paušální poplatky
  Je třeba si propočítat, zda se ve firmě vaší velikosti podobná služba vyplatí.

Závěr

HP MPS jsou způsobem, jak ve firmě tisknout kvalitně a bezpečně, a to při minimalizaci námahy a času. Celý tiskový proces je řízený odborníky na dálku a vy se díky tomu můžete více soustředit na samotné podnikání. V neposlední řadě vám pak tato služba dokáže ušetřit nemalé peníze.