Jak a kdy řešit skartaci dokumentů

Skartace většího objemu dokumentů může být složitý a náročný proces. Údaje o zaměstnancích a klientech, účetní záznamy, výroční zprávy, firemní know-how a další citlivá data se musí správně archivovat, ale i likvidovat. A to nejde bez pochopení pojmů, jako jsou skartační znaky, skartační řád, úrovně utajení a další.

Foto: stux | Zdroj: Pixabay.com

Pravidla pro skartaci nejsou úplně jednoduchá a vždy se musíme řídit zákonem, konkrétně zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. V prvé řadě si proto definujeme pojem skartace z pohledu zákona. Zatímco většina lidí si pod pojmem skartace představí fyzickou likvidaci dokumentu ve skartovačce, podle zákona se jedná o proces vyřazení nepotřebných dokumentů a vyhodnocení, jak se s nimi dále naloží - což může být nejen likvidace, ale i archivace. Fyzické zničení dokumentů je tudíž jen jedním aspektem skartace.

Co je skartační řád?

Všechny dokumenty se musí skartovat podle skartačního řádu, což je vnitřní předpis jakékoliv společnosti vydaný původcem dokumentů stanovující výkon spisové služby. Když se to řekne jednoduše: skartační řád určuje, kdo v podniku má na starosti skartaci, a jak se má správně provádět. Součástí skartačního řádu je spisový plán a skartační plán, které obsahují druhy dokumentů a instrukce a k jejich správné skartaci.

Skartační znaky a lhůty

Skartační lhůty

Různé typy dokumentů mají různě dlouhé skartační lhůty neboli dobu, po jakou musí být uchovány. Jsou to kupříkladu:

  • Stejnopisy evidenčních listů - 3 roky
  • Účetní knihy, záznamy a doklady - 5 let
  • Inventurní soupisy - 5 let
  • Smlouvy o poskytnutí služby, smlouvy o dílo, leasingové a úvěrové smlouvy - 5 let
  • Účetní uzávěrky, výroční zprávy - 10 let
  • Manažerské smlouvy - 20 let
  • Mzdové listy nebo účetní záznamy o důchodovém pojištění - 30 let

Každý vyřazený dokument musí být označen skartační lhůtou v podobě počtu let, po které ho firma bude uchovávat ve svém archivu.

Skartační lhůta většinou začíná běžet od 1.1. následujícího roku po tzv. spouštěcí události, čímž se nejčastěji rozumí začátek platnosti dokumentu.​​

Nejdéle je třeba uchovávat záznamy o důchodovém pojištění, a to celkem 30 let. | Foto: C M | Zdroj: Unsplash.com

Skartační znaky

K tomu musí být dokument být zařazen do jedné ze tří skupin, z nichž každá má svůj skartační znak:

  • “S” (skart/stoupa): dokument bude fyzicky zlikvidován.

  • “A” (archiv): dokument se bude po stanovenou skartační lhůtu archivovat a po jejím uplynutí bude předán místně příslušnému archivu k trvalé archivaci. Je totiž ve veřejném zájmu některé dokumenty kvůli jejich obsahu, původu nebo jinému rysu trvale uchovat. Takto se archivují data o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, zápisy z jednání statutárních orgánů, ochranné známky, apod.

  • “V” (výběr): dokument bude předán místnímu archivu k posouzení, zda jde o “S” nebo “A”.

Skartační znak spolu se skartační lhůtou se zaznačí na dokument: například S5, V3 nebo A10. S5 znamená 5 let archivovat a poté zlikvidovat, A10 znamená 10 let archivovat a poté předat archivu k trvalé archivaci (vznik tzv. archiválie), V3 znamená 3 roky uchovat a poté archiv rozhodne, jak se s dokumentem naloží.

Skartační řízení

Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty (nebo později, pokud firma ještě potřebuje dokument ke svojí činnosti).

Skartační návrh je žádost firmy o vyřazení nepotřebných dokumentů, kterou podává místně příslušnému archivu. Ten skartační návrh přezkoumá a schválí, nebo provede úpravy. Součástí návrhu je seznam dokumentů označených příslušnými skartačními znaky.

Postup skartace

Z čeho tedy sestává celý proces skartace?

  1. Vyznačení skartačních znaků a lhůt.
  2. Archivace dokumentů do uplynutí skartační lhůty.
  3. Po uplynutí se vytvoří skartační návrh se seznamem vyřazených dokumentů a postoupí se archivu.
  4. Archiv návrh zreviduje.
  5. Revidovaný návrh se zrealizuje.

Skartování dokumentů podle stupně utajení

3 úrovně ochrany

Následuje otázka, jak se které dokumenty fyzicky skartují, respektive jak mají vypadat po skartaci. Norma DIN 66399 definuje 3 úrovně ochrany dokumentů.

1. úroveň ochrany

Do 1. úrovně ochrany se řadí informace běžně dostupné pro širokou skupinu lidí. 

2. úroveň ochrany

V rámci 2. úrovně najdeme citlivé osobní a důvěrné dokumenty, ke kterým se vztahuje přísná ochrana osobních dat. Jejich zneužití by mohlo mít vážné dopady na podnikatelské subjekty nebo by mohlo vést k porušení zákona. 

3. úroveň ochrany

Pod 3. úroveň ochrany spadají dokumenty určené pro velice úzký okruh osob s bezpečnostním pověřením.

7 stupňů bezpečnosti

3 úrovně ochrany se dále dělí na 7 stupňů bezpečnosti P1-P7. Ty určují, jakým způsobem se má dokument fyzicky zničit, respektive jak mají vypadat výsledné proužky papíru.

1. úroveň ochrany

Stupně bezpečnosti P1-P3

Způsob likvidace

P-1: katalogy a brožury.

Plocha částic maximálně 2 000 mm² nebo proužky o maximální šíři 12 mm.

P-2: směrnice, obchodní podmínky, mapy, nedatované instrukce.

Plocha částic maximálně 800 mm² nebo nebo proužky o maximální šíři 6 mm.

P-3 (podle obsahu se dokumenty mohou řadit i do 2. stupně ochrany): osobní data, firemní reporty, soukromé adresy, účty a faktury.

Plocha částic maximálně 320 mm² nebo proužky o maximální šíři 2 mm.

2. úroveň ochrany

Stupně bezpečnosti P4-P5

Způsob likvidace

P-4: osobní data, faktury, daňová přiznání, lékařské předpisy, výpisy z účtů a příkazy k úhradě, pracovní kontrakty.

Příčný řez o max. ploše 160 mm2 nebo proužky o maximální šíři 6 mm.

P-5 (podle obsahu se dokumenty mohou řadit i do 3. stupně ochrany): patenty, plány, zásadní firemní informace, strategie, analýzy, výrobní dokumentace, informace o zaměstnancích – adresa, majetkové poměry, plat,...

Příčný řez o max. ploše 30 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm.

3. úroveň ochrany

Stupně bezpečnosti P6-P7

Způsob likvidace

P-6: genetické a biometrické informace, mimořádná bezpečnostní opatření pro výzkumy, osobní informace jako náboženství, politická příslušnost, sexuální orientace, zdravotní dokumentace osob se ZTP, členství v odborech.

Příčný řez o max. ploše 10 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm.

P-7: dokumenty armády a tajných služeb, vyšetřovací spisy, strategické plány obrany státu.

Příčný řez o max. ploše 5 mm2 nebo proužky o maximální šíři 2 mm.

Samozřejmě platí, že skartování na nejmenší možné kousky dává záruku spolehlivé likvidace.

I relativně malé kousky dokumentů lze znovu složit dohromady. | Foto: islandworks | Zdroj: Pixabay.com

Norma DIN 66399 určuje stupně bezpečnosti i pro další typy nosičů: mikrofilmy, optické, magnetické a elektronické nosiče nebo pevné disky. Bezpečnému mazání dat z disku ve srovnání s nedostatečně účinným formátováním disku (stejně jako možnostem obnovy smazaných dat) jsme již věnovali samostatné články.

Tip

Pokud dbáte na bezpečnou likvidaci dat, nezapomínejte ani na jejich odpovídající zabezpečení v průběhu doby, kdy je využíváte - např. šifrováním či opatřením souborů či složek heslem

Pokud si ohledně správného provedení skartace nejste jistí nebo máte vás čeká skartace velkého objemu dokumentů, nebo není od věci oslovit specializovanou firmu.

Jak vybrat skartovací stroj?

Protože každá společnost a organizace produkuje citlivá data, nemůže v ní chybět skartovačka. Často patří ale i do výbavy home office kanceláře.

Především musíte vědět, co budete skartovat - jaký materiál (často to bývají CD a DVD, magnetické nebo plastové karty) a podle jakého stupně bezpečnosti. Důležité je ale i to, zda jsou papíry například sešité sešívačkou. Toto vše najdete ve specifikacích výrobce společně s typem řezu a dalšími funkcemi.

Nejčastěji se však skartuje papír. Skartovací stroje jsou schopné vzít větší objem papíru naráz, Záleží však, jakou gramáž papíru používáte. Například papír s gramáží 210 g/m2 je jako 3 archy klasického kancelářského papíru o 70 g/m2.

Tři typy řezu

Skartovací stroje disponují jedním ze třech následujících typů řezu:

  • křížový řez zvládá vyšší stupeň utajení, ale menší objem papíru najednou,
  • podélný řez funguje opačně - zvládne větší množství papíru najednou, ale nižší stupeň utajení,
  • mikro řez je určen k nejvyššímu stupni utajení.
Pouze skartování na nejmenší možné kousky dává záruku spolehlivé likvidace. | Foto: Sigmund | Zdroj: Unsplash.com

Další praktické funkce skartovaček jsou zpětný chod, automatický start i automatické vypnutí při přehřátí nebo přehlcení, což jsou u skartovaček časté jevy. Práci usnadní automatický podavač a důležitý je i objem koše. Snadná vyjímatelnost koše usnadňuje jeho vysypání, alternativou je možnost položení skartovače na běžný koš. Více košů poslouží na různé druhy odpadního materiálu.

Vhodným příslušenstvím ke skartovačce je olej, který pomáhá udržovat funkčnost i prodloužit životnost, a pytle, do kterých rozstříhané pruhy papíru vysypáváme.

Máte k tématu doplňující dotazy?

Pokud článek nezodpověděl všechny vaše dotazy, není nic jednoduššího než nás kontaktovat. Rádi vám poradíme ohledně výběru vhodné skartovačky.

Kam dál

Jak vybrat paměť RAM do notebooku
před 12 dny, 4.4.2024

Jak vybrat paměť RAM do notebooku

Výběr vhodné operační paměti RAM má výrazný vliv na celkovou rychlost práce na notebooku. Právě operační paměť totiž určuje, kolik aplikací a různých procesů můžete na notebooku současně spustit bez toho, aniž by se váš stroj začal výrazně zpomalovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)
před 12 dny, 4.4.2024

K čemu slouží ADF (automatický podavač papíru)

U multifunkčních tiskáren či skenerů se často můžete setkat se zkratkou ADF. Automatický podavač je užitečnou funkcí, která najde uplatnění zejména ve větších kancelářích, kde se často pracuje s velkým množstvím dokumentů. Číst celý článek

clanek-kategorie-Tiskárny
Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11
před 29 dny, 18.3.2024

Jak aktualizovat ovladače ve Windows 10 a 11

Aktualizace ovladačů je důležitým krokem pro udržení optimálního výkonu a stability operačního systému. Nejnovější verze ovladačů často přináší vylepšení kompatibility a opravy chyb, což může i výrazně zlepšit uživatelskou zkušenost a bezpečnost. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat notebook na úpravu fotek
před 1 měsícem, 11.3.2024

Jak vybrat notebook na úpravu fotek

Pořízením snímku končí jenom první část práce fotografa. Ta druhá část vyžaduje čas strávený u počítače při práci na úpravě fotografií. Pokud často při focení cestujete, nebo preferujete možnost být při úpravě fotek flexibilní, bude pro vás notebook neocenitelným pomocníkem. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware,clanek-kategorie-Hardware
Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit
před 1 měsícem, 4.3.2024

Co je průmyslová špionáž a jak se jí bránit

Termín průmyslové špionáže si mnozí spojují jen s velkými firmami s pokročilým výzkumem a vývojem. Pravdou však je, že se tento nelegální a nekalý způsob získávání dat a informací ze strany konkurence může týkat úplně každé společnosti – tedy i těch malých. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Jak zazipovat soubor či složku
před 2 měsíci, 20.2.2024

Jak zazipovat soubor či složku

Pokud jste zvyklí přikládat k e-mailu přílohu, určitě se vám někdy stalo, že příloha překročila limit velikosti. V takovém případě můžete přílohu rozdělit do více e-mailů, nahrát do cloudu, nebo soubor či složku tzv. zazipovat. V tomto článku si ukážeme, jak na to. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost