Firemní tiskárna může zpracovávat dokumenty obsahující osobní údaje, obchodní informace i další citlivá data. Jejich ochrana proto nekončí u počítače uživatele. Je důležité zabezpečit také samotnou tiskovou úlohu během přenosu, její uložení v tiskárně a okamžik, kdy dokument zařízení opouští. Tuto situaci řeší soubor zabezpečovacích funkcí, které mají rizika spojená s tiskem omezit.
Zabezpečený tisk je způsob tisku, který zajišťuje, aby se vytištěný dokument dostal opravdu pouze k oprávněnému uživateli (tedy k tomu člověku, který tiskovou úlohu zadal). Může jít přitom třeba o smlouvy, osobní údaje, interní reporty nebo jiné citlivé informace, ke kterým by neměly mít přístup neoprávněné osoby.
Na rozdíl od běžného tisku se dokument v tomto případě nevytiskne automaticky okamžitě po odeslání tiskové úlohy. Ta naopak zůstane dočasně uložená v paměti tiskárny a k jejímu vytištění dojde teprve ve chvíli, kdy se uživatel u tiskárny ověří. Tím zabezpečený tisk řeší jeden z častých problémů firemního tisku - dokumenty ponechané bez dozoru ve výstupním zásobníku tiskárny.
Obecně platí, že zabezpečený tisk by měl být prioritou všude tam, kde ztráta kontroly nad vytištěným dokumentem může znamenat únik citlivých dat. Takovými daty mohou být osobní, obchodní, finanční nebo jiné důvěryhodné informace. V praxi si to můžeme představit jako pracovní smlouvy, mzdové podklady, finanční výkazy, seznamy zákazníků a údajů o nich, obchodní smlouvy, interní strategie apod.
Ne všechny dokumenty samozřejmě obsahují citlivý obsah a ne každý tisk musí být zabezpečený. Jeho plošné nasazení může zbytečně zvyšovat nároky na správu tiskového prostředí a uživatelům přidávat další krok při tisku. Vhodnější proto bývá řídit zabezpečení podle citlivosti dokumentů, typu pracoviště a míry rizika.
Zvláštní pozornost by měla být věnována zpravidla takovým pracovištím, na kterých vznikají nebo se zpracovávají takovéto dokumenty s vysokou mírou citlivosti. Typicky jde o personální oddělení, oblast účetnictví a financí, právní oddělení, management, zákaznická centra či firmy z oblasti zdravotnictví a vzdělávání.
Vhodné je však zabezpečit také tiskárny umístěné ve sdílených kancelářích, na chodbách či jiných frekventovaných místech, kde není možné kontrolovat, kdo má k vytištěným dokumentům fyzický přístup.
Nezabezpečený tisk nepředstavuje pouze riziko, že si někdo vyzvedne cizí dokument z tiskárny. Problém může vzniknout už při přenosu tiskové úlohy nebo jejím dočasném uložení v tiskové frontě. Mezi hlavní rizika patří následující.
Princip zabezpečeného tisku je založený na jednoduchém pravidle. Tisková úloha se nevytiskne okamžitě po odeslání, ale zůstane zadržena, dokud se u tiskárny neověří oprávněný uživatel. Konkrétní způsob fungování se může lišit podle použitého řešení, ale typicky tento proces probíhá v několika následujících krocích.
Při správném nasazení nepřináší zabezpečený tisk firmám pouze vyšší ochranu dokumentů, ale zlepšuje se také správa tisku a omezují se zbytečné náklady. Mezi hlavní přínosy zabezpečeného tisku pro firmy patří následující benefity.
Zabezpečený tisk tedy sice přináší hned několik zásadních výhod, zároveň ale znamená další technologickou i organizační vrstvu. Před jeho nasazením je proto vhodné počítat také s určitými náklady a omezeními, kterým se nelze vyhnout.
Zabezpečený tisk tedy není univerzálním řešením, které byste mohli bez dalších úprav jednoduše zapnout jedním tlačítkem. Pro organizace pracující s citlivými dokumenty však mohou tyto nevýhody představovat přijatelnou cenu za výrazně lepší kontrolu nad tím, kdo má k vytištěným informacím přístup.
Pojmy pull printing, follow me printing a secure print release souvisí s problematikou zabezpečeného tisku a jejich princip je velmi podobný, kvůli čemuž bývají často zaměňovány. Ve skutečnosti ale každá z těchto funkcí představuje trochu jiný aspekt procesu, a proto je dobré vědět, čím se mezi sebou liší.
Uživatel v tomto případě dokument nejprve odešle do tiskové fronty a následně si jej vyzvedne (pull) u tiskárny. K jeho uvolnění může, ale nemusí být vyžadováno ověření identity. Výhodou však je, že dokument tak jako tak čeká na tiskárně až do fyzického příchodu uživatele.
Follow me printing rozšiřuje princip pull printingu o možnost vytisknout dokument na kterékoliv kompatibilní tiskárně v rámci firemního prostředí. Uživatel tedy nejdříve odešle úlohu do společné tiskové fronty, poté se rozhodne, na které z tiskáren jí chce vytisknout, přijde k ní a u této tiskárny se ověří. Tisková úloha tedy doslova následuje (follow) uživatele. Tento přístup může zároveň zjednodušit správu tiskového prostředí a omezit počet potřebných tiskových front.
Pojem secure print release označuje samotný proces bezpečného uvolnění tiskové úlohy. Dokument zůstává zadržený, dokud systém neověří identitu uživatele a nepotvrdí jeho oprávnění k tisku. V praxi tak může být secure print release součástí řešení typu pull nebo follow me printing.
U klasického push tisku je tisková úloha odeslána přímo na konkrétní tiskárnu a zařízení ji začne tisknout bez nutnosti následného ověření uživatele. Základní rozdíl tedy spočívá v tom, že push tisk posílá dokument k okamžitému vytištění, zatímco pull tisk jej nejprve zadrží a tisk aktivně vyvolá až uživatel.
Aby zabezpečený tisk vůbec splnil svůj účel, systém musí před uvolněním tiskové úlohy ověřit, že k němu přistupuje oprávněný uživatel. Způsob ověření se zpravidla liší podle konkrétního řešení, typu tiskárny a požadované úrovně zabezpečení. Nyní se proto podíváme na nejpoužívanější metody pro ověření uživatele u tiskárny.
Při výběru vhodné metody ověření nejde pouze o maximální úroveň zabezpečení. Firma by měla zohlednit také počet uživatelů, typ dokumentů, způsob správy identit, používanou infrastrukturu a požadovaný komfort při každodenním tisku. Pro běžné kancelářské prostředí může být dostačující PIN nebo identifikační karta, zatímco u pracovišť s vysoce citlivými informacemi může dávat větší smysl vícefaktorové ověření.
Hardwarové požadavky zabezpečeného tisku se odvíjejí především od zvoleného způsobu ověření. Ne vždy je nutné pořizovat další zařízení. U některých řešení může potřebnou funkcionalitu zajistit samotná tiskárna. Pokud je ale požadováno například ověření kartou, může být nutné jí doplnit o další hardware.
Při autentizaci pomocí karty je potřeba kompatibilní čtečka, která může být integrovaná přímo v tiskárně nebo připojená jako externí terminál. Podporované typy karet se opět liší podle výrobce a konkrétního řešení, proto je při výběru nutné ověřit kompatibilitu používaných firemních identifikačních karet se čtečkou i autentizačním systémem.
Moderní multifunkční zařízení mohou mít autentizační funkce zabudované přímo v ovládacím panelu. Alternativou je externí terminál připojený k tiskárně, který může sloužit například pro přihlášení kartou nebo jiným identifikačním prvkem. Externí varianta může být užitečná zejména při dodatečném zabezpečení stávajícího tiskového parku.
Zabezpečený tisk lze provozovat nejen na klasických kancelářských tiskárnách, ale také na multifunkčních zařízeních, která kromě tisku umožňují i skenování a kopírování. U těchto zařízení je pak důležité ověřit, zda podporují požadovaný způsob autentizace a zda lze zabezpečení vedle tiskárny vztáhnout i na skener či kopírku.
Samotná kompatibilita hardwaru nemusí však stačit. Tiskárny musí podporovat také příslušné funkce prostřednictvím svého firmwaru. Před nasazením je proto vhodné ověřit požadovanou verzi firmwaru, podporované autentizační protokoly a případné hardwarové či softwarové licence. U starších tiskáren může být nutný upgrade firmwaru, či dokonce jejich výměna.
V praxi se tedy může hardwarová náročnost zabezpečeného tisku pohybovat od prakticky nulové přes potřebu dodatečných terminálů a čteček až po nutnost pořízení nových modernějších tiskáren. Pokud firma plánuje zabezpečený tisk nasadit do stávajícího prostředí, je vhodné nejprve zmapovat používané tiskárny a multifunkční zařízení a ověřit jejich kompatibilitu s vybraným způsobem autentizace. Tím lze předejít situaci, kdy je k dispozici sice vhodné softwarové řešení, ale stávající hardware jej nedokáže plně využít.
Pokud je to možné, dává smysl využít zabezpečení přímo od výrobce. Výrobci klasických či multifunkčních tiskáren nabízejí často vlastní funkce nebo spolupracují s poskytovateli specializovaných platforem. Konkrétní možnosti se pak liší podle výrobce, způsobu nasazení a modelu tiskárny.
HP nabízí vlastní cloudové řešení HP Secure Print, které umožňuje zadržet tiskové úlohy a uvolnit je až po ověření uživatele. Součástí nabídky jsou také další nástroje pro správu a zabezpečení tiskového prostředí, například HP Security Manager a HP Advance.
Canon nabízí platformu uniFLOW pro správu tisku a skenování a její cloudovou variantu uniFLOW Online. Řešení podporuje zabezpečené tiskové fronty, autentizaci uživatelů a uvolnění tiskových úloh na zvoleném zařízení.
Zařízení Kyocera mají vlastní funkci Private Print, která zadrží tiskovou úlohu a vyžaduje její uvolnění pomocí přístupového kódu přímo na zařízení. Pro širší správu tisku, včetně autentizace a bezpečného uvolňování tiskových úloh, nabízí Kyocera také partnerské řešení od MyQ.
Konica Minolta nabízí Dispatcher Paragon, platformu pro správu tisku zaměřenou mimo jiné na zabezpečený tisk, řízení přístupu, správu uživatelů a kontrolu nákladů. Podporuje také princip secure pull print, při kterém se úloha vytiskne až po autentizaci uživatele u zařízení.
Tiskárny značky Xerox mohou využívat platformu Xerox Workplace Suite, která je určená pro provoz na vlastním serveru firmy, nebo platformu Xerox Workplace Cloud, která běží v cloudu. Obě řešení zahrnují pokročilé funkce pro kompletní správu i zabezpečení tisku. Vedle toho Xerox u svých zařízení nabízí také samostatnou funkci Secure Print, při níž je tisková úloha zadržena a uvolněna až po zadání přístupového kódu na zařízení.
Ricoh pro správu tiskového prostředí nabízí platformu Ricoh Streamline NX. Toto řešení mimo jiné podporuje zabezpečené uvolnění tiskových úloh, autentizaci uživatelů, správu zařízení a reporting.
Brother nabízí pro ochranu citlivých tiskových úloh své platformy Secure Print+ a Secure Print Advanced. Obě řešení podporují ověření uživatele identifikační kartou nebo PINem. Zatímco Secure Print+ je jednodušší a funguje v přímém párování počítače s konkrétní tiskárnou, pokročilejší Secure Print Advanced ukládá úlohy na tiskový server a umožňuje jejich vyzvednutí na libovolné kompatibilní tiskárně připojené k síti.
Jako konkrétní příklad cloudového řešení zabezpečeného tisku může posloužit HP Secure Print. Jeho výhodou je, že jej nemusíte používat výhradně s tiskárnami od HP. Funguje i se zařízeními dalších výrobců a nevyžaduje ani nutnost instalace ovladačů výrobce. Podporu zde přitom mají všechny nejpoužívanější operační systémy (Windows, macOS, Linux, iOS i Android). Přihlášení uživatele pak může využívat SSO prostřednictvím technologie OpenID Connect a služeb, jako jsou Microsoft 365 / Microsoft Entra ID (dříve Azure AD), Google, Okta nebo Ping Identity.
Vše začíná tím, že uživatel odešle dokument do tiskové fronty z počítače nebo mobilu. Odeslaná tisková úloha je následně šifrována při uložení (pomocí AES-256) i při přenosu (prostřednictvím TLS 1.2 se SHA-256). K samotnému vytištění dokumentu pak dochází až po ověření uživatele u zařízení. To lze provést 3 různými způsoby, a to přihlášením na ovládacím panelu tiskárny nebo prostřednictvím čtečky karet či QR kódu z mobilní aplikace. Po úspěšném ověření uživatel tiskovou úlohu uvolní (případné nevytištěné úlohy lze podle nastavené firemní politiky automaticky odstranit).
Z hlediska infrastruktury je významnou vlastností řešení HP Secure Print jeho cloudový charakter. Díky tomu není pro jeho provoz nutné pořizovat a spravovat vlastní tiskové servery, úložiště ani další serverový software. Pro nasazení je však nutné ověřit kompatibilitu konkrétních zařízení. Funguje sice s většinou síťově připojených tiskáren a multifunkčních zařízení, avšak autentizace přímo na zařízení vyžaduje firmware HP FutureSmart 4.8 nebo novější.
HP Access Control řeší stejné problémy a poskytuje ochranu citlivých dokumentů, avšak jedná se o serverově orientované řešení. Zaměřuje se na zabezpečený pull printing a řízení přístupu k tiskovým funkcím, přičemž uživatel se může autentizovat například pomocí PINu, identifikační karty nebo jejich kombinace. Řešení umožňuje také přiřazovat oprávnění jednotlivým uživatelům či skupinám a monitorovat tiskové aktivity.
Dalším dostupným cloudovým řešením je také Microsoft Universal Print. Zabezpečené uvolnění tisku v něm funguje prostřednictvím funkce Secure Release, která zadrží tiskovou úlohu v cloudu, dokud není uživatel fyzicky u vybrané tiskárny.
Aktuálně Microsoft pro toto uvolnění používá nejčastěji QR kód. Uživatel jej naskenuje, přihlásí se v prohlížeči k Universal Print portálu, ověří správnou tiskárnu a následně vybere a uvolní své tiskové úlohy. Není k tomu potřeba instalovat samostatnou aplikaci.
Windows Protected Print Mode (chráněný režim tisku ve Windows) pak řeší jinou část zabezpečení, a to samotný tiskový systém v počítači. Využívá přitom moderní Windows Ready Print a umožňuje tisk pouze prostřednictvím něj, čímž blokuje instalaci a používání klasických ovladačů třetích stran. Tím Microsoft omezuje potenciální bezpečnostní rizika spojená s tradičními tiskovými ovladači a zároveň sjednocuje tiskové prostředí. Režim je určen pro tiskárny s certifikací Mopria.
Je tedy důležité tyto 2 technologie rozlišovat. Funkce Secure Release v Universal Print chrání především samotné vydání vytištěného dokumentu, zatímco chráněný režim tisku ve Windows zvyšuje bezpečnost tiskové infrastruktury na počítači. Řeší tedy odlišné části zabezpečení firemního tisku a vzájemně se doplňují.
Na trhu existuje řada platforem, které kromě samotného zabezpečení tisku nabízejí také centrální správu tiskových zařízení, řízení přístupu, monitoring nebo správu nákladů. Mezi známá řešení patří například YSoft SafeQ, PaperCut či MyQ.
SafeQ je platforma pro kompletní správu tisku a souvisejících dokumentových procesů. V oblasti zabezpečení nabízí toto řešení například secure print release, print roaming (odeslání tiskové úlohy z počítače nebo telefonu a její následné vytištění na libovolné tiskárně zapojené do firemní sítě), vícefaktorové ověřování i integraci s poskytovateli identity.
SafeQ je mimo jiné dostupný jako cloudové řešení SafeQ Cloud, které se dále dělí na SafeQ Cloud Breeze pro menší podniky a SafeQ Cloud Pro pro větší firmy. Obě řešení samozřejmě zahrnují také zadržení tiskových úloh a jejich následné uvolnění až po ověření uživatele u tiskárny, jinak se ale dost liší.
Zatímco Breeze je jednoduchým, rychlým a cenově dostupným řešením bez zbytečných složitostí, Pro umožňuje plnou kontrolu nad tiskem, pokročilé zabezpečení podle principů Zero Trust a spoustu dalších výhod (například přímý tisk z mobilu, který je ideální pro hybridní pracovníky).
PaperCut nabízí několik komplexních řešení pro správu i zabezpečení tisku. Například software PaperCut MF pro integraci s multifunkčními zařízeními a program PaperCut NG, které můžete provozovat na vašich firemních serverech, nebo třeba PaperCut Pocket pro malé a střední firmy či PaperCut Hive, které fungují v cloudu.
Různé programy podporují odlišné funkce, co se však týče zabezpečení, souhrnně se zaměřují na secure print release, správu přístupových práv, tiskový monitoring či integraci s identifikačními kartami. Samozřejmostí jsou i funkce pro ochranu tiskových dat během jejich přenosu a ukládání.
MyQ Solution nabízí software pro centralizovanou správu tisku, zabezpečení dokumentů a řízení tiskových zařízení. Řešení MyQ X je určeno pro lokální či privátní cloudová prostředí a podporuje například pull printing, bezpečné uvolnění tiskových úloh, autentizaci pomocí karty, PINu, hesla nebo mobilního zařízení či centrální správu uživatelů, zařízení i tiskových pravidel.
Alternativou běžící v cloudu (a tudíž nevyžadující vlastní server) je pak program MyQ Roger, který zahrnuje například přímý MyQ mobile printing, konfigurovatelné metody pro dvoufázové ověření uživatele i pokročilé šifrování tiskových dat.
Konkrétní možnosti se tedy u jednotlivých produktů liší hlavně podle edice, způsobu nasazení a podporovaných zařízení. Při výběru proto nestačí porovnat pouze seznam funkcí, ale je potřeba postupovat komplexně. Důležitá je i již zmíněná kompatibilita se stávajícími tiskárnami a multifunkčními zařízeními, způsob správy uživatelů, požadovaný model nasazení a možnosti integrace do firemního IT prostředí.
Nasazení zabezpečeného tisku by nemělo začínat instalací konkrétního softwaru, ale analýzou stávajícího tiskového prostředí a bezpečnostních požadavků.
Pokud firma současně řeší obměnu tiskového parku, správu tiskáren, náklady na tisk a jejich provoz, dává smysl zahrnout zabezpečený tisk přímo do projektu MPS (například v rámci HP Managed Print Services). Poskytovatel služby totiž může v takovém případě řešit nejen zařízení a jejich provoz, ale rovnou také nasazení tiskového softwaru, autentizaci, monitoring a podporu.
Naopak pokud je tiskový park stabilní a firma potřebuje řešit pouze ochranu citlivých dokumentů, nemusí být zavedení MPS nutné. Zabezpečený tisk lze v tomto případě nasadit i jako samostatnou bezpečnostní vrstvu nad stávající tiskovou infrastrukturu.
Zabezpečený tisk představuje jednoduchý způsob, jak omezit riziko, že se citlivé firemní dokumenty dostanou do nesprávných rukou. Tisková úloha zůstává zadržena, dokud se u tiskárny neověří oprávněný uživatel. Firmám tak přináší větší kontrolu nad tištěnými dokumenty, lepší přehled o tisku a může pomoci omezit i zbytečné náklady. Nejde však o univerzální řešení. Jeho přínos závisí na citlivosti dokumentů i použité infrastruktuře.
Firemní tiskárna může zpracovávat dokumenty obsahující osobní údaje, obchodní informace i další citlivá data. Je proto důležité zabezpečit také samotnou tiskovou úlohu během přenosu, její uložení v tiskárně a okamžik, kdy dokument zařízení opouští. Číst celý článek
Ztracené zařízení není jen nepříjemnost. S jeho ztrátou může uniknout přístup k firemním a bankovním účtům, interním dokumentům i interním systémům. Naštěstí lze u řady zařízení jejich polohu dohledat na dálku a v případě potřeby je také uzamknout. Číst celý článek
Dvoufaktorové a vícefaktorové ověření patří mezi nejúčinnější způsoby, jak ochránit online účty před zneužitím. Přidávají totiž další vrstvu zabezpečení nad rámec samotného hesla, které lze uhodnout, prolomit nebo získat při úniku dat. Číst celý článek
Kybernetické útoky jsou stále častější, sofistikovanější a jejich dopady čím dál fatálnější. V článku se podíváme na to, co je kybernetický útok, jak obvykle probíhá, jaké techniky útočníci nejčastěji využívají a proč se jejich terčem stávají i české organizace. Číst celý článek
Pracovní tablet dokáže výrazně zvýšit produktivitu, ale jen pokud zvolíte správný model. V tomto článku vám poradíme, jak se zorientovat v nabídce a vybrat tablet, který bude spolehlivým pracovním nástrojem dnes i v následujících letech. Číst celý článek
Gymnázium se rozhodlo podívat na tisk jinak. Místo pořizovací ceny zařízení se zaměřilo na celkové náklady provozu, bezpečnost dokumentů a jednoduchost správy. Číst celý článek
