Firmy se specializovanými požadavky na tisk
Standardizace může být problematická také tam, kde jednotlivá pracoviště potřebují velmi specifická tisková zařízení. Některé firmy například využívají specializované tiskárny pro etikety, štítky, technickou dokumentaci, grafické materiály nebo jiné účely, pro které běžná kancelářská tiskárna nestačí.
I tak však stále lze zvážit alespoň částečnou standardizaci - standardizovat běžnou kancelářskou část flotily a specializovaná zařízení ponechat jako výjimky s jasně definovaným účelem. Stále totiž může mít smysl sjednotit například servisní procesy, bezpečnostní pravidla či značku tiskáren.
Pokud firma standardizaci provede správně, její přínosy se neprojeví pouze v jednodušší správě jednotlivých tiskáren. Promítnou se také do celkových nákladů na tisk, práce IT oddělení, bezpečnosti a ekologické stopy. Zároveň je ale potřeba počítat s tím, že standardizace není jednorázovou úsporou a její zavedení může přinést také určité náklady a omezení.
- Optimalizace TCO
Jedním z hlavních přínosů standardizace je možnost lépe řídit celkové náklady na tiskovou flotilu. Nejde přitom pouze o cenu samotného tisku. Do těchto celkových nákladů, jak jsme si vysvětlili, vstupuje také pořizování tiskáren, spotřební materiál, servis, správa nebo čas IT oddělení. Pokud firma používá omezený počet zařízení a má sjednocené podmínky jejich nákupu, servisu a provozu, může pak snadněji porovnávat skutečné náklady a plánovat budoucí výdaje. - Optimalizace zásob tonerů
Firma může po standardizaci tiskové flotily používat méně typů tonerů, což umožní lépe plánovat budoucí objednávky a udržovat menší rezervu potřebnou pro běžný provoz. Zároveň se tak sníží riziko, že nakoupený toner nebo jiný spotřební materiál zůstane nevyužitý. - Méně provozních incidentů
Omezení počtu používaných modelů může v praxi znamenat také méně problémů, které musí IT oddělení řešit. Pokud už k incidentu dojde, technická podpora navíc pracuje s menším počtem zařízení a může využívat jednotnější a jednodušší postupy při jejich diagnostice a opravě. Výsledkem je kratší doba potřebná k odstranění konkrétního problému. - Vyšší úroveň zabezpečení
Standardizace sama o sobě bezpečnost nezaručí, může však výrazně usnadnit její systematické řízení. Jednotné tiskové prostředí totiž výrazně usnadňuje zavedení i kontrolu bezpečnostních pravidel. - Menší ekologická zátěž
Efektivnější využívání tiskových zařízení a spotřebního materiálu může mít pozitivní dopad také na životní prostředí. Firma může například omezit množství nevyužitých tonerů, předčasně vyřazovaných zařízení nebo dalších komponent, které by jinak bylo nutné likvidovat. Pokud standardizace zároveň vede k lepšímu využití kapacity jednotlivých tiskáren a omezení zbytečného tisku, může se snížit také celková spotřeba papíru, energie a dalších zdrojů.
Standardizace ale není řešením, které by bylo možné zavést bez počátečních nákladů a změn v každodenním provozu. Firma by proto měla předem počítat i s jejími limity a zvážit, zda očekávané přínosy převáží nad náklady na její zavedení.
- Vyšší jednorázová investice
Pokud firma nahrazuje větší množství různých tiskáren standardizovanými modely, může být počáteční investice poměrně vysoká. Není přitom vždy ekonomické vyřadit funkční zařízení jen proto, aby byla celá flotila okamžitě jednotná. Vhodnější proto často bývá postupná obnova - nové standardy se nastaví předem a starší zařízení se nahrazují až v okamžiku, kdy doslouží nebo jejich další provoz přestane být ekonomický. - Závislost na dodavateli
Pokud firma sjednotí většinu flotily pod jednoho výrobce nebo dodavatele, získá sice jednodušší správu, ale zároveň se zvyšuje její závislost na tomto partnerovi. Změna dodavatele pak může být v budoucnu náročnější, protože by mohla znamenat nejen nákup nových zařízení, ale také změnu ovladačů, spotřebního materiálu a servisních procesů. - Odpor uživatelů vůči změně
Změna tiskového prostředí se dotkne také zaměstnanců. Uživatelé, kteří jsou například zvyklí na osobní tiskárnu přímo u pracovního stolu, nemusí chtít přejít na sdílené zařízení. Podobně může změna vyvolat odpor, pokud nový systém vyžaduje jiný způsob odesílání nebo vyzvedávání tiskových úloh. - Nutnost školení na nový systém
Změnu tiskového prostředí je nutné včas komunikovat a uživatelům vysvětlit, jak bude nové řešení fungovat a jaké výhody pro ně přinese. K tomu je často potřeba provést proškolení zaměstnanců.
Samotná standardizace by určitě neměla začít okamžitou výměnou všech tiskáren. Nejprve je potřeba zjistit, jak současná flotila skutečně vypadá, poté stanovit cílový stav, a nakonec naplánovat jeho postupné zavedení. V praxi tak může celý proces probíhat v několika navazujících krocích:
- Audit a mapování stávajícího stavu
Prvním krokem je získat co nejpřesnější přehled o současné tiskové flotile. Firma by měla evidovat používané modely, jejich umístění, stáří, vytížení, způsob připojení, spotřební materiál, servisní podmínky a přibližné provozní náklady. Zároveň je vhodné zjistit, k čemu jednotlivá zařízení skutečně slouží a zda jejich kapacita odpovídá potřebám konkrétních pracovišť. Výsledkem by měl být přehled, ze kterého bude zřejmé, která zařízení je vhodné ponechat, a která naopak nahradit. - Návrh cílového stavu
Teprve na základě auditu může firma stanovit, jak má její standardizovaná flotila vypadat. V této fázi je vhodné definovat několik standardních zařízení podle způsobu použití - například pro běžnou kancelářskou práci, větší tiskové objemy nebo specializované úlohy. Součástí návrhu by měla být také pravidla pro software, zabezpečení, servis, spotřební materiál a případné výjimky. Cílem není vytvořit jeden model pro celou firmu, ale nastavit jednoduchou a dlouhodobě udržitelnou strukturu. - Volba řešení a výběr dodavatele
Až po stanovení požadavků by měla firma začít vybírat konkrétní zařízení a dodavatele. Při porovnání nabídek není vhodné sledovat pouze pořizovací cenu tiskárny, ale také veškeré provozní náklady. Důležitá může být také dostupnost servisu, délka podpory zařízení nebo možnosti vzdálené správy. - Pilotní provoz
Před plošným nasazením je vhodné nové řešení nejprve otestovat v omezeném rozsahu. Pilot může probíhat například na jednom oddělení nebo pobočce a měl by zahrnout běžné pracovní scénáře, instalaci zařízení, správu, tiskové úlohy i servisní postupy. Takto můžete odhalit případné problémy a opravit je ještě předtím, než se stejné řešení nasadí v celé firmě. - Plošné nasazení
Teprve po ověření řešení může následovat postupná výměna a konfigurace zařízení v celé firmě. Ideální je rozdělit nasazení do jednotlivých etap podle lokalit nebo oddělení, aby změna co nejméně narušila běžný provoz firmy. Součástí každé etapy by měla být nejen instalace a konfigurace nových zařízení a nastavení uživatelského přístupu, ale i případné vyřazení starých tiskáren včetně jejich odpovídající likvidace nebo dalšího využití. - Monitoring a průběžná optimalizace
Zavedením standardizace proces ani zdaleka nekončí. Poté by firma měla průběžně monitorovat vytížení zařízení, náklady na tisk, spotřebu materiálu, servisní zásahy nebo případné uživatelské problémy. Teprve tyto informace ukážou, zda jednotlivé standardy skutečně odpovídají potřebám firmy. Při další obnově flotily pak lze podle získaných dat upravit počty zařízení, jejich parametry nebo samotné standardy.
První krok při standardizaci tiskové flotily je tzv. audit tiskového prostředí. Představuje detailní přehled o tom, jaká tisková zařízení firma skutečně používá, kde jsou umístěna, jak jsou využívána a kolik jejich provoz stojí. Nejde tedy pouze o sepsání modelů tiskáren - jeho cílem je získat dostatek dat pro rozhodnutí, která zařízení ponechat, která nahradit a kde je možné tiskové prostředí zjednodušit. Důkladný audit tiskového prostředí by proto určitě měl zahrnovat následující oblasti.
Inventář tiskáren a jejich umístění
Základem je seznam všech typů tiskáren. U každé z nich je vhodné evidovat výrobce, model, sériové číslo, stáří, případně datum pořízení a umístění. Důležité je také zaznamenat, ke kterému oddělení nebo pracovišti zařízení patří a kdo za něj odpovídá.
Tento přehled pomůže odhalit například zařízení, která sice jsou vedena v evidenci, ale už se reálně nepoužívají, nebo naopak tiskárny, o jejichž existenci nemá centrální IT oddělení dostatečné informace.
Objem tisku a skutečné vytížení tiskáren
Samotný počet vytisknutých stran ještě neříká, zda je tiskárna využívána efektivně. Proto je vhodné sledovat spíše měsíční objemy tisku, jejich vývoj v čase a také charakter tiskových úloh - například poměr barevného a černobílého nebo jednostranného a oboustranného tisku. Zároveň je důležité sledovat, jak se tisk realizuje v průběhu času a zda jednotlivá zařízení odpovídají skutečným potřebám pracovišť.
Audit takto totiž může odhalit například tiskárnu s velmi nízkým využitím, která je zbytečně umístěna přímo na pracovišti, nebo naopak zařízení, které je dlouhodobě přetížené. Tyto údaje vám pak pomohou při rozhodování o počtu tiskáren, jejich rozmístění i potřebných parametrech pro budoucí standardizovanou flotilu.
Spotřeba tonerů
Audit by měl zahrnout také spotřebu tonerů, cartridgí a případně dalších spotřebních dílů. Vhodné je sledovat nejen jejich množství, ale také četnost výměny a náklady. Tyto údaje pomohou odhalit tiskárny s neobvykle vysokou spotřebou nebo ukázat, kolik různých typů spotřebního materiálu firma ve skutečnosti musí nakupovat a skladovat.
Servis a počet incidentů
Důležitou součástí auditu jsou také servisní zásahy a uživatelské incidenty. Firma může sledovat například počet poruch, opakované problémy, dobu jejich řešení a náklady na servis. Zároveň je vhodné zaznamenat, kdo jednotlivé problémy řeší - zda interní IT, externí servis nebo například dodavatel zařízení. Díky tomu můžete při návrhu cílového stavu zohlednit nejen technické parametry tiskáren, ale také náročnost jejich každodenní správy.