Jak vyřešit ve firmě
standardizaci tiskové flotily

Tiskárny patří k vybavení, jehož správu firmy často začnou řešit až ve chvíli, kdy přestává fungovat. S rostoucím počtem různých zařízení se přitom nenápadně zvyšují nároky na údržbu, servis, zabezpečení i kontrolu nákladů. Řešením je standardizace tiskové flotily, která sjednocuje používaná zařízení a zjednodušuje jejich správu. Jak k ní přistoupit, aby firma omezila zbytečné výdaje a získala lepší kontrolu nad tiskem si vysvětlíme v následujícím článku.

Foto: yunafoto | Zdroj: Depositphotos.com

Co je tisková flotila

Ještě před úvodem do celé problematiky je důležité uvědomit si, co všechno vlastně pojem tisková flotila zahrnuje. Tiskovou flotilou se totiž rozumí soubor všech tiskových zařízení, které firma používá pro svůj provoz. Nejde tedy pouze o samotné kancelářské tiskárny či multifunkční tiskárny, ale také o související software, ovladače, spotřební materiál, servis a další prvky, které jsou potřeba k jejich správě a provozu.

Čím více zařízení pak firma používá, tím důležitější je mít o celé flotile přehled a řídit ji jako jeden celek. Pokud se v ní naopak postupně hromadí tiskárny různých značek, modelů a generací, v určitém bodě začne být její správa zbytečně komplikovaná a nákladná.

Taková roztříštěná flotila pak může trpět mnoha problémy, mezi které patří například následující.

Skladování mnoha typů tonerů

Jedním z prvních problémů roztříštěné tiskové flotily je nutnost objednávání, používání a skladování různých typů tonerů nebo cartridgí. Ať už v kanceláři používáte laserové tiskárny nebo třeba inkoustové tankové tiskárny, různé modely tiskáren mohou vyžadovat jiné tonery nebo další spotřební materiál, který je potřeba mít k dispozici ve správný čas.

Firma tak musí sledovat větší počet položek na skladě, hlídat jejich dostupnost a zároveň řešit situace, kdy některý toner zůstane nevyužitý například po vyřazení konkrétního modelu. S rostoucím počtem typů zařízení proto roste i administrativní zátěž spojená se správou spotřebního materiálu.

Nejednotné ovladače a jejich aktualizace

Různé značky a modely tiskáren obvykle znamenají také různé ovladače a nástroje pro jejich správu. IT oddělení pak musí řešit jejich instalaci do PC, kompatibilitu s operačními systémy i pravidelné aktualizace. Při větším počtu zařízení může být obtížné udržet všechny ovladače aktuální a zajistit, aby se změny v tiskovém prostředí nepromítly do problémů na straně uživatelů.

Různá uživatelská rozhraní

Pro uživatele tiskáren znamená rozmanitá flotila především nutnost orientovat se v různých způsobech ovládání. Jednotlivé tiskárny mohou mít odlišná menu, nastavení i možnosti konfigurace a podobně se mohou lišit také jejich tiskové dialogy na počítačích. Úkon, který je na jednom zařízení samozřejmostí, tak může na jiném vyžadovat jiný postup a představovat problém.

Složitější podpora a školení

Každý další typ tiskárny rozšiřuje množství znalostí, které musí IT podpora nebo uživatelé znát. Pokud se vyskytne nějaký problém (například tiskárna netiskne nebo je offline) je nejprve potřeba zjistit konkrétní model, jeho konfiguraci a příslušný postup pro odstranění závady. Stejně tak je složitější připravit jednotné školení nebo uživatelské návody, protože jednotlivá zařízení mohou fungovat odlišně. Výsledkem je více času stráveného podporou i vyšší závislost na znalosti konkrétních zařízení.

Foto: photography33 | Zdroj: Depositphotos.com

Nepřehledné servisní smlouvy

Pokud firma provozuje tiskárny od více dodavatelů nebo jednotlivá zařízení pořizovala v různých obdobích, často se postupně nahromadí také více servisních smluv. Ty se mohou lišit rozsahem služeb, dobou reakce, cenou servisu nebo způsobem účtování. V takovém prostředí může být obtížné rychle zjistit, na koho se při poruše konkrétního zařízení obrátit, co servisní smlouva vlastně pokrývá a jaké náklady firmě v dané situaci vzniknou.

Neznámé náklady na stránku

U roztříštěné flotily nemusí být na první pohled zřejmé, kolik firmu skutečně stojí tisk jedné stránky. Do nákladů totiž nevstupuje pouze nákup tiskárny a toneru, ale také servis, náhradní díly, spotřeba, správa zařízení či čas zaměstnanců věnovaný jejich provozu. Pokud firma tyto náklady nesleduje v souvislostech, může jen obtížně porovnávat jednotlivá zařízení a identifikovat místa, kde dochází ke zbytečně vynaloženým nákladům.

Bezpečnostní mezery ve firmware

Tiskárny jsou dnes koncovými zařízeními připojenými k síti a s IP adresou, takže stejně jako další prvky firemní infrastruktury mohou představovat bezpečnostní riziko a potenciální vstupní bod pro kybernetický útok.

U roztříštěné flotily je náročnější sledovat, jaké verze firmwaru jednotlivé tiskárny používají a zda jsou pro ně dostupné bezpečnostní aktualizace. Pokud některé tiskárny zůstávají dlouhodobě bez aktualizací nebo jejich výrobce již podporu ukončil, může firma provozovat zařízení s bezpečnostními nedostatky, aniž by o nich měla dostatečný přehled (zjistěte více o tom, jak zlepšit zabezpečení tiskárny).

Co je standardizace tiskové flotily

Standardizace tiskové flotily (anglicky print fleet standardization) představuje proces, při kterém firma sjednotí své tiskové prostředí tak, aby se jeho jednotlivé části daly jednodušeji spravovat, udržovat a plánovat.

Neznamená to však, že všechny tiskárny ve firmě musí být úplně stejné. Smyslem je spíše omezit zbytečnou rozmanitost a nastavit několik jasně definovaných standardů pro klíčové oblasti tisku.

Co všechno standardizace tiskové flotily zahrnuje

Proces standardizace se týká celé tiskové flotily - tedy vedle jednotlivých tiskáren také softwaru, spotřebního materiálu, bezpečnosti a servisu.

Standardizovaný hardware

Základem standardizace je samotný výběr tiskových zařízení - firma může například zvolit jednu značku nebo konkrétní produktové řady a pro jednotlivé typy pracovních úloh definovat omezený počet podporovaných laserových nebo inkoustových modelů. Jiný model tak může být určen například pro běžné kancelářské použití, jiný pro větší tiskové objemy a další pro specializovaná pracoviště, kde může být nutný specializovaný model (například velkoformátová tiskárna).

Takový přístup umožňuje postupně omezovat počet různých modelů, které firma provozuje. Při obnově zařízení pak nemusí vybírat z celé nabídky trhu, ale může vycházet z předem stanoveného standardu. IT oddělení zároveň získá lepší přehled o tom, jaká zařízení se ve firmě nacházejí a jakým způsobem se mají spravovat.

Jednotný spotřební materiál

Na hardware navazuje také standardizace spotřebního materiálu. Pokud firma používá omezený počet tiskových modelů, může výrazně snížit počet typů tonerů, cartridgí nebo dalších spotřebních dílů, které musí nakupovat a skladovat. V ideálním případě lze některé typy spotřebního materiálu používat napříč více zařízeními.

Foto: CIGI | Zdroj: Depositphotos.com

Podobný princip pak lze uplatnit také u různých druhů papíru a dalších běžných tiskových potřeb. Firma tak může jednodušeji plánovat zásoby, objednávky i jejich distribuci a zároveň omezit riziko, že bude mít na skladě spotřební materiál pro zařízení, která se už nepoužívají.

Sjednocený software a ovladače

Důležitou součástí standardizace je také způsob, jakým tiskárny komunikují s počítači a další firemní infrastrukturou. Firma může například sjednotit používané ovladače, využívat univerzální ovladač nebo správu tiskáren centralizovat prostřednictvím print serveru či cloudového tisku (u moderních zařízení je přitom vhodné zohlednit také praktickou možnost tisku z mobilu).

Výsledkem je jednodušší instalace a správa tiskáren na straně IT. Při přidání nového zařízení nebo počítače navíc není nutné pokaždé řešit zcela odlišný způsob konfigurace. Jednotné prostředí může usnadnit také aktualizace ovladačů a řešení případných problémů.

Jednotná bezpečnostní politika

Součástí standardizace by měla být také bezpečnost. U všech podporovaných zařízení lze nastavit jednotná pravidla například pro administrátorská hesla, síťovou komunikaci, přístupová oprávnění nebo zabezpečení tiskových úloh. Stejně tak je možné stanovit pravidla pro aktualizaci firmwaru a správu certifikátů.

Firma díky tomu nemusí u každého modelu řešit bezpečnostní nastavení samostatně. Může vytvořit základní bezpečnostní konfiguraci, kterou následně aplikuje na celou flotilu nebo její jednotlivé skupiny. To usnadňuje také kontrolu, zda zařízení odpovídají interním bezpečnostním požadavkům.

Standardizované procesy

Důležitou, ale často přehlíženou součástí standardizace jsou také procesy. Firma by měla mít jasně nastaveno, jak se nové tiskárny objednávají, kdo schvaluje jejich pořízení, jak se zařízení instalují a konfigurují a kdo řeší jejich servis. Stejně tak je vhodné předem definovat postup při výměně nebo vyřazení zařízení.

Jednotné procesy pomáhají zajistit, aby se tisková flotila postupně znovu nerozpadala na množství různých řešení. Pokud například zaměstnanec potřebuje novou tiskárnu, neměl by každý nákup znamenat příchod dalšího výjimečného modelu. Měl by existovat jasný postup a výběr z předem schválených zařízení.

Sjednocené servisní podmínky a smlouvy

Poslední částí standardizace je servis a smluvní vztahy s dodavateli. Firma může například spolupracovat s jedním hlavním dodavatelem, který zajišťuje dodávky zařízení, spotřebního materiálu i servis. Součástí smlouvy pak mohou být jednotně nastavené podmínky a SLA, tedy například garantovaná doba reakce nebo odstranění závady.

Výhodou takového uspořádání je především přehlednost. Při poruše není potřeba zjišťovat, kterému dodavateli konkrétní tiskárna patří a jaké podmínky se na ni vztahují. Firma má zároveň jasně definované náklady a úroveň služeb, kterou od dodavatele očekává.

Je tedy patrné, že standardizace tiskové flotily není pouze otázkou výběru několika vhodných tiskáren. Jde o širší proces, jehož cílem je vytvořit předvídatelné tiskové prostředí, které se dá jednodušeji spravovat a jehož náklady i bezpečnost lze lépe kontrolovat.

Pro koho standardizace dává smysl

Standardizace tiskové flotily může firmě přinést řadu výhod, její přínos se ale odvíjí především od velikosti a charakteru tiskového prostředí.

Střední a velké firmy s více odděleními

Standardizace dává smysl především firmám, které provozují větší počet tiskových zařízení napříč několika odděleními. S rostoucím počtem tiskáren totiž roste také množství různých modelů, tonerů, ovladačů a servisních požadavků, které musí firma spravovat. V takovém prostředí může standardizace výrazně zjednodušit každodenní provoz.

Foto: Jummie | Zdroj: Depositphotos.com

Firmy s více pobočkami

Významnou výhodu může standardizace přinést také firmám, které mají více poboček nebo provozoven. Pokud si každá pobočka pořizuje tiskárny samostatně, může se mezi jednotlivými lokalitami postupně vytvořit velmi různorodé tiskové prostředí. Stanovení jednotných standardů však umožňuje tento vývoj omezit. Správa tiskáren tak může být jednodušší i v případě, kdy se jednotlivá zařízení nacházejí na desítkách různých míst. Při centrálním nákupu má také firma lepší vyjednávací pozici při jednání s dodavateli, což může mít vliv na celkovou cenu dodávek.

Organizace s vyššími požadavky na bezpečnost

Standardizace může být přínosná také pro organizace, u kterých hraje významnou roli bezpečnost firemních dat. Tiskárny jsou často připojené přes Wi-Fi do sítě a mohou zpracovávat dokumenty obsahující citlivé nebo důvěrné informace. Je proto důležité mít kontrolu nad jejich konfigurací, aktualizacemi firmwaru a přístupovými oprávněními.

Pokud firma používá omezený počet podporovaných modelů, může pro ně jednodušeji nastavit jednotná bezpečnostní pravidla a kontrolovat jejich dodržování (které po organizacích tohoto typu navíc často požaduje i zákon, a to v rámci regulací typu NIS2, DORA nebo CRA).

Pro koho standardizace není nutná

Ne každá firma ale potřebuje vytvářet formální standardy pro své tiskové prostředí. Pokud je počet zařízení malý a jejich správa nepředstavuje významnou časovou ani finanční zátěž, může být přínos standardizace omezený. Důležité je proto vždy porovnat očekávané přínosy s časem a náklady, které zavedení standardizace vyžaduje.

Mikropodniky a malé firmy

U malé firmy, která používá jednu nebo několik tiskáren pro občasný tisk, nemusí být standardizace prioritou. Pokud zaměstnanci zařízení bez problémů používají, spotřební materiál se snadno objednává a servis lze řešit bez větší administrativy, není nutné fungující systém zbytečně komplikovat dalšími pravidly.

Foto: Fotofabrika | Zdroj: Depositphotos.com

Firmy se specializovanými požadavky na tisk

Standardizace může být problematická také tam, kde jednotlivá pracoviště potřebují velmi specifická tisková zařízení. Některé firmy například využívají specializované tiskárny pro etikety, štítky, technickou dokumentaci, grafické materiály nebo jiné účely, pro které běžná kancelářská tiskárna nestačí.

I tak však stále lze zvážit alespoň částečnou standardizaci - standardizovat běžnou kancelářskou část flotily a specializovaná zařízení ponechat jako výjimky s jasně definovaným účelem. Stále totiž může mít smysl sjednotit například servisní procesy, bezpečnostní pravidla či značku tiskáren.

Přínosy standardizace

Pokud firma standardizaci provede správně, její přínosy se neprojeví pouze v jednodušší správě jednotlivých tiskáren. Promítnou se také do celkových nákladů na tisk, práce IT oddělení, bezpečnosti a ekologické stopy. Zároveň je ale potřeba počítat s tím, že standardizace není jednorázovou úsporou a její zavedení může přinést také určité náklady a omezení.

  • Optimalizace TCO
    Jedním z hlavních přínosů standardizace je možnost lépe řídit celkové náklady na tiskovou flotilu. Nejde přitom pouze o cenu samotného tisku. Do těchto celkových nákladů, jak jsme si vysvětlili, vstupuje také pořizování tiskáren, spotřební materiál, servis, správa nebo čas IT oddělení. Pokud firma používá omezený počet zařízení a má sjednocené podmínky jejich nákupu, servisu a provozu, může pak snadněji porovnávat skutečné náklady a plánovat budoucí výdaje.
  • Optimalizace zásob tonerů
    Firma může po standardizaci tiskové flotily používat méně typů tonerů, což umožní lépe plánovat budoucí objednávky a udržovat menší rezervu potřebnou pro běžný provoz. Zároveň se tak sníží riziko, že nakoupený toner nebo jiný spotřební materiál zůstane nevyužitý.
  • Méně provozních incidentů
    Omezení počtu používaných modelů může v praxi znamenat také méně problémů, které musí IT oddělení řešit. Pokud už k incidentu dojde, technická podpora navíc pracuje s menším počtem zařízení a může využívat jednotnější a jednodušší postupy při jejich diagnostice a opravě. Výsledkem je kratší doba potřebná k odstranění konkrétního problému.
  • Vyšší úroveň zabezpečení
    Standardizace sama o sobě bezpečnost nezaručí, může však výrazně usnadnit její systematické řízení. Jednotné tiskové prostředí totiž výrazně usnadňuje zavedení i kontrolu bezpečnostních pravidel.
  • Menší ekologická zátěž
    Efektivnější využívání tiskových zařízení a spotřebního materiálu může mít pozitivní dopad také na životní prostředí. Firma může například omezit množství nevyužitých tonerů, předčasně vyřazovaných zařízení nebo dalších komponent, které by jinak bylo nutné likvidovat. Pokud standardizace zároveň vede k lepšímu využití kapacity jednotlivých tiskáren a omezení zbytečného tisku, může se snížit také celková spotřeba papíru, energie a dalších zdrojů.

Limity a omezení standardizace

Standardizace ale není řešením, které by bylo možné zavést bez počátečních nákladů a změn v každodenním provozu. Firma by proto měla předem počítat i s jejími limity a zvážit, zda očekávané přínosy převáží nad náklady na její zavedení.

  • Vyšší jednorázová investice
    Pokud firma nahrazuje větší množství různých tiskáren standardizovanými modely, může být počáteční investice poměrně vysoká. Není přitom vždy ekonomické vyřadit funkční zařízení jen proto, aby byla celá flotila okamžitě jednotná. Vhodnější proto často bývá postupná obnova - nové standardy se nastaví předem a starší zařízení se nahrazují až v okamžiku, kdy doslouží nebo jejich další provoz přestane být ekonomický.
  • Závislost na dodavateli
    Pokud firma sjednotí většinu flotily pod jednoho výrobce nebo dodavatele, získá sice jednodušší správu, ale zároveň se zvyšuje její závislost na tomto partnerovi. Změna dodavatele pak může být v budoucnu náročnější, protože by mohla znamenat nejen nákup nových zařízení, ale také změnu ovladačů, spotřebního materiálu a servisních procesů.
  • Odpor uživatelů vůči změně
    Změna tiskového prostředí se dotkne také zaměstnanců. Uživatelé, kteří jsou například zvyklí na osobní tiskárnu přímo u pracovního stolu, nemusí chtít přejít na sdílené zařízení. Podobně může změna vyvolat odpor, pokud nový systém vyžaduje jiný způsob odesílání nebo vyzvedávání tiskových úloh.
  • Nutnost školení na nový systém
    Změnu tiskového prostředí je nutné včas komunikovat a uživatelům vysvětlit, jak bude nové řešení fungovat a jaké výhody pro ně přinese. K tomu je často potřeba provést proškolení zaměstnanců.

Jak standardizovat flotilu

Samotná standardizace by určitě neměla začít okamžitou výměnou všech tiskáren. Nejprve je potřeba zjistit, jak současná flotila skutečně vypadá, poté stanovit cílový stav, a nakonec naplánovat jeho postupné zavedení. V praxi tak může celý proces probíhat v několika navazujících krocích:

  1. Audit a mapování stávajícího stavu
    Prvním krokem je získat co nejpřesnější přehled o současné tiskové flotile. Firma by měla evidovat používané modely, jejich umístění, stáří, vytížení, způsob připojení, spotřební materiál, servisní podmínky a přibližné provozní náklady. Zároveň je vhodné zjistit, k čemu jednotlivá zařízení skutečně slouží a zda jejich kapacita odpovídá potřebám konkrétních pracovišť. Výsledkem by měl být přehled, ze kterého bude zřejmé, která zařízení je vhodné ponechat, a která naopak nahradit.
  2. Návrh cílového stavu
    Teprve na základě auditu může firma stanovit, jak má její standardizovaná flotila vypadat. V této fázi je vhodné definovat několik standardních zařízení podle způsobu použití - například pro běžnou kancelářskou práci, větší tiskové objemy nebo specializované úlohy. Součástí návrhu by měla být také pravidla pro software, zabezpečení, servis, spotřební materiál a případné výjimky. Cílem není vytvořit jeden model pro celou firmu, ale nastavit jednoduchou a dlouhodobě udržitelnou strukturu.
  3. Volba řešení a výběr dodavatele
    Až po stanovení požadavků by měla firma začít vybírat konkrétní zařízení a dodavatele. Při porovnání nabídek není vhodné sledovat pouze pořizovací cenu tiskárny, ale také veškeré provozní náklady. Důležitá může být také dostupnost servisu, délka podpory zařízení nebo možnosti vzdálené správy.
  4. Pilotní provoz
    Před plošným nasazením je vhodné nové řešení nejprve otestovat v omezeném rozsahu. Pilot může probíhat například na jednom oddělení nebo pobočce a měl by zahrnout běžné pracovní scénáře, instalaci zařízení, správu, tiskové úlohy i servisní postupy. Takto můžete odhalit případné problémy a opravit je ještě předtím, než se stejné řešení nasadí v celé firmě.
  5. Plošné nasazení
    Teprve po ověření řešení může následovat postupná výměna a konfigurace zařízení v celé firmě. Ideální je rozdělit nasazení do jednotlivých etap podle lokalit nebo oddělení, aby změna co nejméně narušila běžný provoz firmy. Součástí každé etapy by měla být nejen instalace a konfigurace nových zařízení a nastavení uživatelského přístupu, ale i případné vyřazení starých tiskáren včetně jejich odpovídající likvidace nebo dalšího využití.
  6. Monitoring a průběžná optimalizace
    Zavedením standardizace proces ani zdaleka nekončí. Poté by firma měla průběžně monitorovat vytížení zařízení, náklady na tisk, spotřebu materiálu, servisní zásahy nebo případné uživatelské problémy. Teprve tyto informace ukážou, zda jednotlivé standardy skutečně odpovídají potřebám firmy. Při další obnově flotily pak lze podle získaných dat upravit počty zařízení, jejich parametry nebo samotné standardy.

Co je audit tiskového prostředí

První krok při standardizaci tiskové flotily je tzv. audit tiskového prostředí. Představuje detailní přehled o tom, jaká tisková zařízení firma skutečně používá, kde jsou umístěna, jak jsou využívána a kolik jejich provoz stojí. Nejde tedy pouze o sepsání modelů tiskáren - jeho cílem je získat dostatek dat pro rozhodnutí, která zařízení ponechat, která nahradit a kde je možné tiskové prostředí zjednodušit. Důkladný audit tiskového prostředí by proto určitě měl zahrnovat následující oblasti.

Inventář tiskáren a jejich umístění

Základem je seznam všech typů tiskáren. U každé z nich je vhodné evidovat výrobce, model, sériové číslo, stáří, případně datum pořízení a umístění. Důležité je také zaznamenat, ke kterému oddělení nebo pracovišti zařízení patří a kdo za něj odpovídá.

Tento přehled pomůže odhalit například zařízení, která sice jsou vedena v evidenci, ale už se reálně nepoužívají, nebo naopak tiskárny, o jejichž existenci nemá centrální IT oddělení dostatečné informace.

Objem tisku a skutečné vytížení tiskáren

Samotný počet vytisknutých stran ještě neříká, zda je tiskárna využívána efektivně. Proto je vhodné sledovat spíše měsíční objemy tisku, jejich vývoj v čase a také charakter tiskových úloh - například poměr barevného a černobílého nebo jednostranného a oboustranného tisku. Zároveň je důležité sledovat, jak se tisk realizuje v průběhu času a zda jednotlivá zařízení odpovídají skutečným potřebám pracovišť.

Audit takto totiž může odhalit například tiskárnu s velmi nízkým využitím, která je zbytečně umístěna přímo na pracovišti, nebo naopak zařízení, které je dlouhodobě přetížené. Tyto údaje vám pak pomohou při rozhodování o počtu tiskáren, jejich rozmístění i potřebných parametrech pro budoucí standardizovanou flotilu.

Spotřeba tonerů

Audit by měl zahrnout také spotřebu tonerů, cartridgí a případně dalších spotřebních dílů. Vhodné je sledovat nejen jejich množství, ale také četnost výměny a náklady. Tyto údaje pomohou odhalit tiskárny s neobvykle vysokou spotřebou nebo ukázat, kolik různých typů spotřebního materiálu firma ve skutečnosti musí nakupovat a skladovat.

Servis a počet incidentů

Důležitou součástí auditu jsou také servisní zásahy a uživatelské incidenty. Firma může sledovat například počet poruch, opakované problémy, dobu jejich řešení a náklady na servis. Zároveň je vhodné zaznamenat, kdo jednotlivé problémy řeší - zda interní IT, externí servis nebo například dodavatel zařízení. Díky tomu můžete při návrhu cílového stavu zohlednit nejen technické parametry tiskáren, ale také náročnost jejich každodenní správy.

Foto: magneticmcc | Zdroj: Depositphotos.com

Odpovědnosti a způsob správy

Nakonec je vhodné zjistit, kdo má jednotlivé části tiskového prostředí na starosti. U každého zařízení nemusí být odpovědná stejná osoba nebo tým - někdo může řešit technickou správu, jiný objednávky tonerů a další servisní požadavky. Audit tak může odhalit i procesní nejasnosti, například situaci, kdy není jasné, kdo má konkrétní zařízení objednat nebo odeslat k servisu.

Jak data z auditu získat

Část údajů můžete získat z interní evidence a servisních záznamů, u větší flotily je ale praktičtější využít nástroje pro automatický sběr dat. Jednou z možností je například SNMP (Simple Network Management Protocol), prostřednictvím kterého je možné z podporovaných síťových tiskáren získávat například informace o zařízení, počítadlech stran, stavu spotřebního materiálu nebo chybových stavech.

Výrobci a správci tiskových prostředí ale zároveň nabízejí i vlastní nástroje pro centrální monitoring. Například v prostředí HP můžete využít HP Web Jetadmin, který umožňuje správu a monitoring podporovaných tiskáren. U víceznačkového prostředí pak mohou být vhodnější specializované print management systémy, které dokáží data z různých zařízení shromažďovat na jednom místě.

Dalším dobrým zdrojem mohou nakonec být také telemetrická data poskytovaná samotnými zařízeními nebo jejich cloudovými službami. V závislosti na konkrétním řešení mohou poskytovat informace o počtu vytištěných stran, spotřebě materiálu, chybách nebo potřebě servisního zásahu.

Jak spočítat celkové náklady (TCO)

Při rozhodování o standardizaci nestačí porovnávat pouze pořizovací ceny jednotlivých tiskáren. Důležité je zjistit, kolik bude jejich provoz firmu stát po celou dobu používání. K tomu slouží ukazatel TCO (Total Cost of Ownership), tedy celkové náklady na vlastnictví.

Foto: AllaSerebrina | Zdroj: Depositphotos.com

Co zahrnout do TCO

TCO by mělo zahrnovat všechny významné náklady spojené s pořízením, provozem, a nakonec i vyřazením tiskového zařízení. U tiskové flotily proto jde hlavně o tyto položky:

  • Pořizovací cena - nákupní cena tiskárny nebo multifunkčního zařízení, případně náklady na její instalaci a konfiguraci.
  • Spotřební materiál - tonery, cartridge, válce, odpadní nádoby a další díly s omezenou životností.
  • Papír - náklady na papír mohou být při vyšších objemech tisku významnou položkou.
  • Servis a náhradní díly - pravidelná údržba, opravy a výměna opotřebovaných součástí patří do TCO také.
  • Energie - celková spotřeba elektrické energie během tisku i pohotovostního režimu.
  • Správa a IT podpora - čas pracovníků věnovaný instalaci, konfiguraci, aktualizacím, řešení problémů nebo správě tiskového prostředí.
  • Prostoje - náklady spojené s dobou, kdy tiskárna nefunguje a zaměstnanci nemohou tisknout nebo musí využít jiné zařízení.
  • Vyřazení - likvidace, odvoz nebo jiné náklady spojené s nahrazením dosluhující tiskárny.

Všechny uvedené položky je potřeba vyčíslit a poté sečíst - výsledné číslo pak představuje TCO. U některých sice nebude možné získat úplně přesnou částku, i přibližný odhad je však užitečnější než porovnávat pouze pořizovací ceny.

Jak vypočítat náklady na jednu vytištěnou stránku

Pro porovnání jednotlivých zařízení nebo celých skupin tiskáren může firma využít také CPP (Cost Per Page) - tedy náklad na jednu vytištěnou stránku. Základní výpočet je velmi jednoduchý - pokud vezmete celkové provozní náklady za určité období, pak je stačí vydělit počtem vytištěných stran za stejné období.

Výsledkem bude CPP - pokud například firma za rok vynaloží na tonery, servis, energii a další provozní náklady 120 000 Kč a vytiskne 600 000 stran, průměrný provozní náklad na jednu stránku vyjde na 0,20 Kč.

Pro přesnější porovnání můžete do výpočtu zahrnout také pořizovací cenu zařízení rozpočítanou na předpokládanou dobu jeho používání. U barevných zařízení je navíc vhodné rozlišovat černobílý a barevný tisk, protože jejich náklady se mohou výrazně lišit. Vždy je však důležité pracovat se skutečnými objemy tisku a reálnou spotřebou. Hodnoty uvedené výrobcem mohou sloužit jako orientační údaj, ale nemusí odpovídat podmínkám konkrétní firmy.

Proč samotná pořizovací cena nestačí

Porovnávat tiskárny pouze na základě pořizovací ceny je zavádějící, protože levnější tiskárna nemusí být ve výsledku levnějším řešením. Rozdíl v pořizovací ceně může během několika let používání převážit například vyšší spotřebou toneru, častějším servisem nebo nižší životností některých komponent.

U zařízení s vysokým objemem tisku proto může být mnohem důležitější cena jeho dlouhodobého provozu než částka zaplacená při nákupu. Stejně tak může hrát významnou roli čas IT pracovníků nebo náklady vznikající při výpadcích zařízení.

Proto je při výběru standardizovaných modelů vhodné porovnávat nejen jejich pořizovací cenu, ale především celkové TCO a náklady na stránku při předpokládaném objemu tisku. Teprve poté můžete skutečně zjistit, které řešení je pro firmu finančně výhodné v dlouhodobém horizontu.

Tip

Pokud vás zajímají rychlejší a jednodušší tipy, přečtěte si, jak snížit náklady na tisk u laserové tiskárny. Jedním z nejvýhodnějších, ale i časově nejnáročnějších je opakované plnění tonerů. V takovém případě si ale dejte pozor na alternativní kompatibilní tonery, které k opětovnému plnění často nejsou vhodné (viz. srovnání originální tonery vs alternativy). U neoriginálních tonerů z Číny hrozí i zdravotní rizika, takže je lepší se jim úplně vyhnout.

Možnosti financování a provozu

Po stanovení podoby budoucí tiskové flotily je nakonec potřeba vyřešit způsob jejího financování a provozu. Firma nemusí tiskárny nutně kupovat do svého majetku. K dispozici má několik možností, které se liší způsobem financování, rozložením nákladů i mírou zapojení vlastního IT oddělení.

Nákup

Nejjednodušší variantou je přímý nákup tiskáren nebo multifunkčních zařízení. Firma za ně zaplatí jednorázově a následně je vlastní. Provozní náklady, jako jsou tonery, servis nebo energie, pak hradí průběžně podle skutečné spotřeby.

Výhodou je především přímá kontrola nad tiskárnami a možnost zvolit si způsob jejich dalšího provozu. Na druhou stranu firma musí počítat s vyšší počáteční investicí a sama řešit jejich obnovu, servis i související provoz.

Pronájem

Při pronájmu firma zařízení nevlastní, ale po stanovenou dobu za něj pravidelně platí. Konkrétní podmínky se mohou lišit podle dodavatele - měsíční platba může zahrnovat pouze samotné zařízení, ale také některé další služby. Tento model proto umožňuje rozložit náklady v čase, před uzavřením smlouvy je ale vždy důležité ověřit, co přesně je v pravidelné platbě zahrnuto a jaké náklady bude firma hradit samostatně.

Leasing

Leasing představuje další způsob financování zařízení prostřednictvím pravidelných splátek. Podmínky se mohou lišit podle konkrétního typu leasingu a smlouvy, například z hlediska vlastnictví zařízení, délky financování nebo možnosti jeho odkupu na konci smluvního období. Pro firmu je proto důležité neposuzovat pouze výši měsíční splátky, ale porovnat celkové náklady za celé období a zohlednit také podmínky ukončení nebo případné obnovy zařízení.

Managed Print Services

Zcela odlišný přístup představují Managed Print Services, tedy řízené tiskové služby - například HP MPS. V tomto modelu dodavatel nezajišťuje pouze samotná zařízení, ale může převzít také významnou část jejich provozu a správy.

Součástí MPS může být například dodávka tiskáren, automatické doplňování tonerů, servis, monitoring zařízení, reporting nebo správa tiskového prostředí. Konkrétní rozsah služeb závisí na smlouvě a potřebách firmy. Účtování pak může být založeno například na skutečném objemu vytištěných stran, případně kombinaci pravidelné platby a ceny za tisk.

MPS tak může změnit způsob, jakým firma tiskovou flotilu spravuje. Část úkolů, které by jinak řešilo interní IT nebo administrativní oddělení, může převzít externí poskytovatel. Při porovnávání nabídek je proto důležité sledovat nejen cenu za stránku nebo měsíční poplatek, ale také přesný rozsah služeb, smluvní podmínky a úroveň poskytovaného servisu.

Závěr

Dobře nastavená standardizace tiskové flotily není jen o menším počtu tiskáren, ale především o lepší kontrole nad celým tiskovým prostředím. Díky důkladnému auditu, správně zvoleným standardům a průběžnému vyhodnocování může firma snížit zbytečné náklady, zjednodušit správu, omezit provozní problémy a zvýšit bezpečnost. Klíčem přitom není plošná výměna všech zařízení, ale promyšlený postup založený na reálných datech a potřebách firmy. Výsledkem je tisková flotila, která je přehlednější, efektivnější a dlouhodobě lépe řiditelná.

Autor článku

Adam Křiva

Vystudoval Informační management na VUT v Brně a v současnosti pokračuje ve vzdělávání studiem MBA programu Management a kybernetická bezpečnost na CEVRO univerzitě. Baví ho technologie, modernizace a to, že může být součástí projektů, které firmu posouvají dál.

Kam dál

Jak vyřešit ve firmě standardizaci tiskové flotily
před 4 hodinami, 23.10.2026

Jak vyřešit ve firmě standardizaci tiskové flotily

S rostoucím počtem tiskáren ve firmě se nenápadně zvyšují nároky na údržbu, servis, zabezpečení i kontrolu nákladů. Řešením je standardizace tiskové flotily, která sjednocuje používaná zařízení a zjednodušuje jejich správu. Jak k ní přistoupit si vysvětlíme v následujícím článku. Číst celý článek

clanek-kategorie-Tiskárny
Lenovo ThinkPad - jak se vyznat v řadě notebooků od Lenovo
před 2 dny, 21.10.2026

Lenovo ThinkPad - jak se vyznat v řadě notebooků od Lenovo

Při výběru pracovního počítače bývá jednou z nejčastějších voleb značka Lenovo a její řada notebooků ThinkPad - jednotlivé podřady jako E, L, T, X, P a Z se ale mezi sebou liší jak zaměřením, tak výkonem. Následující článek vám pomůže se v jednotlivých podřadách Lenovo ThinkPad zorientovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
Jak vybrat modem do firmy
před 4 dny, 19.10.2026

Jak vybrat modem do firmy

Výpadky připojení k Internetu, pomalé načítání firemních systémů nebo nestabilní videohovory mohou komplikovat práci zaměstnanců a zdržovat běžný provoz. Jedním z důležitých faktorů je správná volba modemu, který zajišťuje připojení firemní sítě k internetu. V tomto článku si představíme, co přitom vzít v úvahu. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
Co je ochrana koncových zařízení (Endpoint Security)
před 9 dny, 14.10.2026

Co je ochrana koncových zařízení (Endpoint Security)

Každé zařízení připojené do firemní sítě představuje potenciální vstupní bod pro útočníky. Tzv. ochrana koncových bodů pomáhá těmto hrozbám předcházet, odhalovat podezřelé aktivity a omezovat dopady. V článku si vysvětlíme, jak taková ochrana vypadá. Číst celý článek

clanek-kategorie-IT Bezpečnost
HP ProDesk - jak se vyznat v řadě stolních PC od HP
před 28 dny, 25.9.2026

HP ProDesk - jak se vyznat v řadě stolních PC od HP

HP ProDesk představuje řadu stolních počítačů určených pro běžné kancelářské a firemní použití. V nabídce najdete různé velikosti skříní, konfigurace i úrovně výbavy, což může stěžovat výběr. V článku proto vysvětlíme, jak se v řadě HP ProDesk orientovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware
HP Z pracovní stanice - jak se vyznat v řadě stolních PC od HP
před 29 dny, 24.9.2026

HP Z pracovní stanice - jak se vyznat v řadě stolních PC od HP

HP Z představují řadu pracovních stanic určených pro 3D modelování, grafiku, CAD nebo zpracování videa. Nabídka zahrnuje různé typy skříní, konfigurace i úrovně výkonu, což může stěžovat výběr. V článku proto vysvětlíme, jak se v řadě HP Z orientovat. Číst celý článek

clanek-kategorie-Hardware