Jak nastavit tisk štítků ve Wordu a Excelu

Tisk štítků je velmi užitečnou funkcí Wordu, kterou i s běžnou domácí tiskárnou může zvládnout každý. Nejčastěji se využívá k vytváření adresních štítků na obálky, což může velmi usnadnit život například lidem, kteří provozují vlastní e-shop a často rozesílají různé balíky a zásilky.

Foto: Mediamodifier | Zdroj: Unsplash.com

Využití štítků je ale mnohem více – na štítky můžete tisknout také cenovky, obrázky, loga či fotografie a vytvářet tak design, který charakterizuje vaši firmu. Největší výhodou hromadného tisku samolepících štítků je pak samozřejmě rychlost jejich vytváření. Pokud potřebujete denně rozeslat desítky či dokonce stovky zásilek, můžete si díky tomu ušetřit spoustu času a námahy.

Možnosti tisku adresních štítků

Na začátku je třeba vysvětlit si rozdíl mezi tiskem štítků a tiskem adres přímo na obálku. Zatímco v prvním případě potisknete adresou štítky a následně je na obálku nalepíte, ve druhém případě budete dávat do tiskárny samotnou obálku, na kterou tiskárna vytiskne adresu přímo. V tomto článku se budeme věnovat pouze tisku na samolepící štítky.

Tisk štítku na běžný kancelářský papír

Prvním způsobem je vytištění adresy na běžný kancelářský papír, ze kterého si pak štítek vystřihnete a nalepíte ho na obálku lepicí páskou. Jde sice o nejlevnější, ale málo profesionální řešení, které je navíc pomalé (vystřihnout si štítek a nalepit ho páskou už při pár balíčcích zabere dost času). Jde proto o vhodný způsob pouze pro ty, kteří potřebují odeslat občas pár zásilek.

I přesto je ale důležité pohlídat si, jaký papír na štítek použijete – ten musí působit alespoň trochu reprezentativně. I v kategorii kancelářského papíru totiž najdeme různé druhy, které můžeme použít (více o druzích papíru). Podle počtu štítků, které budete tisknout, si pohlídejte zejména správný formát papíru (abyste zbytečně nemrhali velkým papírem na pár štítků). Poté se zaměřte na gramáž papíru (není žádoucí, aby papír prosvítal, štítky mají působit reprezentativně).

​Tisk na samolepící etikety na A4

Stále levnou, přitom ale mnohem profesionálnější a rychlejší možností je tisk adres na samolepící štítky z A4. V tomto případě jde o papír s nařezanými samolepícími štítky, které po jejich natištění snadno odlepíte a nalepíte na obálku bez použití jakéhokoli dalšího materiálu. Samolepící štítky na A4 mohou mít různé rozměry (podle toho se na A4 vejde 4, 8 nebo 16 kusů štítků). Tento způsob bude vhodný například pro menší e-shopy, které denně rozesílají několik balíčků.

Tisk na samolepící štítky v rolích

Pokud potřebujete rozeslat desítky až stovky zásilek denně, bude pro vás ideální profesionální řešení. Tím je tisk adres na samolepící štítky v rolích. Toto řešení už vyžaduje specializovanou tiskárnu na štítky, tisk adres s ní je ale velmi rychlý a pohodlný (role se štítky se celá vloží do tiskárny a během tisku se rychle odvíjí).

Foto: wsintapanon | Zdroj: Depositphotos.com

Jaké tiskárny zvládnou tisk na štítky?

Nejlépe tisk na štítky umí specializované tiskárny, které jsou k tomuto účelu určeny. V menším množství ale můžete klidně tisknout štítky i na běžných domácích tiskárnách.

Běžné kancelářské tiskárny

Tisknout štítky na běžný kancelářský papír, ze kterého si je poté vystřihnete, zvládne každá domácí inkoustová či laserová tiskárna. Jde o naprosto běžný tisk jako každý jiný.

Tisk na samolepící štítky z A4 už musí tiskárna podporovat. Tuto funkci má většina kvalitnějších domácích i kancelářských tiskáren. Před tiskem se ale o tom nezapomeňte přesvědčit v jejím manuálu, kde se mimo jiné dozvíte také to, který zásobník podporuje tisk štítků. Štítky lze často tisknout také pomocí ručního podávání. Najdete zde určitě také informaci o tom, jakým způsobem arch štítků do zásobníku vložit.

Než k samotnému tisku přistoupíte, musíte ale tiskárnu nastavit. Na kartě Tisk se pod možností Vlastnosti dostanete k detailnějšímu nastavení. Nezapomeňte nastavit odpovídající formát archu štítků, na který budete tisknout, typ papíru změňte na štítky a poté vyberte také zásobník, ze kterého budete tiskárnu zásobovat (případně nastavte ruční podávání).

Tiskárny na štítky

Tiskárna na štítky jde často rozpoznat na první pohled. Jde totiž o specializované zařízení, které obvykle umí tisknout jen a pouze na štítky. Díky tomu má minimální rozměry (musí se do ní vejít jenom role se samolepícími štítky, proto často jde o malou krabičku).

Foto: zavgsg | Zdroj: Depositphotos.com

Výhodou specializovaných tiskáren štítků je rychlý a spolehlivý provoz, přesnost a snadná ovladatelnost. Nejde vůbec o nějaké složité přístroje, vše na nich snadno nastavíte na displeji.

Ve velké většině případů jde o termotiskárny. Pokud potřebujete tisknout pouze černobíle (což je na tisk adresních štítků ideální), hodit se vám bude tiskárna na štítky, která pracuje na principu přímého termotisku. Nepotřebuje žádnou náplň, pouze speciální samolepící etikety s termocitlivou vrstvou. Její další výhodou jsou proto nízké náklady na provoz. Mírnou nevýhodou mohou být počáteční náklady na její pořízení, které se vám ale později díky tomu, že ušetříte na nákladech, vrátí.

Tisk štítků ve Wordu

Pokud si při tisku adresních štítků vystačíte s tím, že vytisknete pouze jméno a adresu a nic dalšího nepotřebujete, žádný specializovaný program na tisk štítků potřebovat nebudete. Bohatě si vystačíte s MS Word.

  1. Otevřete si prázdný dokument Word.
  2. Klikněte na Korespondence a poté na Štítky.
  1. Zvolte na Možnosti. Zde nastavíte dodavatele vašich štítků a jejich formát.
  1. Pokud ho v seznamu nenajdete, klikněte na Nový štítek. Tam si nakonfigurujete rozměry vašich štítků a přidáte je do seznamu. Po správném nastavení klikněte na OK.
  1. V dalším kroku se vrátíte do dialogového okna, kde vyplníte adresu a případné další informace, které mají být na štítku.
  2. Pokud chcete tisknout celou stránku štítků se stejnou adresou, teď v nastavení vyberte možnost Celá stránka stejných štítků. Pokud potřebujete pouze jeden, vyberte možnost Jediný štítek a nastavte jeho umístění na archu štítků (číslo řádku a sloupce, kde se nachází na archu štítek, který má tiskárna potisknout).
  1. Poté už můžete přistoupit k samotnému tisku štítku (kliknutím na Tisk) nebo si před ním ještě zobrazit náhled dokumentu (kliknutím na Nový dokument).

Tisk štítků Z Excelu

Tisk adresních štítků z Excelu nelze provést přímo, Excel dokument ale lze využít jako externí databázi jmen a adres, s jejíž pomocí následně vytisknete štítky přes hromadnou korespondenci ve Wordu. Jak na to?

  1. Nejdříve se ujistěte, že vaše excelová databáze s adresami je dostatečně přehledná a Word ji přečte. V prvních buňkách sloupců je vždy popis prvků, které se pod nimi nachází. Ideální bude, pokud se budou shodovat s názvy polí ve Wordu, která chcete na štítcích mít (takže například Jméno, Příjmení, První řádek adresy, Město, PSČ).

    ​V seznamu adresátů nepoužívejte žádné prázdné buňky, které by narušovaly celistvost dokumentu. Takto nebudete mít s převodem tabulky do hromadné korespondence ve Wordu nejmenší problémy.
  1. Následně přejděte do Wordu. Aby šlo využít soubor z Excelu ve Wordu, je třeba ještě nastavit převod formátu souboru. Klikněte na Soubor a v levém menu úplně dole klikněte na Možnosti.

    Následně pod
    Upřesnit zaškrtněte Při otevírání potvrdit převod formátu souboru.
  1. Klikněte na Korespondence, poté na Spustit hromadnou korespondenci a vyberte Štítky.
  1. Vyskočí dialogové okno s názvem Možnosti štítku. Nastavte dodavatele a velikost vašich štítků, (případně si vytvořte úplně nový štítek). Poté potvrďte kliknutím na OK.
  1. Nyní klikněte na možnost Vybrat příjemce, kterou najdete na kartě Korespondence. Následně vyberte Připojit existující seznam a v počítači vyhledejte váš dokument Excel, ve kterém máte připravenou tabulku s adresami.
  1. Zobrazí se vyskakovací okno, které opět potvrdíte kliknutím na OK. Následně klikněte na text v prvním sloupci před «Další záznam» a poté vyberte v horním menu Blok adresy.
  1. Vyskočí na vás dialogové okno, kde uvidíte náhled jména a adresy tak, jak bude vypadat na štítku. Pokud vše odpovídá, můžete potvrdit kliknutím na OK. Do prvního sloupce se vloží «Blok adresy».
Tip

Pokud některý údaj čte Word nesprávně, klikněte na možnost Shoda polí. Zde můžete nastavit to, aby se skutečná pole na štítcích shodovala s buňkami ve vašem excelovém dokumentu.


Jméno si přiřadíte ke jménu, příjmení k příjmení, atd. Pokud vše nastavíte správně, po kliknutí na OK už v původním dialogovém okně uvidíte náhled jména a adresy, který bude odpovídat vaší představě, jak má štítek po vytištění vypadat.

  1. Nyní je třeba, aby se vložily všechny další adresy. Toho dosáhnete tím, že kliknete na Aktualizovat štítky
  1. Výsledek si můžete zkontrolovat kliknutím na Náhled výsledků. Pokud jste s výstupem spokojeni, stačí kliknout na Dokončit a sloučit a následně na Upravit jednotlivé dokumenty. V dialogovém okně potvrdíte OK.
  2. Právě se vám vytvořil nový dokument s názvem Štítky1, kde už nevidíte bloková pole («Další záznam»«Blok adresy»), nýbrž hotové štítky se jmény a adresami všech lidí, které máte v seznamu adresátů.
  3. Přejděte na Soubor, poté Tisk, nastavte si detaily tisku a štítky si vytiskněte.

Další programy na tisk štítků

Pokud z nějakého důvodu potřebujete sofistikovanější nástroj, je na výběr celá řada. Software na tisk štítků je dnes již velmi rozšířený, takže není problém si vybrat program, který vám bude vyhovovat. My se podíváme na 3 programy, které jsou používány asi nejčastěji.

Avery Zweckform

Avery Zweckform je bezplatný nástroj, který kromě adresních štítků umí tisknout i vizitky, čárové kódy či nejrůznější etikety na zásilky, složky či pořadače. Nemusíte nic instalovat, vše uděláte přímo v prohlížeči po vstupu do programu. Přivítají vás jednotlivé šablony pro různé etikety, cenovky či štítky.

Zde si zvolíte takový rozměr adresních štítků, jaký mají skutečné štítky, na které budete tisknout. Poté si můžete vybrat z různých grafických návrhů těchto štítků, načež do nich jednoduše vložíte jména a adresy (můžete je importovat také hromadně z počítače či Google Drive). Následně už jen vše překontrolujete, nastavíte detaily tisku a pošlete je do tiskárny.

Jde o velmi rychlý a pohodlný způsob, jak vytvářet adresní štítky s grafikou. Uživatelské rozhraní programu je intuitivní a příjemné, proto ho zvládne opravdu každý.

Planet Soft Label

Planet Soft Label umožňuje vytvářet libovolné štítky, etikety nebo čárové kódy, přidávat do nich různou grafiku a pracovat přitom s externí databází adres. Program je opět také velmi intuitivní a snadný na ovládání. Na rozdíl od Avery Zweckform ho už ale před použitím musíte nainstalovat do počítače a nastavit jeho kompatibilitu s vaší verzí Windows.

Formix

Formix je český program, který kromě adresních štítků umí mnoho dalšího – například poštovní formuláře, faktury, vizitky, čárové kódy, EET účtenky i mnoho dalšího. Samozřejmostí je opět i práce s nejrůznějšími externími databázemi včetně těch adresních.

Program je určený pouze pro Windows a je potřebné ho nainstalovat do počítače. Zdarma je ale pouze jeho demoverze. Nabízí sice všechny funkce, které má i plný program, jeho platnost je ale omezená pouze na 50 spuštění. Před zaplacením plné verze tak ale máte alespoň možnost si program plnohodnotně vyzkoušet a poté se můžete rozhodnout, zda vám investice do něho za to skutečně stojí.

Závěr

Jak jste viděli, tisk štítků ve Wordu není žádná věda. Pokud pravidelně tisknete pouze pár štítků, žádný další program potřebovat nebudete. Bohatě si vystačíte právě s MS Word. S Excelovou databází adres si zase ušetříte zbytečné ruční vyplňování jmen a adres. Jakmile v tom získáte praxi, bude tisk štítků přes Excel i Word velmi rychlou a pohodlnou záležitostí.

Kam dál

Jak vybrat paměť RAM do notebooku
před 12 dny, 4.4.2024

Jak vybrat paměť RAM do notebooku

Výběr vhodné operační paměti RAM má výrazný vliv na celkovou rychlost práce na notebooku. Právě operační paměť totiž určuje, kolik aplikací a různých procesů můžete na notebooku současně spustit bez toho, aniž by se váš stroj začal výrazně zpomalovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)
před 12 dny, 4.4.2024

K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)

U multifunkčních tiskáren či skenerů se často můžete setkat se zkratkou ADF. Automatický podavač je užitečnou funkcí, která najde uplatnění zejména ve větších kancelářích, kde se často pracuje s velkým množstvím dokumentů. Číst celý článek

clanek-kategorie-Tiskárny
Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11
před 29 dny, 18.3.2024

Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11

Aktualizace ovladačů je důležitým krokem pro udržení optimálního výkonu a stability operačního systému. Nejnovější verze ovladačů často přináší vylepšení kompatibility a opravy chyb, což může i výrazně zlepšit uživatelskou zkušenost a bezpečnost. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat notebook na úpravu fotek
před 1 měsícem, 11.3.2024

Jak vybrat notebook na úpravu fotek

Pořízením snímku končí jenom první část práce fotografa. Ta druhá část vyžaduje čas strávený u počítače při práci na úpravě fotografií. Pokud často při focení cestujete, nebo preferujete možnost být při úpravě fotek flexibilní, bude pro vás notebook neocenitelným pomocníkem. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit
před 1 měsícem, 4.3.2024

Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit

Termín průmyslové špionáže si mnozí spojují jen s velkými firmami s pokročilým výzkumem a vývojem. Pravdou však je, že se tento nelegální a nekalý způsob získávání dat a informací ze strany konkurence může týkat úplně každé společnosti – tedy i těch malých. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Jak zazipovat soubor či složku
před 2 měsíci, 20.2.2024

Jak zazipovat soubor či složku

Pokud jste zvyklí přikládat k e-mailu přílohu, určitě se vám někdy stalo, že příloha překročila limit velikosti. V takovém případě můžete přílohu rozdělit do více e-mailů, nahrát do cloudu, nebo soubor či složku tzv. zazipovat. V tomto článku si ukážeme, jak na to. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost