Jak zaheslovat soubor v Excelu, Wordu a PDF

Vytvořili jste si dokument ve Wordu, Excelu či PDF a nepřejete si, aby ho někdo jiný četl nebo v něm dělal změny? V řadě programů můžete svůj soubor opatřit heslem a uchránit ho tak od nevítané pozornosti. V tomto článku si ukážeme, jak to udělat.

Proč zabezpečit soubor heslem?

Důvodů pro zabezpečení vašich citlivých dat je celá řada:

• Ochrana citlivých údajů
  ​Pokud jsou ve vašem souboru citlivá data (osobní údaje vaše či zaměstnanců, finanční záznamy, smlouvy, firemní know how, apod.), máte dobrý důvod (či přímo povinnost podle archivačních a skartačních pravidel) je chránit před neoprávněným přístupem.
• ​Řízení přístupu k údajům
  Kromě případů, kdy nechcete poskytnout přístup k vašemu dokumentu nikomu jinému, nastávají i situace, kdy můžete chtít přístup poskytnout jen někomu. Použití hesla je jednoduchým způsobem, jak omezit přístup k zabezpečenému souboru.
• Zálohování a archivace
  V okamžiku, kdy je soubor zabezpečen, můžete jej s klidnějším svědomím uložit na jiné uložiště či zařízení. I v případě, že by došlo k odcizení či ztrátě zařízení, důležitá data zůstanou v bezpečí.
• ​Další vrstva zabezpečení
  Pokud dbáte na bezpečnost vašich zařízení (např. skrze ochranu počítače před viry, zabezpečení Wi-Fi, pravidelné zálohování) nabízí zaheslování vybraných souborů další dodatečnou vrstvu ochrany. V okamžiku, kdy útočník pronikne do vašeho zařízení, stále by se mu muselo podařit uhádnout či prolomit vaše heslo k souboru.

Jak zamknout soubor ve Wordu

Pokud chcete zamknout soubor .docx, otevřete si jej v Microsoft Word a postupujte takto:

1. Klikněte na Soubor a následně vyberte v levém menu Informace.​

1. ​​Klikněte na Zamknout dokument a z nabídky vyberte Zašifrovat pomocí hesla.

1. ​​Do kolonky vepište vaše nové heslo a potvrďte OK. Opět do kolonky vepište heslo a potvrďte ho, poté opět klikněte na OK.

Word dokument je zamčený. Zavřete ho a při příštím otevření už bude vyžadováno heslo.

Jak zaheslovat dokument v Excelu

Postup zaheslování Excelu je velmi podobný postupu ve Wordu, a je tedy stejně jednoduchý:

1. Otevřete si Excel dokument .xlsx, který chcete zaheslovat. Klikněte na Soubor a vyberte z levého menu Informace.
2. Vyberte možnost Zamknout sešit a klepněte na Zašifrovat pomocí hesla.

1. ​​​Do kolonky vepište vaše nové heslo a potvrďte OK. Následně heslo potvrďte v další kolonce a opět klikněte na OK.

Excel dokument je v této chvíli zamčený a při příštím otevření již bude vyžadováno heslo.

Jak zaheslovat PDF

Dokument PDF lze zaheslovat v aplikaci Adobe Acrobat Reader. Dokument si otevřete a poté postupujte takto:

1. Klikněte na Soubor.
2. Klikněte na Ochránit soubor heslem.
3. Zvolte, zda chcete zaheslovat samotné zobrazení dokumentu nebo pouze přístup k jeho úpravám.
4. Do kolonky vepište nové heslo a v následující kolonce jej pak potvrďte.
5. Klikněte na Použít.

V této chvíli je soubor PDF zaheslovaný.

​Jak zaheslovat ZIP

Nejjednodušším způsobem, jak zaheslovat komprimovaný zip soubor, je využití programu 7-Zip. Postup je následovný:

1. Pravým tlačítkem myši klepněte na soubor, který chcete zaheslovat.
2. Vyberte 7-Zip a následně zvolte Přidat do archivu.

1. Objeví se dialogové okno. V pravém dolním rohu v části Zakódování zadejte vaše nové heslo a poté ho také potvrďte. Jako metodu zakódování vyberte AES-256 (je bezpečnější než ZipCrypto).​

1. Vedle původního zip souboru se vám na počítači objeví další, který je již zaheslovaný.

Jak zaheslovat RAR

Zaheslovaný .rar soubor můžete snadno vytvořit s aplikací WinRAR, která bývá často předinstalovaná ve Windows. Postupujte následovně:

1. Pravým tlačítkem myši klepněte na soubor, který chcete zaheslovat. Vyberte Přidat do archivu s ikonou WinRAR.
2. ​V dialogovém okně uvidíte v pravém dolním rohu možnost Nastavit heslo, na kterou kliknete.​​

1. ​Do kolonky vepište vaše nové heslo a v následující kolonce ho potvrďte.
2. Poté klepněte na OK a poté ještě jednou na OK.
3. Vedle původního souboru vznikl soubor .rar, který je již chráněný heslem.

V obou případech zaheslování komprimovaných souborů (.rar i .zip) nezapomeňte z PC smazat původní nezaheslovaný soubor. Ten zůstal na svém místě, zaheslovaná kopie vznikla vedle něho. Pokud jste nějakým nedopatřením či náhodným kliknutím smazali soubor dříve, pak nezbývá nic jiného než vyzkoušet některý ze způsobů, jak obnovit smazané soubory.​​

Jak na silné heslo

Účinnost a efektivita zaheslování souboru samozřejmě stojí a padá na tom, jak silné heslo pro přístup k vašim souborům nastavíte. Heslo proto musí být silné a originální. Určitě by nemělo obsahovat vaše osobní údaje, jména vašich blízkých nebo vaše oblíbená témata a podobně (lidé, kteří vás znají, by taková hesla mohli snadno uhádnout).

Pak také existují jistá pravidla pro tvorbu hesel – dostatečně silné heslo obsahuje minimálně 12 (klidně ale až 20) znaků a používá různé symboly a písmena ve vzájemné kombinaci (velká i malá písmena s diakritikou, číslice, speciální znaky).

Nastavení hesla vs šifrování souborů

Mnoho uživatelů si často plete zaheslování souborů s jejich šifrováním. Proto se hodí vědět, jaký je mezi těmito pojmy rozdíl.

Šifrování dat je ochrana dat kódováním. V praxi to funguje tak, že se prostý a čitelný text převede na text nečitelný (zašifrovaný) podle předem definovaného klíče. Data tedy úplně změní svou digitální podobu, v podstatě se z nich stane zakódovaná zpráva. Bez dešifrovacího klíče či hesla poté není možné zašifrovaná data nijak přečíst.

Šifrování dat je proto ve srovnání s ochranou dat heslem mnohem vyšší úrovní zabezpečení. Při zaheslování dat totiž dochází pouze k zamčení přístupu k nim (ten je podmíněn právě tímto nově nastaveným heslem). Jejich digitální podoba se ale nijak nemění. A právě proto je nastavení silného a těžko uhodnutelného hesla klíčové – jakmile by ho někdo uhodl, má kompletní přístup k uzamčeným souborům.​​​

Dbát na ochranu citlivých souborů a dat v době, kdy je aktivně ve firmě používáte, by mělo být samozřejmostí. Nezapomínejte na ně ale ani v těch případech, kdy už je potřebovat nebudete – citlivá data bezpečně a trvale smažte z disku. Pokud je uchováváte i ve fyzické podobě, nezapomeňte ani na skartaci. Jen tak na 100 % nikdy nedojde k jejich případnému zneužití či odcizení.

Nebezpečí zaheslování souborů

Přes veškeré zvýšení bezpečnosti vašich dat přináší zaheslování jednotlivých souborů také nebezpečí – možnost, že svá hesla zapomenete vy. U všech našich výše uvedených návodů k zaheslování souborů různých formátů narazíte na stejný problém – pokud heslo zapomenete, nepůjde skoro nic dělat a k dokumentu již takřka nebude možné se bez hesla dostat. Jak tomuto nebezpečí zabránit? Odpověď je jednoduchá – svá hesla musíte důkladně a poctivě zálohovat.

Doporučení pro zálohování hesel

Zálohu jednotlivých důležitých souborů již jistě pro případ poruchy nebo formátování disku máte, proto je stejně tak důležité nepřijít o přístup k nim ani v případech, kdy od nich zapomenete heslo.

Při zálohování hesel je ale důležité myslet na 2 základní doporučení:

1. Hesla vždy zálohujeme na jiném místě, než se nachází zaheslovaný soubor, nikoli v tom samém počítači (to by bylo to samé, jako kdybyste klíč od zamčených dveří nechali položený přímo přede dveřmi).
2. Místa, na kterých hesla zálohujeme, jsou vždy alespoň 2. Ať už budete zálohovat na externí disk, flashku, DVD nebo třeba do cloudu, jen s 2 různými úložišti budete v naprostém bezpečí (je to pro případy, kdy selže samotné úložiště, na které zálohujeme).

Závěr

Ochrana souborů heslem je dalším ze způsobů, jak můžete zvýšit bezpečnost vašich citlivých dat. Při použití silného hesla je dostatečně efektivní, přičemž samotné zaheslování souboru je velmi jednoduché a zabere vám jen chvilku času. A to je cena, kterou se pro zamezení neoprávněného přístupu k citlivým datům rozhodně vyplatí zaplatit.