Jak vybavit home office kancelář

Pokračující koronavirová situace stále nutí mnoho podniků nařídit home office, neboli práci z domu. Jaké má zaměstnavatel povinnosti vztahující se k výbavě domácí kanceláře? Jak správně vybrat zařízení jako je počítač, monitor nebo tiskárna?

Podle § 2 Zákoníku práce 262/2006 Sb. musí být jakákoliv závislá práce vykonávána na náklady zaměstnavatele a práce z domova je v tomto ohledu stejná, jako kterákoliv jiná. Jednoduše řečeno: zaměstnavatel zaměstnanci zajišťuje veškeré technické vybavení nezbytné k výkonu práce: počítač, telefon, auto, tiskárnu, židli i všechny další věci. To znamená celé zázemí včetně energií a přístupu k internetu.

Takový je alespoň standardní postup. Zaměstnanec se však se zaměstnavatelem může dohodnout i jinak. Například, že pracovník bude k práci používat své vlastní vybavení. Stejně jako zaměstnanec může užívat firemní věci k soukromým účelům, může používat soukromé věci k pracovním účelům. Je to opačná situace, při které věci opotřebené prací nepodléhají dani z příjmu (v případě, kdy zaměstnanec využívá vybavení zaměstnavatele k soukromým účelům platí zaměstnavateli daň z příjmu jako kompenzaci).

Při poskytnutí firemního vybavení zaměstnanci je na místě občasná kontrola stavu opotřebení. Jenže zaměstnavatel nemá automaticky nárok na vstup do domácnosti zaměstnance. Je tedy potřeba se předem domluvit na způsobu, jakým bude kontrola prováděna. Zaměstnanec může věci přivézt do firmy, nebo předem udělí písemný souhlas se vstupem zaměstnavatele do své domácnosti.

Zda bude zaměstnanec používat své, nebo firemní vybavení, stanoví písemná dohoda se všemi náležitými specifiky a detaily. Musí v ní být stanoveno, zda zaměstnavatel hradí veškeré pracovní náklady, nebo se počítá se spoluúčastí zaměstnance, nebo zaměstnanec bude využívat svoje vlastní vybavení k účelům práce. V této dohodě jde o konkrétní výbavu i o energie. Bude zaměstnanci proplácená elektřina a internet? Jakým způsobem?

Ačkoliv do smlouvy lze zahrnout vše možné, je pravděpodobné, že některé specifické detaily se mohou vynořit zpětně a zůstanou tak na důvěře mezi oběma stranami. S tím je lepší předem počítat.

Době koronavirové vládne mobilita

V průběhu koronavirové pandemie ušetřily hodně peněz firmy, které s flexibilitou při výkonu práce u svých zaměstnanců počítaly. Firmy, kterým nezáleží na místě, kde zaměstnanec práci vykonává, musely při vybavování technikou sáhnout spíše po mobilních zařízeních. Ty ostatní byly nuceny v průběhu roku 2020 hromadně nakupovat notebooky nebo se smířit s tím, že vystavují své zaměstnance vyššímu riziku nákazy, a tím i hrozbě přerušení provozu. Reakce na touhu zaměstnanců po větší flexibilitě a možnosti práce z domova tak byla celosvětovou pandemií jen urychlena. V dalších letech proto můžeme větší důraz na mobilitu pracovníků očekávat.

Je však notebook ideálním pracovním nástrojem pro každého? Na to nelze jednoduše odpovědět, jelikož se vše odvíjí od základní otázky: k čemu bude počítač používán? PC i notebook mají své výhody a nevýhody a záleží na konkrétních potřebách, které rozhodují při výběru správného home office PC. 

Zjednodušeně řečeno, notebook se hodí spíše k základním věcem. Je možné na něm pracovat v textových editorech, tabulkách či vyhledávat informace na internetu. Jde samozřejmě pořídit i výkonnější notebook, ale zde cena neúměrně stoupá s každým stupněm většího výkonu. To platí alespoň ve srovnání se stolním počítačem, kde za vyšší výkon nezaplatíte tolik. Práce vyžadující vyšší výkon, objem dat a rychlost procesoru jako je činnost v grafických editorech, stříhání filmů, tvorba hudby nebo zvuku, testování počítačových her nebo vytváření komplikovaných statistických analýz vás budou nutit do koupi stolního PC.

Je tu ale ještě třetí varianta, kterou je notebook s dokoupeným externím příslušenstvím. Nejčastěji se dokupuje externí disk, ale může to být i externí grafická nebo zvuková karta. Pokud je notebook sám o sobě dostatečně výkonný, je to řešení. Jen k tomu připadá nutnost nosit ono příslušenství všude s sebou. Existuje i čtvrtá varianta, a to pořídit stolní počítač i notebook. Ta je však z hlediska využití zařízení neefektivní.

V kostce se dá říct, že hlavní výhodou stolního PC je jeho výkon a s ním spojená možnost pracovat v náročných grafických, či statistických programech. Hlavní výhoda notebooku je jeho praktičnost a přenosnost. Můžete jej používat na cestách, nepotřebuje bezpodmínečné zapojení do el. sítě. Současně, pokud zaměstnanec pracuje i v kanceláři na notebooku, není nutné pro práci z domova pořizovat další počítač.

Pokud je počítač určený k základním činnostem, jako je práce v Excelu nebo administrativních programech, velice pravděpodobně stačí nejlevnější notebook za cca 5 000 Kč. U programů náročnějších na hardware ale takto levný notebook může představovat nižší efektivitu práce kvůli nedostatečnému výkonu. Pokud jde grafika využívajícího nejnovější vymoženosti 3D grafických programů, notebook mu nejen že nebude stačit, ale bude mu naprosto ničemu. Profesionální grafik bude nejspíše potřebovat počítač v ceně od 35 000 Kč výše.

Velká výhoda stolního PC je možnost vybudování vlastní sestavy. V obchodech naleznete už hotové neboli sestavené PC. Ale když pověříte někoho kvalifikovaného (například vedoucího IT oddělení), aby ručně vybral jednotlivé součásti a vytvořil z nich nadupanou sestavu, dostanete nejlepší způsob, jak získat nadprůměrný výkon za nejméně peněz.

Výhody a nevýhody stolního počítače a notebooku

Výhody stolního PC

+ Lepší poměr cena/výkon než u notebooku
+ Možný vysoký výkon a velká kapacita paměti
+ Jednoduchý upgrade výměnou konkrétního dílu (pokud je kompatibilní)
+ Určitý počet rozšiřujících komponentů (externí disk) lze schovat do skříně počítače
+ Delší životnost
+ Možnost sestavit vlastní PC

Nevýhody stolního PC

- Komplikované promisťování
- Vyšší spotřeba elektrické energie
- Zabírá mnoho místa
- Nutné dokoupit zbytek příslušenství: minimálně klávesnici, myš a obrazovku

Výhody notebooku

+ Snadno se přenáší
+ Stačí jedno zařízení pro práci v kanceláři i doma
+ Lze využít i pro práci na cestách
+ Nižší spotřeba
+ Všechny komponenty jsou již integrované ( klávesnice, myš, obrazovka).

Nevýhody notebooku

- Externí komponenty, které je někdy nutné nosit s sebou
- Snadno se přehřívá a zanáší prachem
- Menší možnosti upgrade výkonu​

kterým parametrům věnovat pozornost

Které parametry  jsou důležité pro rychlý počítač? Ať už se jedná pracovní notebook, nebo stolní PC, základ je podobný jako u smartphonu a podobných přístrojů: fyzická paměť (pevný disk), virtuální paměť (RAM) a procesor (CPU). K tomuto základu lze přikoupit komponenty na základě potřeby daného povolání - např. výkonnou grafickou kartu pro práci s grafickými programy a výkonnou zvukovou kartu pro práci se zvukovými programy, sekundární disk pro více úložného místa a další.

Pevný disk SSD

Do nedávné doby byly standardem pevné disky s označením HDD (Hard Disk Drive), ale dnes na trhu začínají být populárnější disky SSD (Solid-State Drive). Jsou dražší, lehčí, menší, nevydávají zvuk, ale pro běžného uživatele je rozdíl především v rychlosti - a ta je markantně vyšší než u HDD. SSD disk se hodí zejména, pokud člověk potřebuje pracovat s vysokým objemem uložených dat. Základ je cca 240 GB (lze pořídit menší, ale nevyplatí se to cenově a po čase nemusí stačit).
Svoji roli hraje i to, zda a jakým způsobem využíváte cloudová uložiště

Paměť RAM

Větší virtuální paměť je důležitá při práci s velkými soubory nebo při otevření více oken najednou. Každý program si zabere část celkové paměti RAM, takže při používání víc programů najednou může dojít k “přetížení” a počítač pojede citelně pomaleji. I virtuální paměť má svou rychlost a samozřejmě čím vyšší, tím lepší. Pro základní fungování již dnes dostačuje 8 GB RAM DDR4.

Procesor

Všechny operace, které počítač provádí (spouštění programů, jejich vnitřní fungování a práce s nimi) vypočítává CPU (Central Processing Unit). Je to ústřední jednotka počítače, která by měla být vždy rychlá. Dnes jsou zcela běžné alespoň 4jádrové procesory, které pro normální fungování bohatě stačí.

Operační systém

Běžně není důvod si nad operačním systémem lámat hlavu. Většina sestav kancelářských PC a notebooků má již předinstalovaný operační systém Windows 10 poskytující kompletní zázemí pro administrativní práci na home office s možností instalace dalších pokročilých programů. 

Ergonomie na pracovišti

Co se týče ergonomie pracovního prostředí, s prací z domu souvisí stejná nařízení jako pro práci v kanceláři:

1) Zobrazovací jednotka musí být oddělená od klávesnice. Monitor a klávesnice musí být zvlášť, aby si uživatel mohl nastavit obrazovku umístit a naklonit dle svých potřeb (vzdálenost očí od obrazovky nesmí být menší než 40 cm a její jas nesmí být menší než 35 cd/m2. Toto znamená, že by domácí pracoviště mělo být vybaveno i externím monitorem (ideálně na polohovatelném držáku).

2)  Obrazovka nesmí vykazovat jakékoliv defekty, jako je kmitání, kolísání jasu, rozostření nebo vznik barevných pruhů.

3) Uživatel si musí být při práci s klávesnicí a myší schopný opřít zápěstí. S rozvojem problémů s karpálním tunelem se dnes stávají populární vertikální myši.

4) Ergonomická židle podporující správné držení těla.

Home office monitor

Nejpodstatnější kapitolou ergonomie pracovního místa je monitor. Podle zákona je nutné mít zobrazovací jednotku oddělenou od klávesnice. Monitor oddělený od klávesnice se dá libovolně nastavit podle potřeb uživatele: správný sklon, vzdálenost, výška vůči očím, eliminace odlesků, atd. Je to povinnost zaměstnavatele vůči zdraví zaměstnance.

Jak vybrat monitor k notebooku

Obrazovky pořízené zvlášť bývají kvalitnější, než ty u notebooku. Ty lepší dokonce dokáží redukovat modré světlo, zmírnit jas a jsou schopné vyšší obnovovací frekvence (“rychlost blikání”). Všechno jsou to zásadní faktory při únavě očí. To jsou všechno kritéria pro správný výběr monitoru. Malá obrazovka notebooku také není dostačující pro kohokoliv, kdo potřebuje vidět detaily např. v technických nákresech, designu, apod. Větší monitor je pak nutností. Další nespornou výhodou je získání dvou monitorů. Na jednom může být spuštěný Skype s kolegy a na druhém lze v reálném čase pracovat.

Notebook s obrazovkou musí být kompatibilní. Oba musí mít stejný konektor na připojení kabelu. Dnešním standardem je kabel HDMI, jehož konektor bývá běžně na monitorech i noteboocích, ale je moudřejší si toto specifikum dopředu ověřit.

Ideální druh tiskárny na home office

Mnoho povolání vyžaduje tisk i při práci z domu. Může to být například účetní, která musí ze zákona zálohovat dokumenty, nebo projektant, který musí vytisknout projektovou dokumentaci.

Stejně jako u výběru počítače, i zde by měla zaznít základní otázka, k čemu se bude tiskárna využívat. Tak se rozhodne o jejích potřebných funkcích i o typu tiskárny: laserová, nebo inkoustová. Ostatní typy tiskáren nemá pro domácím prostředí smysl uvažovat.

Co budete tisknout a jak často?

Frekvence tisku
Jak často budete tisknout? Každý den? Dvakrát za týden? Jednou za měsíc?

Objem tisku
Kolik stránek vytisknete naráz?

Typ dokumentů
Bude se jednat o černobílý papír s prostým textem a čísly, nebo celé barevné potištěné stránky

Inkoustová tiskárna vs. laserová tiskárna

Žádná domácí tiskárna není stavěná na každodenní několikahodinovou zátěž. Tiskárny mívají ve specifikacích uvedené, kolik stran denně mohou tisknout. Oba typy tiskáren mají své klady a zápory. Inkoustová tiskárna je obecně levnější a menší a hodí se pro tisk nižšího objemu barevných stran ve vysoké kvalitě. Do domácnosti se hodí také díky pestřejšímu využití. Laserová tiskárna dokáže tisknout větší objem rychleji a levněji a hodí se pro tisk běžných dokumentů.

Inkoustová tiskárna se tedy vyplatí pro menší frekvenci a objem tisku, nicméně kvalitního. Na druhou stranu frekvence tisku nesmí být zase příliš malá, inkoust postupně vysychá a kazeta s inkoustem by se zbytečně a bez užitku vyhodila. Laserová tiskárna je rychlá a levnější. Pokud tisknete víc než 100 stran měsíčně, vyplatí se spíše ona. Vždy je však nutné zohledňovat spotřebu náplně a její cenu. V současnosti vítězí v domácnostech spíše inkoustové tiskárny. 

Inkoustová tiskárna se nejvíce vyplatí pro méně frekventovaný, pravidelný tisk o menším objemu kvalitního papíru. 

Laserová tiskárna je ideálně určena pro rychlý a ekonomický tisk běžných dokumentů o vysoké frekvenci i objemu. O tom, jakou laserovou tiskárnu do kanceláře pořídit, jsme psali v našem článku Srovnání laserových tiskáren do kanceláře.

Funkce tiskárny

Když máte rozhodnuto, která tiskárna více sedí vašim potřebám, můžete se pustit do další otázky: které funkce pro vás budou podstatné? Skenování a kopírování je dnes standardem, ale důležitá pro vás může být třeba funkce tisknutí přes Wi-fi nebo Bluetooth. Pak třeba přímé tisknutí z paměťové karty, USB disku nebo přímý tisk fotek. Práci ulehčí také automatický podavač papíru, obzvlášť u oboustranného tisku, kdy sám obrací stránky.

Cena toneru a catridge

Poslední orientační bod při výběru je cena toneru a cartridge do konkrétního typu tiskárny. Získáte tak přesnější představu o tom, na kolik vás vyjdou náklady na tisk. Nyní se můžete pustit do výběru konkrétní tiskárny.

Potřebujete s výběrem poradit?

Pokud si stále nejste jisti, jaký konkrétní typ tiskárny či počítače zvolit, není nic jednoduššího než se na nás obrátit.