Multifunkční tiskárna dokáže v domácnosti i kanceláři ušetřit místo, čas i peníze. Spojuje v sobě tisk, skenování a kopírování, u některých modelů i fax či bezdrátové připojení. Jak se ale zorientovat v široké nabídce a poznat, která tiskárna bude vyhovovat právě vašim potřebám? V článku vám poradíme, na co se při výběru zaměřit.

Co je multifunkční tiskárna

Multifunkční tiskárna, často označována zkratkou MFP (multifunctional printer), kombinuje hned několik zařízení do jednoho. Vedle tiskárny, skeneru a kopírky to často může být i fax. Její výhodou tak je, že místo údržby čtyř samostatných zařízení, z nichž každé má své vlastní požadavky na údržbu, spotřebu energie a prostor v kanceláři, s multifunkční tiskárnou získáte komplexní řešení v jednom zařízení pro všechny základní kancelářské práce.

Parametry multifunkční tiskárny

Než začnete vybírat konkrétní model multifunkční tiskárny, je zásadní zamyslet se nad tím, co od ní vaše firma skutečně potřebuje. Jiné požadavky má menší tým, který tiskne jen občas, a jiné kancelář, kde denně vznikají desítky dokumentů.

Podle toho bude teprve vhodné zhodnotit, zda je pro vás zásadní barevný tisk, rychlost a kvalita výstupů, podpora větších formátů nebo třeba oboustranný tisk a skenování. Zkuste si proto tyto požadavky sepsat na papír a teprve pak přistupte k výběru konkrétní tiskárny.

Barevnost tisku

Nejdříve zvažte, zda ve firmě potřebujete i barevný tisk. Ten obvykle trvá déle a v přepočtu na stránku je i nákladnější, avšak pokud je pro kancelář nezbytný, vybírejte z barevných multifunkčních tiskáren.

Naopak v situaci, kdy zpracováváte primárně textové dokumenty či podobná černobílá data, si možná vystačíte pouze s černobílou multifunkční tiskárnou, která je nákladově efektivnější jak z hlediska pořizovací ceny, tak průběžných nákladů na údržbu.

Kvalita tisku

Tištěný text i černobílé obrázky by vždy měly mít ostré linie a většina dnešních multifunkčních tiskáren tuto kvalitu i nabízí. Obezřetnější buďte ale v případě barevného tisku – ať už obrázků či barevných dokumentů. Kvalita barev i samotného tisku by měla odpovídat vašim očekáváním, a proto je dobré si před nákupem tiskárny vyžádat vzorky tisku k posouzení.

Formát a druh tisku

Pro běžnou administrativu zpravidla postačí formát papíru A4, ale pokud firma často tiskne například výkresy, smlouvy s přílohami nebo rozměrnější marketingové materiály, může být nutností podpora většího formátu A3.

Pro někoho jiného může být naopak klíčový tisk na menší formáty A5 nebo A6 – zde platí, že většina tiskáren schopných tisknout na A4 podporuje i menší formáty. Vždy je ale dobré si to ověřit v technických specifikacích konkrétního zařízení.

Objem tisku

Před výběrem tiskárny si stanovte váš průměrný měsíční objem tisku – tedy kolik toho ve firmě vytisknete. Tento měsíční průměr se označuje jako pracovní cyklus. Porovnejte jej s maximálním měsíčním pracovním cyklem a doporučeným objemem stránek u tiskárny.

Váš pracovní cyklus by jej neměl výrazně překračovat – tím docílíte toho, že tiskárna zvládne vaše tiskové potřeby bez nadměrného opotřebení. Opačnou situací je občasný tisk, který na tiskárnu zase klade trochu jiné požadavky.

Rychlost tisku

Rychlost tisku, měřená v stránkách za minutu (ppm), se u jednotlivých modelů tiskáren značně liší. Zatímco při občasném tisku nižší rychlost nemusí být problémem, profesionálové a firmy tisknoucí každý den ve větších objemech by měli upřednostňovat vyšší hodnoty ppm z důvodu efektivity.

• Inkoustové tiskárny pro občasné použití
  Obvykle dosahují rychlosti 10 až 20 ppm. Tyto modely jsou ideální pro občasný tisk dokumentů či fotografií např. při práci na home office. U fototiskáren nebo modelů s vyšší kvalitou barev může být rychlost ale nižší, zejména při tisku fotografií ve vysokém rozlišení.
• Laserové tiskárny pro kanceláře
  ​Tyto modely začínají na rychlosti 25 ppm, která je typická pro základní černobílé kancelářské laserové tiskárny. Výkonné modely mohou dosahovat 50–70 ppm nebo i více, zejména u větších černobílých multifunkčních zařízení pro firemní prostředí. Barevné laserové tiskárny bývají zase obvykle pomalejší, typicky 20–40 ppm. Obecně jsou však tyto tiskárny navrženy pro vysokou zátěž a rychlý tisk velkého objemu dokumentů.

Dovedete si tedy představit, že zatímco při příležitostném tisku není pomalá tiskárna problém, v případě velkého vytížení už se vám u tiskárny bude tvořit fronta lidí. 

Kvalita a rychlost skeneru

Pokud je pro vaši firmu důležité také skenování, musíte se více zaměřit i na parametry skeneru - zejména na jeho rozlišení a rychlost. Jako minimální rozlišení pro kancelář se doporučuje alespoň 600 DPI, avšak v případě skenování běžných textových dokumentů (faktur, smluv či formulářů) si vystačíte i s nižší hodnotou kolem 300 DPI. Důležitá je i rychlost skenování, zvlášť pokud se pracuje s větším objemem dokumentů. Údaj se opět uvádí v stránkách za minutu a čím je hodnota vyšší, tím je skener samozřejmě rychlejší.

Duplexní tisk a skenování

Ve firemním prostředí by měl být oboustranný tisk samozřejmostí. Šetří totiž papír a pomáhá tak snižovat náklady na tisk. Téměř všechny multifunkční tiskárny možnost tisknout oboustranně nabízejí, nicméně opět je potřeba si to před nákupem ověřit.

Vedle tisku je pak velmi užitečná i podpora oboustranného skenování, která umí výrazně urychlit digitalizaci dokumentů. V takovém případě je ideální použití v kombinaci s ADF podavačem, který umožňuje naskenovat více stránek najednou, aniž byste je museli vkládat jednotlivě.

Potřeby tisku podle velikosti firmy

Každá firma je jedinečná, což má vliv i na její potřeby v oblasti tisku. Při výběru tiskárny je klíčové brát v úvahu nejen aktuální požadavky, ale také plánovaný růst. Co funguje pro home office, nemusí stačit malé firmě a naopak. Plánujete nabírat nové zaměstnance či přidat nové oddělení? Počítejte s tím už při výběru tiskáren.

Home office

Při práci z domácí kanceláře jsou nejdůležitějšími požadavky kompaktní rozměry, jednoduché ovládání tiskárny či možnost připojení přes Wi-Fi. Užitečná je i univerzálnost, dobrá kvalita barevného tisku či nižší pořizovací cena. Dobrým řešením se tak může stát i menší multifunkční inkoustová nebo laserová tiskárna.

Malá firma

V malé firmě už pravděpodobně oceníte vyšší rychlost tisku, automatický podavač ADF či nižší náklady na stránku. Síťové připojení přes LAN či Wi-Fi by mělo být samozřejmostí. Dále bude určitě dobré mít také možnost skenování do e-mailu a cloudu. Spolehlivým řešením se může stát laserová multifunkční tiskárna s oboustranným tiskem a ADF.

Středně velká firma

Střední i velké firmy už budou potřebovat robustnější multifunkční tiskárny s více zásobníky na různé formáty papíru. Dalšími prioritami budou vysoká rychlost tisku i skenování, centrální řízení tiskového prostředí typu print serveru, nákladová efektivita a pokročilejší metody zabezpečení tiskárny.

V takovém případě je vhodné zvážit některý z pokročilých modelů multifunkčních tiskáren s duplexním ADF, větší kapacitou zásobníků a správou uživatelských účtů.

Velká firma

Ty největší firmy se pak neobejdou bez profesionálních tiskových řešení v podobě vysoce výkonných tiskových systémů s modulární konstrukcí a pokročilým softwarem pro správu tisku i jeho zabezpečení.

Typy multifunkčních tiskáren

V současnosti rozlišujeme v zásadě 3 typy multifunkčních tiskáren podle principu tisku – inkoustové, laserové a tankové. Každá z nich má své výhody i nevýhody, a proto se na ně pojďme podívat detailněji.

Inkoustové MFP tiskárny

Hodí se pro práci na home office či do menších firem s nižšími tiskovými objemy (případně tam, kde je ze všeho nejdůležitější kvalita barev).

Výhody

• Vynikají při tisku barevných dokumentů, obrázků a fotografií.
• Většinou mají nižší pořizovací cenu.
• Mívají kompaktní rozměry - jsou menší a lehčí než třeba laserové tiskárny.
• Mají lepší podporu tisku na speciální papíry, jako jsou lesklé fotografické papíry.

Nevýhody

• Náklady na jednu stránku jsou u nich vyšší.
• Ve srovnání s laserovými tiskárnami mají výrazně nižší rychlost tisku.
  
  

Tankové MFP tiskárny

Multifunkční tiskárny s tankovým systémem jsou v podstatě inkoustové tiskárny s doplnitelnými nádržkami namísto klasických cartridgí. V podstatě tak představují kompromis mezi inkoustem a laserem – kombinují výhody inkoustového tisku s nižšími náklady na stránku. 

Výhody

• Vyplatí se hlavně firmám, které požadují kvalitní barevný tisk.
• Vynikají zejména nízkými náklady na stránku.
• Jsou ekologičtější - díky doplňování inkoustu se produkuje méně odpadu.

Nevýhody

• Ve srovnání s laserovou tiskárnou nabízí výrazně nižší rychlost tisku.
• Jsou určeny pro menší objem tisku než např. laserové tiskárny.
• Doplňování inkoustu může být pro některé uživatele méně pohodlné a hrozí riziko ušpinění.

Laserové MFP tiskárny 

Dobře se hodí do středních i velkých firem s vysokými tiskovými objemy. Pro menší firmy může být dobrou volbou i LED tiskárna, která pracuje na skoro stejném principu jako ta laserová.

Výhody

• Vynikají vysokou rychlostí tisku.
• Mají velmi nízké náklady na jednu stránku.
• Jsou určeny pro velké objemy tisku - zejména dokumentů.
• Vytištěné dokumenty jsou odolné proti rozmazání a vodě, což se u inkoustového tisku může stát.

Nevýhody

• Mívají vyšší pořizovací cenu.
• Nenabízejí takovou kvalitu při tisku fotografií a obrázků jako inkoustové tiskárny.
• Při tisku se uvolňují drobné částice, což může být problém ve špatně větraných prostorách.

Další užitečné funkce

Při výběru vhodné multifunkční tiskárny hraje roli nejen její typ a rychlost, ale i řada doplňkových funkcí. Tyto funkce zefektivní každodenní práci, ušetří čas i sníží provozní náklady. Nyní si představíme ty nejpraktičtější z nich.

Automatické skenování do e-mailu, složky nebo cloudu

Uživatel může naskenovat fakturu, smlouvu nebo jiný dokument a okamžitě ho odeslat na e-mail, uložit do sdílené složky nebo nahrát do cloudu, aniž by jej musel nejdříve posílat do počítače a teprve poté z počítače do konečného umístění. Tato funkce tak zvyšuje efektivitu práce a eliminuje zbytečné kroky při digitalizaci dokumentů.

Skenování na USB disk a tisk z USB disku

Tyto funkce umožňují pracovat s dokumenty přímo na tiskárně, bez potřeby počítače. Pro tisk z USB disku jej stačí připojit do portu na tiskárně a poté na jejím displeji vybrat soubor, který chcete vytisknout. Při skenování platí to samé – sken dokumentu, který pořídíte, se odešle rovnou na USB disk připojený k tiskárně. Tuto funkci ale podporují spíše střední a vyšší třídy multifunkčních tiskáren.

OCR

Technologie optického rozpoznávání znaků umožňuje převést naskenovaný dokument na prohledatelný a editovatelný text. Díky tomu mohou firmy snadno vyhledávat ve svých dokumentech, kopírovat text nebo efektivně digitalizovat papírové archivy. Funkce je nezbytná tam, kde se klade důraz na rychlou dostupnost a správu dat.

Rozpoznání naskenovaného textu a shrnutí informací s pomocí AI

Kombinace OCR a AI posouvá skenování dokumentů na úplně novou úroveň. Zatímco OCR převádí text do čitelné podoby, umělá inteligence dokáže s obsahem dále pracovat – extrahovat důležité informace, třídit dokumenty, vytvářet shrnutí nebo podporovat automatické zpracování faktur, smluv a formulářů. Tato technologie výrazně zrychluje a zpřesňuje práci s dokumenty, snižuje administrativní zátěž a podporuje digitalizaci firemních procesů.

AI tiskoví asistenti

AI tiskový asistent je pak chytrá funkce moderních multifunkčních tiskáren, která využívá umělou inteligenci pro automatizaci opakovaných úkolů, zjednodušení práce s dokumenty a efektivnější využití tisku i skenování. Dokáže rozpoznat obsah dokumentu a nabídnout pro něj optimální nastavení tisku, automaticky optimalizovat tiskové výstupy podle jejich obsahu či pojmenovat soubor a vybrat správný cíl pro jeho odeslání. Odpadá tak potenciálně dost drobných úkonů spojených s nastavením tisku.

Automatická aktualizace ovladačů

Automatická aktualizace ovladačů u tiskárny znamená, že zařízení automaticky stáhne a nainstaluje nejnovější verzi ovladače od výrobce. Díky tomu nemusíte hlídat, zda jsou pro vaši tiskárnu dostupné nějaké aktualizace ovladačů, ani je poté manuálně instalovat. O vše se tiskárna postará automaticky, čímž odpadá i potenciálně zranitelné místo v zabezpečení Wi-Fi sítě. 

Tichý a ekologický provoz

Tichý a ekologický provoz patří mezi často opomíjená, ale důležitá kritéria při výběru multifunkční tiskárny. Tiché modely totiž snižují hluk v kanceláři a zvyšují komfort práce a usnadňují soustředění na práci, což z nich dělá ideální volbu do sdílených kanceláří nebo domácích pracoven.

Ekologické funkce jako oboustranný tisk či úsporný režim zase přispívají k udržitelnějšímu provozu a často i k nižším provozním nákladům. Výběrem vhodné tiskárny tak firma může podpořit jak pracovní pohodu, tak i svou odpovědnost k životnímu prostředí.

Konektivita a správa

Moderní multifunkční tiskárna by měla nabízet široké možnosti připojení – od klasického LAN a USB až po bezdrátové Wi-Fi a podporu mobilního tisku. Méně častá je pak podpora Bluetooth. Pokud je přítomná, lze jí využít k rychlému a přímému propojení tiskárny s mobilním zařízením.

Důležitá je také podpora cloudových služeb a možnost vzdáleného přístupu, což ocení zejména firmy s hybridním nebo decentralizovaným provozem. Přistupovat k tiskárně tak lze i mimo firemní síť, a to právě přes cloudové služby, což dává zaměstnancům možnost odesílat úlohy na tiskárnu i z domácího pracoviště či jiné pobočky. Na podpoře cloudových služeb je velmi užitečné také to, že díky tomu můžete skenovat přímo do cloudu nebo naopak tisknout přímo z cloudu.

Pro správu zařízení by zase nemělo chybět webové rozhraní, které správci umožňuje nastavovat tiskárnu přes webový prohlížeč (z IP adresy zařízení). Takto lze měnit síťová nastavení, spravovat aktualizace i uživatelská oprávnění či sledovat statistiky tisku.

Bezpečnostní funkce

Firemní multifunkční tiskárna by měla poskytovat i robustní bezpečnostní prvky, které ochrání dokumenty a citlivá firemní data. Mezi klíčové funkce patří:

• Tisk na PIN
  ​Uživatel odešle tiskovou úlohu, ale dokument se vytiskne až po zadání PINu přímo u tiskárny. Zabraňuje tomu, aby důvěrné dokumenty ležely volně v zásobníku tiskárny.
• Uživatelské profily
  Dávají možnost nastavit, kdo může tisknout, skenovat nebo kopírovat, a hlavně jak to může dělat. Např. barevný tisk může být vyhrazený jenom lidem pracujícím s grafikou, zatímco lidé pracující pouze s texty mají přístup pouze k černobílému tisku a podobně. To může pomoci snížit náklady na tisk způsobené nesprávným nastavením tisku.
• Sledování tisku dle uživatelů a audit tisku
  ​Tiskárna s touto funkcí zaznamenává, kdo a co tiskl, kdy to bylo, a jaký byl tiskový objem. To umožňuje snadný zpětný audit tisku.
• Šifrování dat
  ​U citlivých dokumentů je důležité také šifrování – ty by proto měly být šifrovány jak při odesílání tiskové úlohy do tiskárny, tak při jejich případném uložení na paměťovém úložišti tiskárny.

Kompatibilita s OS

Při výběru firemní multifunkční tiskárny je klíčové zohlednit také kompatibilitu s různými operačními systémy uživatelů – Windows, macOS, Linux či mobilními platformami. Zařízení by proto mělo podporovat univerzální standardy:

• AirPrint (tisk bez instalace pro iOS či macOS),
• Mopria (tisk z mobilního zařízení s OS Android),
• PostScript (zajišťuje širokou kompatibilitu s různými OS včetně Linuxu),
• Internet Printing Protocol (IPP).

U Windows většinou není potřeba ovladače příliš řešit, mívají plnou podporu. MacOS už ale může vyžadovat jiné ovladače a tiskárna je proto musí mít.

Celkové náklady vlastnictví

U tiskárny není důležitá pouze její pořizovací cena. Celkové náklady vlastnictví (TCO) jsou důležitějším údajem. Představují totiž součet všech nákladů spojených s vlastnictvím a provozem zařízení po celou dobu jeho životnosti.

​V praxi je spočítáte tak, že k pořizovacím nákladům (ať už na koupi nebo pronájem tiskárny) připočtete také veškeré náklady na tisk (za tonery nebo inkousty i papír), servis a údržbu, spotřebu energie i všechny ostatní poplatky spojené s provozem tiskárny (bezpečnostní software, práci IT podpory či nakonec likvidaci zařízení).

Pro výběr multifunkční tiskárny je TCO opravdu důležité, jelikož tiskárny s nižší pořizovací cenou se sice na první pohled mohou jevit jako dobrá koupě, ale často mohou mít právě vyšší provozní náklady (například drahé tonery). V dlouhodobém horizontu po spočítání TCO se tak často vyplatí naopak dražší tiskárna, ale s levnějším provozem a delší životností.

Koupě nebo pronájem?

S tím souvisí také způsob, kterým se rozhodnete tisk ve vaší firmě řešit. V zásadě máte 3 možnosti – buď si tiskárnu koupit, pronajmout, nebo do firmy implementovat komplexní službu typu HP Managed Print Services.

Výhodou nákupu je plné vlastnictví, nevýhodou zase vyšší jednorázové náklady. Ideální je tak pro menší firmy s nízkými tiskovými objemy, které chtějí hlavně jednoduché řešení.

Výhodou pronájmu tiskárny jsou naopak nižší počáteční investice, nevýhodou pak vyšší celková cena, kterou za celou dobu pronájmu zaplatíte. To sice zvyšuje TCO, avšak jde o dobré řešení pro střední firmy, které chtějí používat lepší tiskárny bez vysokých počátečních nákladů.

Kompletní služba HP Managed Print Services je pak vhodnou volbou pro velké firmy s vyššími nároky na správu, zabezpečení i efektivitu. Výhodou je, že se v podstatě o nic nemusíte starat – za počáteční náklady a poté pravidelný paušální poplatek HP vaše pracoviště vybaví odpovídajícími zařízeními, dodávkami spotřebního materiálu a postará se také o zabezpečení i případný servis a opravy. 

Závěr

Výběr multifunkční tiskárny do firmy je důležitým rozhodnutím, které by mělo vycházet z konkrétních potřeb a nároků vaší kanceláře. Klíčové faktory zahrnují objem a barevnost tisku, kvalitu a rychlost tisku i skenování, konektivitu, bezpečnostní funkce a kompatibilitu s používanými systémy. Nezapomeňte ale zohlednit i celkové náklady vlastnictví a vhodný způsob pořízení – nákup, pronájem nebo službu typu Managed Print Services. Pečlivým zvážením těchto aspektů zajistíte, že vybrané zařízení skutečně plně využijete.