Jak zaheslovat soubor v Excelu, Wordu a PDF

Vytvořili jste si dokument ve Wordu, Excelu či PDF a nepřejete si, aby ho někdo jiný četl nebo v něm dělal změny? V řadě programů můžete svůj soubor opatřit heslem a uchránit ho tak od nevítané pozornosti. V tomto článku si ukážeme, jak to udělat.

Foto: weerapat | Zdroj: Depositphotos.com

Proč zabezpečit soubor heslem?

Důvodů pro zabezpečení vašich citlivých dat je celá řada:

  • Ochrana citlivých údajů
    ​Pokud jsou ve vašem souboru citlivá data (osobní údaje vaše či zaměstnanců, finanční záznamy, smlouvy, firemní know how, apod.), máte dobrý důvod (či přímo povinnost podle archivačních a skartačních pravidel) je chránit před neoprávněným přístupem.
  • ​Řízení přístupu k údajům
    Kromě případů, kdy nechcete poskytnout přístup k vašemu dokumentu nikomu jinému, nastávají i situace, kdy můžete chtít přístup poskytnout jen někomu. Použití hesla je jednoduchým způsobem, jak omezit přístup k zabezpečenému souboru.
  • Zálohování a archivace
    V okamžiku, kdy je soubor zabezpečen, můžete jej s klidnějším svědomím uložit na jiné uložiště či zařízení. I v případě, že by došlo k odcizení či ztrátě zařízení, důležitá data zůstanou v bezpečí.
  • ​Další vrstva zabezpečení
    Pokud dbáte na bezpečnost vašich zařízení (např. skrze ochranu počítače před viry, zabezpečení Wi-Fi, pravidelné zálohování) nabízí zaheslování vybraných souborů další dodatečnou vrstvu ochrany. V okamžiku, kdy útočník pronikne do vašeho zařízení, stále by se mu muselo podařit uhádnout či prolomit vaše heslo k souboru.

Jak zamknout soubor ve Wordu?

Pokud chcete zamknout soubor .docx, otevřete si jej v Microsoft Word a postupujte takto:

  1. Klikněte na Soubor a následně vyberte v levém menu Informace.
  1. ​​Klikněte na Zamknout dokument a z nabídky vyberte Zašifrovat pomocí hesla.
  1. ​​Do kolonky vepište vaše nové heslo a potvrďte OK. Opět do kolonky vepište heslo a potvrďte ho, poté opět klikněte na OK.

Word dokument je zamčený. Zavřete ho a při příštím otevření už bude vyžadováno heslo.

Jak zaheslovat dokument v Excelu ?

Postup zaheslování Excelu je velmi podobný postupu ve Wordu, a je tedy stejně jednoduchý:

  1. Otevřete si Excel dokument .xlsx, který chcete zaheslovat. Klikněte na Soubor a vyberte z levého menu Informace.
  2. Vyberte možnost Zamknout sešit a klepněte na Zašifrovat pomocí hesla.
  1. ​​​Do kolonky vepište vaše nové heslo a potvrďte OK. Následně heslo potvrďte v další kolonce a opět klikněte na OK.

Excel dokument je v této chvíli zamčený a při příštím otevření již bude vyžadováno heslo.

Jak zaheslovat PDF?

Dokument PDF lze zaheslovat v aplikaci Adobe Acrobat Reader. Dokument si otevřete a poté postupujte takto:

  1. Klikněte na Soubor.
  2. Klikněte na Ochránit soubor heslem.
  3. Zvolte, zda chcete zaheslovat samotné zobrazení dokumentu nebo pouze přístup k jeho úpravám.
  4. Do kolonky vepište nové heslo a v následující kolonce jej pak potvrďte.
  5. Klikněte na Použít.

V této chvíli je soubor PDF zaheslovaný.

Tip

Pokud aplikaci Adobe Acrobat Reader nepoužíváte, PDF můžete snadno zaheslovat na webu Adobe, kde k tomu využijete jednoduchý a bezplatný online nástroj.

Jak zaheslovat ZIP?

Nejjednodušším způsobem, jak zaheslovat komprimovaný zip soubor, je využití programu 7-Zip. Postup je následovný:

  1. Pravým tlačítkem myši klepněte na soubor, který chcete zaheslovat.
  2. Vyberte 7-Zip a následně zvolte Přidat do archivu.
  1. Objeví se dialogové okno. V pravém dolním rohu v části Zakódování zadejte vaše nové heslo a poté ho také potvrďte. Jako metodu zakódování vyberte AES-256 (je bezpečnější než ZipCrypto).
  1. Vedle původního zip souboru se vám na počítači objeví další, který je již zaheslovaný.

Jak zaheslovat RAR?

Zaheslovaný .rar soubor můžete snadno vytvořit s aplikací WinRAR, která bývá často předinstalovaná ve Windows. Postupujte následovně:

  1. Pravým tlačítkem myši klepněte na soubor, který chcete zaheslovat. Vyberte Přidat do archivu s ikonou WinRAR.
  2. ​V dialogovém okně uvidíte v pravém dolním rohu možnost Nastavit heslo, na kterou kliknete.​​
  1. Do kolonky vepište vaše nové heslo a v následující kolonce ho potvrďte.
  2. Poté klepněte na OK a poté ještě jednou na OK.
  3. Vedle původního souboru vznikl soubor .rar, který je již chráněný heslem.

V obou případech zaheslování komprimovaných souborů (.rar i .zip) nezapomeňte z PC smazat původní nezaheslovaný soubor. Ten zůstal na svém místě, zaheslovaná kopie vznikla vedle něho. Pokud jste nějakým nedopatřením či náhodným kliknutím smazali soubor dříve, pak nezbývá nic jiného než vyzkoušet některý ze způsobů, jak obnovit smazané soubory.​​

Tip

Pokud potřebujete zabezpečit více souborů, můžete zaheslovat celou složku.

Jak na silné heslo?

Účinnost a efektivita zaheslování souboru samozřejmě stojí a padá na tom, jak silné heslo pro přístup k vašim souborům nastavíte. Heslo proto musí být silné a originální. Určitě by nemělo obsahovat vaše osobní údaje, jména vašich blízkých nebo vaše oblíbená témata a podobně (lidé, kteří vás znají, by taková hesla mohli snadno uhádnout).

Pak také existují jistá pravidla pro tvorbu hesel – dostatečně silné heslo obsahuje minimálně 12 (klidně ale až 20) znaků a používá různé symboly a písmena ve vzájemné kombinaci (velká i malá písmena s diakritikou, číslice, speciální znaky).

Nastavení hesla vs šifrování souborů

Mnoho uživatelů si často plete zaheslování souborů s jejich šifrováním. Proto se hodí vědět, jaký je mezi těmito pojmy rozdíl.

Šifrování dat je ochrana dat kódováním. V praxi to funguje tak, že se prostý a čitelný text převede na text nečitelný (zašifrovaný) podle předem definovaného klíče. Data tedy úplně změní svou digitální podobu, v podstatě se z nich stane zakódovaná zpráva. Bez dešifrovacího klíče či hesla poté není možné zašifrovaná data nijak přečíst.

Šifrování dat je proto ve srovnání s ochranou dat heslem mnohem vyšší úrovní zabezpečení. Při zaheslování dat totiž dochází pouze k zamčení přístupu k nim (ten je podmíněn právě tímto nově nastaveným heslem). Jejich digitální podoba se ale nijak nemění. A právě proto je nastavení silného a těžko uhodnutelného hesla klíčové – jakmile by ho někdo uhodl, má kompletní přístup k uzamčeným souborům.

Dbát na ochranu citlivých souborů a dat v době, kdy je aktivně ve firmě používáte, by mělo být samozřejmostí. Nezapomínejte na ně ale ani v těch případech, kdy už je potřebovat nebudete – citlivá data bezpečně a trvale smažte z disku. Pokud je uchováváte i ve fyzické podobě, nezapomeňte ani na skartaci. Jen tak na 100 % nikdy nedojde k jejich případnému zneužití či odcizení.

Nebezpečí zaheslování souborů

Přes veškeré zvýšení bezpečnosti vašich dat přináší zaheslování jednotlivých souborů také nebezpečí – možnost, že svá hesla zapomenete vy. U všech našich výše uvedených návodů k zaheslování souborů různých formátů narazíte na stejný problém – pokud heslo zapomenete, nepůjde skoro nic dělat a k dokumentu již takřka nebude možné se bez hesla dostat. Jak tomuto nebezpečí zabránit? Odpověď je jednoduchá – svá hesla musíte důkladně a poctivě zálohovat.

Doporučení pro zálohování hesel

Zálohu jednotlivých důležitých souborů již jistě pro případ poruchy nebo formátování disku máte, proto je stejně tak důležité nepřijít o přístup k nim ani v případech, kdy od nich zapomenete heslo.

Při zálohování hesel je ale důležité myslet na 2 základní doporučení:

  1. Hesla vždy zálohujeme na jiném místě, než se nachází zaheslovaný soubor, nikoli v tom samém počítači (to by bylo to samé, jako kdybyste klíč od zamčených dveří nechali položený přímo přede dveřmi).
  2. Místa, na kterých hesla zálohujeme, jsou vždy alespoň 2. Ať už budete zálohovat na externí disk, flashku, DVD nebo třeba do cloudu, jen s 2 různými úložišti budete v naprostém bezpečí (je to pro případy, kdy selže samotné úložiště, na které zálohujeme).

Závěr

Ochrana souborů heslem je dalším ze způsobů, jak můžete zvýšit bezpečnost vašich citlivých dat. Při použití silného hesla je dostatečně efektivní, přičemž samotné zaheslování souboru je velmi jednoduché a zabere vám jen chvilku času. A to je cena, kterou se pro zamezení neoprávněného přístupu k citlivým datům rozhodně vyplatí zaplatit. 

Kam dál

Jak tisknout na fotopapír
před 3 dny, 26.9.2023

Jak tisknout na fotopapír

Ačkoliv si většina z nás dnes může na tiskárně snadno vytisknout fotografie bez nutnosti navštívit fotolab nebo copycentrum, kvalitní tisk na fotopapír nemusí být tak jednoduchý, jak se může zdát. Číst celý článek

clanek-kategorie-Jen Tisk
Jak zrychlit počítač či notebook s Windows 10 a 11
před 9 dny, 20.9.2023

Jak zrychlit počítač či notebook s Windows 10 a 11

Pokud používáte počítač delší dobu, přirozeně se stane, že po pár letech již není tak svižný jako býval. Předtím, než zpomalený počítač nadobro odepíšete, se ale dá podniknout celá řada kroků, které mu výkon navrátí. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
Jak zaheslovat soubor v Excelu, Wordu či PDF
před 24 dny, 5.9.2023

Jak zaheslovat soubor v Excelu, Wordu či PDF

Vytvořili jste si dokument ve Wordu, Excelu či PDF a nepřejete si, aby ho někdo jiný četl nebo v něm dělal změny? V řadě programů můžete svůj soubor opatřit heslem a uchránit ho tak od nevítané pozornosti. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Jak vyndat papír zaseknutý v tiskárně
před 1 měsícem, 25.8.2023

Jak vyndat papír zaseknutý v tiskárně

U starších tiskáren běžnější, u těch nových příležitostný problém. Řeč je o zaseklém papíru v tiskárně. Tiskárny jsou naštěstí konstruovány tak, abyste se k zaseklému papíru dokázali pohodlně dostat a mohli ho tak uvolnit. Číst celý článek

clanek-kategorie-Tiskárny
Jak zaheslovat složku ve Windows 10 a 11
před 2 měsíci, 15.8.2023

Jak zaheslovat složku ve Windows 10 a 11

Opatření složky heslem je jedním ze základních způsobů, jak ochránit uložená data. Jde o nenáročný a rychlý způsob ochrany, o kterém ale paradoxně stále dost uživatelů PC ani neví. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
Co je print server a k čemu slouží
před 2 měsíci, 26.7.2023

Co je print server a k čemu slouží

Většina uživatelů tiskáren zná pouze tisk přímý - tedy poslání úlohy z počítače přímo do tiskárny. Ale v podnicích, kde se tiskne často, může snadno dojít k zahlcení tiskové fronty. Řešením je tiskový server. Číst celý článek

clanek-kategorie-Jen Tisk