Skartace většího objemu dokumentů může být složitý a náročný proces. Údaje o zaměstnancích a klientech, účetní záznamy, výroční zprávy, firemní know-how a další citlivá data se musí správně archivovat, ale i likvidovat. A to nejde bez pochopení pojmů, jako jsou skartační znaky, skartační řád, úrovně utajení a další.
Pravidla pro skartaci nejsou úplně jednoduchá a vždy se musíme řídit zákonem, konkrétně zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. V prvé řadě si proto definujeme pojem skartace z pohledu zákona. Zatímco většina lidí si pod pojmem skartace představí fyzickou likvidaci dokumentu ve skartovačce, podle zákona se jedná o proces vyřazení nepotřebných dokumentů a vyhodnocení, jak se s nimi dále naloží - což může být nejen likvidace, ale i archivace. Fyzické zničení dokumentů je tudíž jen jedním aspektem skartace.
Všechny dokumenty se musí skartovat podle skartačního řádu, což je vnitřní předpis jakékoliv společnosti vydaný původcem dokumentů stanovující výkon spisové služby. Když se to řekne jednoduše: skartační řád určuje, kdo v podniku má na starosti skartaci, a jak se má správně provádět. Součástí skartačního řádu je spisový plán a skartační plán, které obsahují druhy dokumentů a instrukce a k jejich správné skartaci.
Různé typy dokumentů mají různě dlouhé skartační lhůty neboli dobu, po jakou musí být uchovány. Jsou to kupříkladu:
Každý vyřazený dokument musí být označen skartační lhůtou v podobě počtu let, po které ho firma bude uchovávat ve svém archivu.
Skartační lhůta většinou začíná běžet od 1.1. následujícího roku po tzv. spouštěcí události, čímž se nejčastěji rozumí začátek platnosti dokumentu.
K tomu musí být dokument být zařazen do jedné ze tří skupin, z nichž každá má svůj skartační znak:
“S” (skart/stoupa): dokument bude fyzicky zlikvidován.
“A” (archiv): dokument se bude po stanovenou skartační lhůtu archivovat a po jejím uplynutí bude předán místně příslušnému archivu k trvalé archivaci. Je totiž ve veřejném zájmu některé dokumenty kvůli jejich obsahu, původu nebo jinému rysu trvale uchovat. Takto se archivují data o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, zápisy z jednání statutárních orgánů, ochranné známky, apod.
“V” (výběr): dokument bude předán místnímu archivu k posouzení, zda jde o “S” nebo “A”.
Skartační znak spolu se skartační lhůtou se zaznačí na dokument: například S5, V3 nebo A10. S5 znamená 5 let archivovat a poté zlikvidovat, A10 znamená 10 let archivovat a poté předat archivu k trvalé archivaci (vznik tzv. archiválie), V3 znamená 3 roky uchovat a poté archiv rozhodne, jak se s dokumentem naloží.
Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty (nebo později, pokud firma ještě potřebuje dokument ke svojí činnosti).
Skartační návrh je žádost firmy o vyřazení nepotřebných dokumentů, kterou podává místně příslušnému archivu. Ten skartační návrh přezkoumá a schválí, nebo provede úpravy. Součástí návrhu je seznam dokumentů označených příslušnými skartačními znaky.
Z čeho tedy sestává celý proces skartace?
Následuje otázka, jak se které dokumenty fyzicky skartují, respektive jak mají vypadat po skartaci. Norma DIN 66399 definuje 3 úrovně ochrany dokumentů.
Do 1. úrovně ochrany se řadí informace běžně dostupné pro širokou skupinu lidí.
V rámci 2. úrovně najdeme citlivé osobní a důvěrné dokumenty, ke kterým se vztahuje přísná ochrana osobních dat. Jejich zneužití by mohlo mít vážné dopady na podnikatelské subjekty nebo by mohlo vést k porušení zákona.
Pod 3. úroveň ochrany spadají dokumenty určené pro velice úzký okruh osob s bezpečnostním pověřením.
3 úrovně ochrany se dále dělí na 7 stupňů bezpečnosti P1-P7. Ty určují, jakým způsobem se má dokument fyzicky zničit, respektive jak mají vypadat výsledné proužky papíru.
1. úroveň ochrany | |
Stupně bezpečnosti P1-P3 | Způsob likvidace |
P-1: katalogy a brožury. | Plocha částic maximálně 2 000 mm² nebo proužky o maximální šíři 12 mm. |
P-2: směrnice, obchodní podmínky, mapy, nedatované instrukce. | Plocha částic maximálně 800 mm² nebo nebo proužky o maximální šíři 6 mm. |
P-3 (podle obsahu se dokumenty mohou řadit i do 2. stupně ochrany): osobní data, firemní reporty, soukromé adresy, účty a faktury. | Plocha částic maximálně 320 mm² nebo proužky o maximální šíři 2 mm. |
2. úroveň ochrany | |
Stupně bezpečnosti P4-P5 | Způsob likvidace |
P-4: osobní data, faktury, daňová přiznání, lékařské předpisy, výpisy z účtů a příkazy k úhradě, pracovní kontrakty. | Příčný řez o max. ploše 160 mm2 nebo proužky o maximální šíři 6 mm. |
P-5 (podle obsahu se dokumenty mohou řadit i do 3. stupně ochrany): patenty, plány, zásadní firemní informace, strategie, analýzy, výrobní dokumentace, informace o zaměstnancích – adresa, majetkové poměry, plat,... | Příčný řez o max. ploše 30 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm. |
3. úroveň ochrany | |
Stupně bezpečnosti P6-P7 | Způsob likvidace |
P-6: genetické a biometrické informace, mimořádná bezpečnostní opatření pro výzkumy, osobní informace jako náboženství, politická příslušnost, sexuální orientace, zdravotní dokumentace osob se ZTP, členství v odborech. | Příčný řez o max. ploše 10 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm. |
P-7: dokumenty armády a tajných služeb, vyšetřovací spisy, strategické plány obrany státu. | Příčný řez o max. ploše 5 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm. |
Samozřejmě platí, že skartování na nejmenší možné kousky dává záruku spolehlivé likvidace.
Norma DIN 66399 určuje stupně bezpečnosti i pro další typy nosičů: mikrofilmy, optické, magnetické a elektronické nosiče nebo pevné disky. Bezpečnému mazání dat z disku ve srovnání s nedostatečně účinným formátováním disku (stejně jako možnostem obnovy smazaných dat) jsme již věnovali samostatné články.
Pokud dbáte na bezpečnou likvidaci dat, nezapomínejte ani na jejich odpovídající zabezpečení v průběhu doby, kdy je využíváte - např. šifrováním či opatřením souborů či složek heslem.
Pokud si ohledně správného provedení skartace nejste jistí nebo máte vás čeká skartace velkého objemu dokumentů, nebo není od věci oslovit specializovanou firmu.
Protože každá společnost a organizace produkuje citlivá data, nemůže v ní chybět skartovačka. Často patří ale i do výbavy home office kanceláře.
Především musíte vědět, co budete skartovat - jaký materiál (často to bývají CD a DVD, magnetické nebo plastové karty) a podle jakého stupně bezpečnosti. Důležité je ale i to, zda jsou papíry například sešité sešívačkou. Toto vše najdete ve specifikacích výrobce společně s typem řezu a dalšími funkcemi.
Nejčastěji se však skartuje papír. Skartovací stroje jsou schopné vzít větší objem papíru naráz, Záleží však, jakou gramáž papíru používáte. Například papír s gramáží 210 g/m2 je jako 3 archy klasického kancelářského papíru o 70 g/m2.
Skartovací stroje disponují jedním ze třech následujících typů řezu:
Další praktické funkce skartovaček jsou zpětný chod, automatický start i automatické vypnutí při přehřátí nebo přehlcení, což jsou u skartovaček časté jevy. Práci usnadní automatický podavač a důležitý je i objem koše. Snadná vyjímatelnost koše usnadňuje jeho vysypání, alternativou je možnost položení skartovače na běžný koš. Více košů poslouží na různé druhy odpadního materiálu.
Vhodným příslušenstvím ke skartovačce je olej, který pomáhá udržovat funkčnost i prodloužit životnost, a pytle, do kterých rozstříhané pruhy papíru vysypáváme.
Pokud článek nezodpověděl všechny vaše dotazy, není nic jednoduššího než nás kontaktovat. Rádi vám poradíme ohledně výběru vhodné skartovačky.
Ačkoliv si většina z nás dnes může na tiskárně snadno vytisknout fotografie bez nutnosti navštívit fotolab nebo copycentrum, kvalitní tisk na fotopapír nemusí být tak jednoduchý, jak se může zdát. Číst celý článek
Pokud používáte počítač delší dobu, přirozeně se stane, že po pár letech již není tak svižný jako býval. Předtím, než zpomalený počítač nadobro odepíšete, se ale dá podniknout celá řada kroků, které mu výkon navrátí. Číst celý článek
Vytvořili jste si dokument ve Wordu, Excelu či PDF a nepřejete si, aby ho někdo jiný četl nebo v něm dělal změny? V řadě programů můžete svůj soubor opatřit heslem a uchránit ho tak od nevítané pozornosti. Číst celý článek
U starších tiskáren běžnější, u těch nových příležitostný problém. Řeč je o zaseklém papíru v tiskárně. Tiskárny jsou naštěstí konstruovány tak, abyste se k zaseklému papíru dokázali pohodlně dostat a mohli ho tak uvolnit. Číst celý článek
Opatření složky heslem je jedním ze základních způsobů, jak ochránit uložená data. Jde o nenáročný a rychlý způsob ochrany, o kterém ale paradoxně stále dost uživatelů PC ani neví. Číst celý článek
Většina uživatelů tiskáren zná pouze tisk přímý - tedy poslání úlohy z počítače přímo do tiskárny. Ale v podnicích, kde se tiskne často, může snadno dojít k zahlcení tiskové fronty. Řešením je tiskový server. Číst celý článek
