Jak nastavit tisk adresy na obálku
​ve Wordu a excelu

Při komunikaci s klienty či dodavateli může být čas od času třeba rozeslat více obálek najednou. Jejich nadepsání ručně by však bylo dost otravnou záležitostí. V takové chvíli je dobré vědět, jak na obálky adresy natisknout. Pokud s tím dosud nemáte zkušenost, náš článek vám přijde vhod.

Foto: cottonbro studio | Zdroj: Pexels.com

Výběr správné velikosti obálky

​Při tisku obálek je prvním krokem výběr správné velikosti obálky. Do menší obálky by se nám dokument nemusel vejít, velká obálka by zase při menším dokumentu byla zbytečným mrháním papíru. Proto je dobré znát alespoň základní formáty obálek.

Různé formáty obálek a jejich velikosti

Základních obálkových formátů je celkem 11. Označují se různými písmeny – B, C, E, DL, kde E jsou největší, C nejpoužívanější, B jsou o něco málo větší než C. Formát DL je zase nejpoužívanější obálkou v obchodní korespondenci. Pro lepší přehlednost se podívejte na tabulku jednotlivých formátů a jejich rozměrů.

Formát obálky

Velikost obálky v mm

C7/C6

81 x 162 mm

C6

114 x 162 mm

C6/C5

114 x 229 mm

C5

162 x 229 mm

C4

229 x 324 mm

B6

125 x 176 mm

B5

176 x 250 mm

B​4

250 x 353 mm

C3

324 x 458 mm

E4280 x 400 mm
DL110 x 220 mm

Jakou vybrat velikost obálky pro určitý rozměr papíru?

Nejčastěji budete používat určitě C obálky nebo obálku DL. U „céček“ lze jednoduše vybrat vhodnou obálku tak, že se budete řídit formátem papíru. Například papír A4 se nepřeložený vejde do obálky C4, A5 zase do obálky C5, A6 do obálky C6 a podobně. Pokud chcete velikostí obálky spíše šetřit, pak můžete papír v zásilce samozřejmě přeložit – papír A4 přeložený na polovinu se vejde do obálky C5, přeložený na čtvrtiny i do obálky C6.

Pokud korespondenci zasíláte téměř výlučně ve formátu A4, pak se vám bude nejlépe hodit formát obálky DL. Ten je v obchodní korespondenci používaný nejčastěji. A to z toho důvodu, že se do něho přesně vejde na třetiny přeložený papír A4, který působí reprezentativně.

Pokud však zasíláte stoh papírů najednou nebo tlustší materiály, ty už se vám do „céčkových“ obálek nevejdou. V tomto případě zvolíte obálky B (opět se budete řídit stejným pravidlem jako předtím – tlustý katalog ve formátu A4 se vám vejde do obálky B4, na stoh papírů ve formátu A5 použijete obálku B5 a tak dále).

Vhodné materiály obálek pro tisk

Před samotným tiskem na obálku je dále nutné ještě zohlednit také její materiál a to, jak vhodný k tisku bude (více o druzích papírů a jejich vlastnostech). K běžným účelům jsou nejpoužívanější samozřejmě klasické papírové obálky na dopisy, které mají podobnou gramáž jako kancelářský papír a tiskárna si s nimi tedy dobře poradí.

Kartonové obálky z klasické či vlnité lepenky zase můžete potisknout v případě, kdy budete zasílat něco těžšího – tlusté materiály, časopisy, katalogy nebo pevné předměty. V podobných případech se hodí vytisknout nalepovací štítek, který se jednoduše na netypickou obálku nalepí.

Nastavení tisku na obálky v počítači

Jakmile máte vybranou vhodnou velikost obálky, můžete spustit samotný tisk na obálky. Jak na to?

Tisk adres na obálky ve Wordu

  1. Na základní liště ve Wordu klikněte na kartu Korespondence a následně vlevo na možnost Obálky
  1. Následně vyplníte adresu příjemce. Pokud chcete, můžete vyplnit i zpáteční adresu, která se na obálku natiskne do levého horního rohu.
  1. Klikněte na Možnosti a vyberte Možnosti pro obálky a vyberte si velikost obálky, na kterou budete tisknout. Pokud jí v menu nenajdete, můžete si jí tam přidat. V tomto kroku si můžete nastavit také detaily písma na adresních řádcích.
  1. Poté vyberte Možnosti tisku. Zde se vám v obrázkovém návodu zobrazí, jak máte obálku vložit do zásobníku tiskárny (zda lícem nahoru nebo dolů, kratší nebo delší stranou, na pravou nebo levou stranu zásobníku či doprostřed a podobně). Obálku je nutné vložit do tiskárny přesně podle obrázku. Potvrďte OK.
  1. Klikněte na Tisk a zkontrolujte si, zda se obálka vytiskla správně. Pokud ano, můžete přistoupit k tisku většího počtu obálek. Pokud ne, změňte nastavení a pokuste se obálku potisknout správně.

Tisk adres na obálky v Excelu

Tisk adresy na obálku přímo v Excelu provést nelze, dokument Excel ale lze použít jako seznam adresátů a natisknout obálky opět přes Word. Excel využijete jako externí databázi, kde v záhlaví tabulky budete mít uvedeno jméno, příjmení, ulici s číslem popisným, město a PSČ. Toto se hodí zejména v případě, že už podobnou tabulku máte v Excelu hotovou, nebo do ní snadno data překopírujete odjinud.

Následně nastavujeme opět ve Wordu.

  1. Hlavní dokument obsahuje text, který bude stejný pro každou obálku – tedy například zpáteční adresu.
  2. Vyberte kartu Korespondence, následně Spustit hromadnou korespondenci a poté Obálky.
  1. V dialogovém okně nastavte velikost obálky, na kterou budete tisknout a detaily písma.
  1. Na kartě Korespondence vyberte možnost Vybrat příjemce. Pokud máte seznam adresátů z Excelu již uložený, vyberete možnost Použít existující seznam. Následně si vyberete Excel soubor s adresami.
  1. Pokud ho zatím nemáte, vyberte možnost Zadat nový seznam a vytvořte si ho.
  1. Klikněte na možnost Vložit slučovací pole. Ze seznamu adresátů vyberte taková pole, jaká budete chtít na obálku natisknout (tedy například jméno, příjmení, adresa, PSČ, město).
  1. Při dokončení tisku ve Wordu tato pole nahradí skutečnými údaji ze seznamu příjemců, které zvolíte jako adresáty obálek (adresáty lze upravit pod možností Vybrat příjemce).
  2. Přes možnost Shoda polí ověřte, zda Word údaje z vašeho adresáře umístí správně.
  3. Vše si zkontrolujte pod možností Náhled výsledků.
  4. Klikněte na Dokončit a sloučit, nastavte si parametry tisku a vytiskněte obálky.

Nastavení tisku na obálky v tiskárně

Na obálky umí tisknout většina tiskáren, nicméně určitě ne všechny. Před samotným tiskem je ale potřebné ověřit si, že právě naše tiskárna funkci tisku na obálky podporuje.

Tiskárny vhodné pro tisk na obálky

Pokud kupujete novou tiskárnu, je to nejjednodušší – v popisu produktu určitě najdete to, zda tiskárna tisk na obálky podporuje. Dozvíte se určitě i to, jaké formáty obálek je tiskárna schopná potisknout (nejčastěji jsou to DL, C4, C5, B4 či B5).

Pokud váháte nad tím, jakou tiskárnu pro tisk obálek zvolit, řiďte se spíše množstvím, které budete tisknout. Při větším počtu tisku v pravidelných intervalech se vyplatí spíše laserová tiskárna – tisk je rychlejší i levnější než u té inkoustové.

Pokud chcete tisknout na obálky na tiskárně, kterou už máte a nevíte, zda na obálky tisknout umí, otevřete si např. ve Wordu kartu tisk (klávesová zkratka Ctrl+P), přejděte do Další nastavení a podívejte se, zda můžete v části Typ papíru změnit formát na Obálky.

Pokud to není možné, podívejte se do části Velikost papíru a zjistěte, zda ho můžete přepnout na formát obálky, na kterou budete tisknout (například C4 nebo B4). Poslední možností je pak uživatelská příručka k vaší tiskárně. Tam byste se určitě měli dozvědět, zda na obálky tisknout umí či nikoli.

Různé typy tiskáren a specifika nastavení tisku na obálky

Při nastavení tisku na obálky je vždy nutné řídit se pokyny z uživatelské příručky vaší konkrétní tiskárny. Nastavení se totiž u různých typů může výrazně lišit.

Poté, co si otevřete soubor se zadanou adresou a vyberete tisk, budete muset nastavit několik věcí – vyberete tiskárnu, v sekci Vlastnosti nastavíte základní orientaci papíru, v části Typ papíru zase požadovaný formát obálky. Vyberete také to, do jakého zásobníku dáváte obálku a jakým směrem, čímž se vyhnete chybnému tisku. Jednotlivé kroky mohou být u různých tiskáren také různé. Základem ale je, aby tiskárna tisk na obálky podporovala, jinak se k takto detailnímu nastavení tisku na obálky z jejího menu ani nedostanete.

Kam umístit obálku do tiskárny

Některé tiskárny umí tisknout na obálky, které vložíte do předního či zadního zásobníku (podle toho, jaký má vaše tiskárna). Je ale naprosto důležité pohlídat si správné umístění obálky (tiskárna sama řekne Wordu, jak má být obálka vložena, a právě tato instrukce se vám v MS Word při nastavování tisku na obálky zobrazí jako obrázkový návod). Poté nastavíte vodítka šířky papíru tak, aby těsně přiléhala k okrajům obálky.

Dost tiskáren ale tisknout na obálky ze zásobníku neumí. V takovém případě jim je budete muset podávat ručně (k ručnímu podávání se dostanete po odklopení zadního krytu tiskárny). V tomto případě ale při nastavení tisku na tiskárně nezapomeňte namísto zásobníku papíru vybrat možnost Ruční podávání.

Závěr

Jak jste mohli vidět, tisk na obálky z MS Word a Excel není vůbec složitý, právě naopak. Pokud vaše tiskárna tuto funkci podporuje, i velké množství obálek budete mít potištěné během chvíle a ušetříte si spoustu ručního vypisování. 

Kam dál

Jak vybrat paměť RAM do notebooku
před 12 dny, 4.4.2024

Jak vybrat paměť RAM do notebooku

Výběr vhodné operační paměti RAM má výrazný vliv na celkovou rychlost práce na notebooku. Právě operační paměť totiž určuje, kolik aplikací a různých procesů můžete na notebooku současně spustit bez toho, aniž by se váš stroj začal výrazně zpomalovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)
před 12 dny, 4.4.2024

K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)

U multifunkčních tiskáren či skenerů se často můžete setkat se zkratkou ADF. Automatický podavač je užitečnou funkcí, která najde uplatnění zejména ve větších kancelářích, kde se často pracuje s velkým množstvím dokumentů. Číst celý článek

clanek-kategorie-Tiskárny
Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11
před 29 dny, 18.3.2024

Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11

Aktualizace ovladačů je důležitým krokem pro udržení optimálního výkonu a stability operačního systému. Nejnovější verze ovladačů často přináší vylepšení kompatibility a opravy chyb, což může i výrazně zlepšit uživatelskou zkušenost a bezpečnost. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat notebook na úpravu fotek
před 1 měsícem, 11.3.2024

Jak vybrat notebook na úpravu fotek

Pořízením snímku končí jenom první část práce fotografa. Ta druhá část vyžaduje čas strávený u počítače při práci na úpravě fotografií. Pokud často při focení cestujete, nebo preferujete možnost být při úpravě fotek flexibilní, bude pro vás notebook neocenitelným pomocníkem. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit
před 1 měsícem, 4.3.2024

Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit

Termín průmyslové špionáže si mnozí spojují jen s velkými firmami s pokročilým výzkumem a vývojem. Pravdou však je, že se tento nelegální a nekalý způsob získávání dat a informací ze strany konkurence může týkat úplně každé společnosti – tedy i těch malých. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Jak zazipovat soubor či složku
před 2 měsíci, 20.2.2024

Jak zazipovat soubor či složku

Pokud jste zvyklí přikládat k e-mailu přílohu, určitě se vám někdy stalo, že příloha překročila limit velikosti. V takovém případě můžete přílohu rozdělit do více e-mailů, nahrát do cloudu, nebo soubor či složku tzv. zazipovat. V tomto článku si ukážeme, jak na to. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost